こんにちは!矢作です!

自動化のススメ – Google ドライブにファイルアップロード」では、Google ドライブへのファイルアップロードを自動化する方法を紹介しました。

この記事をご覧になった人の中には、アップロードされたファイルがいつまでも公開された状態であるのはちょっと嫌だなぁ、と思われた人もいると思います。

今回の記事では、Google ドライブのファイルが自動削除される仕組みの構築方法を紹介します。

Google ドライブ(Google Drive)ファイル削除の必要性

自動化のススメ – Google ドライブにファイルアップロード」では、見積承認フローにおいて、次のような自動化を実現する方法を紹介しました。

  • 承認された見積書ファイルが、自動的に Google ドライブにアップロードされる。
  • アップロードされた見積書ファイルの閲覧・ダウンロード用 URL が挿入されたメールが顧客に自動送信される。

これにより、営業マンが顧客に見積書を案内する手間が削減されると同時に、案内するファイルの間違いや案内忘れといったミスが防止される、という効果が期待されます。

しかし、アップロードされたファイルがいつまでも削除されずに残っていることは好ましくありません。アップロードされたファイルは、閲覧用 URL を知っていれば誰でも見ることができる状態だからです。

もし、閲覧用 URL がメールの転送等により、意図しない人に漏洩してしまった場合のことを考慮すると、一定期間の経過後、URL が無効にされるようにしておく必要があります。そのための方法のひとつに、アップロードされたファイルを削除してしまう、という方法が考えられます。

しかし、ファイルを削除する手間も小さくありません。

提出日から10日後に削除するルールがあるとして、たくさんの見積書を提出していた場合には、削除を忘れる、削除してはいけないファイルを削除してしまう、などのミスが発生しかねません。言うまでもありませんが、営業マンの負担も大きくなります。

削除作業が自動化されると、このような業務ミスの防止、手間の削減が実現されます。

ノーコードでファイル削除を自動化

Google ドライブのファイルを削除する自動化アイテム

ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」には、Google ドライブのファイル・フォルダを自動的に削除するためのアイテムが用意されています。このアイテムを利用すると、Google ドライブの API (Application Programming Interface) に関する知識や経験がなくても、自動化に取り組めます。(APIについては「ワークフローと相性抜群!?APIとは?」を参考にしてください)

Google ドライブ: ファイル / フォルダ削除

指定日になると自動削除

今回も「自動化のススメ – Google ドライブにファイルアップロード」と同様に、ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」を利用して、ファイル削除を自動化する仕組みを構築していきます。(Questetra BPM Suite 60日間無料トライアルはこちら

本記事で構築する仕組みは、ご利用中の Questetra BPM Suite で簡単に稼働させることができます。このページからダウンロードできるファイルをインポートするだけです。すぐに動作確認したい!という場合には、是非こちらをご利用ください。

今回は「自動化のススメ – Google ドライブにファイルアップロード」で作成された見積承認ワークフローの最後に、ファイルを削除する部分を追加するだけです。とても簡単です。

「Google ドライブ: ファイル / フォルダ削除」というアイテムを配置し、どのファイルを削除するのかを設定します。

見積書承認ワークフロー図。タイマーイベントとGoogleドライブのファイルを削除する工程が追加されています。
見積承認ワークフロー図(ファイル自動削除あり)

また、削除のタイミングを制御するために、タイマー中間イベントというアイテムも使用します。このアイテムは、設定された日が来るまで仕事のボールをここで待機させ、設定された日になれば、その後に続くアイテム(今回は「Google ドライブ: ファイル / フォルダ削除」)に渡します。今回は、「ファイルを削除する日」というデータ項目を用意し、このデータ項目の日になるまで仕事のボールを待機させるようにしています。

見積書作成時に、ファイルが削除される日を入力できるようにします。また、初期値を10日後に設定しておくことで入力を楽にします。
削除日データ項目の設定
タイマーイベントと Google ドライブのファイルを削除するアイテムの設定。いずれも選択入力で完了。
自動化アイテムの設定

見積書の閲覧・ダウンロード用URLを案内するメール本文に、いつファイルが削除されるのかも書かれていると親切ですよね。その設定は次の図のように行います。

送信メールに削除日を挿入

ここまで設定すると、

  • 見積書ファイルの Google ドライブへのアップロード
  • 見積書ファイルの閲覧・ダウンロード用URLのメール送信
  • アップロードされた見積書ファイルの削除

が自動的に行われる仕組みが完成します。

まとめ

Google ドライブのファイルが自動的に削除される仕組みを作る方法を紹介しました。

クラウド型ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」には、Google ドライブを操作する自動化アイテムが用意されています。自動化アイテムを活用すると、Google ドライブの API (Application Programming Interface) に関する知識や経験がなくても、簡単に Google ドライブを操作できるようになります。

今回紹介した「Questetra BPM Suite」には、60日間無料でご利用いただけるトライアルが用意されています。興味のある方は、是非、以下よりお申し込みください。

クラウド型ノーコードプラットフォーム 無料トライアル申込みフォーム

記事の途中でも紹介しましたが、本記事で構築した仕組みは、ご利用中の Questetra BPM Suite で簡単に稼働させることができます。次のページからダウンロードできるファイルをインポートするだけです。すぐに動作確認したい!という場合には、是非こちらをご利用ください。

自動化アイテムはまだまだあります。今後の記事で紹介していきます。

今回はここまで!

参考

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