こんにちは!矢作です!

Google カレンダーをお使いでしょうか?私はプライベートでも、仕事でもバリバリと使っています。

今回は、Google カレンダーに予定が自動追加される仕組みを紹介します。予約受付後、日時が確定すると、その予定がカレンダーに追加されます。Google Meet の URL も自動取得されます。

ノーコード開発プラットフォーム Questetra BPM Suite

「業務の自動化」には、ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」を利用します。

Questetra BPM Suite では業務の流れ図(ワークフロー図)の描画を通じて、組織における業務遂行のためのシステムが構築されます。このシステムでは、人への業務案件の受け渡しが自動化されるだけではありません。文字変換、数値計算、メール送信、なども自動化されます。更に、他のクラウドサービスへのデータ連携も自動化されます。

ノーコード開発プラットフォーム Questetra BPM Suite 概要
ノーコード開発プラットフォーム Questetra BPM Suite 概要

このような自動化は、ワークフロー図において自動化したいタイミング(例えば、営業部長が見積承認した後)に、何らかの自動処理が行われるアイテム(例えば、見積書ファイルがGoogleドライブにアップロードされる)を配置することで実現されます。

Questetra BPM Suite に用意されている様々な自動化アイテムを利用すると、簡単に「業務を自動化」できるようになります。

Google カレンダー(Calendar) 予定追加

Google カレンダーとは、チームでスケジュールを共有できる仕組みです。個人だけでなくグループのスケジュール、また会議室や備品の利用スケジュールも共有できます。Google ドライブや Google スプレッドシートなどと同様に、Google Workspace に含まれています。

前節で紹介した「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムには、Google カレンダーに関するものが用意されています。(v13.3.0)

  • Google カレンダー: 予定追加
  • Google カレンダー: 予定のカレンダー移動
  • Google カレンダー: 予定削除

次節で作る仕組みでは「Google カレンダー: 予定追加」(太字)が使用されます。

予約受付後、予定がカレンダーに自動追加

次のような業務を自動化することを考えます。

  • 製品デモの申込者は、予約フォームから希望の時間帯を入力する。このとき、予約可能な空き時間をカレンダーで確認できる。
  • 製品デモの受付担当は、予約申込の内容を確認し、予約可能 or 予約不可 を判断する。
  • “予約可能” の場合、受付担当は次の2つのカレンダーに確定した予定を追加。その後、予約受付メールを送信する。
    • 空き時間カレンダー: 申込者が空き時間を確認するためのもの。予約フォームから辿れる。
    • デモ予約カレンダー: 社内で予約状況を把握するためのもの。Google Meet の URLも取得される。
  • “予約不可” の場合、受付担当は予約不可メールを送信する。

この業務の中には、自動化できるポイントがいくつかあります。

  • 2つのカレンダーへの予定追加
  • 2種類のメール送信

これらを自動化するものとした場合、受付担当が予約可能 or 予約不可を判断した後の部分が変わります。

  • “予約可能” の場合、受付担当は確定した日時を入力する。
    • 空き時間カレンダーとデモ予約カレンダーに予定が追加される。Google Meet URL が挿入された予約受付メールが送信される。
  • “予約不可” の場合、予約不可メールが送信される。

これらを実際に自動化していきます。まずは、このような処理の流れ図(ワークフロー図)を Questetra BPM Suite で作成します(次図)。

製品デモの予約を受け付けるワークフロー図。確定したデモ予約時刻が2つのカレンダーに自動追加されます。
製品デモ予約受付ワークフロー図

ワークフロー図の最も左の丸いアイテム(製品デモ予約フォーム)は、申込者が氏名、メールアドレス、希望日時を入力します。次の青い工程は受付担当が 予約可能 or 予約不可 を判断します。

後につながる 2 つのグレーの工程は「Google カレンダー: 予定追加」と呼ばれる自動化アイテムで、次のような処理がされます。

  • デモ予約カレンダーに予定追加
    • デモ予約カレンダーに、申込者の氏名を含むタイトルの予定が追加されます。Google Meet の URL も取得されます。
  • 空き時間カレンダーに予定追加
    • 空き時間カレンダーに、「予約済み」というタイトルの予定が追加されます。

email と書かれた 2 つの丸いアイテムでは、メールが自動送信されます。

デモ予約カレンダーと空き時間カレンダーに予定が自動追加される設定。予定のタイトルなどを設定。また、デモ用の Google Meet URL が格納されるデータ項目も指定。
デモ予約カレンダーと空き時間カレンダーに予定が自動追加される設定

「デモ予約カレンダー」と「空き時間カレンダー」は事前に作成しておきます。

カレンダーIDは、カレンダーの設定画面の “カレンダーの統合” セクションに書かれています(Google カレンダーの設定画面)。また、「空き時間カレンダー」は一般に公開するものですので、同じくカレンダーの設定画面にある “予定のアクセス権限” で “一般公開して誰でも利用できるようにする” にチェックを入れておきます。

製品デモの予約申込がされると、2つのカレンダーに予定が自動登録され、メールが自動送信されます。

予約申込者が希望の予約時刻などを入力する製品デモ予約フォームと、受付担当が申込内容を確認し、デモの確定時刻を入力する受付処理の画面。
申込フォームと受付処理の画面
製品デモ予約受け付けワークフローの概要。自動化により手間が減っただけでなく、業務ミスもなくなります。
製品デモ予約受け付けワークフローの概要

まとめ

Google カレンダーに予定が自動登録される方法を紹介しました。

自動化する前には、受付担当者にとっては、

  • 2つのカレンダーに登録する手間
  • メールを送信する手間

が大きな負担になっていました。これが自動化により解消されますが、単に手間が減るだけではありません。

カレンダーに登録する予定の内容やメールの内容には、誤字、誤情報、表現のゆらぎなどが、手作業の場合はどうしても発生します。更に、カレンダーへの登録やメール送信について、遅れや忘れも発生してしまいます。このようなミスが減るというレベルではなく、ゼロになることも自動化の大きなメリットです。

今回の自動化に使用した、ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムを利用すると、Google カレンダーの API (Application Programming Interface) に関する知識や経験がなくても、Google カレンダーに予定を自動追加する仕組みを構築できます。

「Questetra BPM Suite」には60日間無料でご利用いただけるトライアルが用意されています。ご興味のある方は、是非、以下よりお申し込みください。

他にもたくさんの自動化が可能です。

今回はここまで!

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