こんにちは！矢作です！
Google カレンダーをお使いでしょうか？私はプライベートでも、仕事でもバリバリと使っています。
今回は、Google カレンダーに予定が自動追加される仕組みを紹介します。予約受付後、日時が確定すると、その予定がカレンダーに追加されます。Google Meet の URL も自動取得されます。
ノーコード開発プラットフォーム Questetra BPM Suite
「業務の自動化」には、ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」を利用します。
Questetra BPM Suite では業務の流れ図（ワークフロー図）の描画を通じて、組織における業務遂行のためのシステムが構築されます。このシステムでは、人への業務案件の受け渡しが自動化されるだけではありません。文字変換、数値計算、メール送信、なども自動化されます。更に、他のクラウドサービスへのデータ連携も自動化されます。
このような自動化は、ワークフロー図において自動化したいタイミング（例えば、営業部長が見積承認した後）に、何らかの自動処理が行われるアイテム（例えば、見積書ファイルがGoogleドライブにアップロードされる）を配置することで実現されます。
Questetra BPM Suite に用意されている様々な自動化アイテムを利用すると、簡単に「業務を自動化」できるようになります。
Google カレンダー(Calendar) 予定追加
Google カレンダーとは、チームでスケジュールを共有できる仕組みです。個人だけでなくグループのスケジュール、また会議室や備品の利用スケジュールも共有できます。Google ドライブや Google スプレッドシートなどと同様に、Google Workspace に含まれています。
前節で紹介した「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムには、Google カレンダーに関するものが用意されています。（v13.3.0）
- Google カレンダー: 予定追加
- Google カレンダー: 予定のカレンダー移動
- Google カレンダー: 予定削除
次節で作る仕組みでは「Google カレンダー: 予定追加」（太字）が使用されます。
予約受付後、予定がカレンダーに自動追加
次のような業務を自動化することを考えます。
- 製品デモの申込者は、予約フォームから希望の時間帯を入力する。このとき、予約可能な空き時間をカレンダーで確認できる。
- 製品デモの受付担当は、予約申込の内容を確認し、予約可能 or 予約不可 を判断する。
- “予約可能” の場合、受付担当は次の2つのカレンダーに確定した予定を追加。その後、予約受付メールを送信する。
- 空き時間カレンダー: 申込者が空き時間を確認するためのもの。予約フォームから辿れる。
- デモ予約カレンダー: 社内で予約状況を把握するためのもの。Google Meet の URLも取得される。
- “予約不可” の場合、受付担当は予約不可メールを送信する。
この業務の中には、自動化できるポイントがいくつかあります。
- 2つのカレンダーへの予定追加
- 2種類のメール送信
これらを自動化するものとした場合、受付担当が予約可能 or 予約不可を判断した後の部分が変わります。
- “予約可能” の場合、受付担当は確定した日時を入力する。
- 空き時間カレンダーとデモ予約カレンダーに予定が追加される。Google Meet URL が挿入された予約受付メールが送信される。
- “予約不可” の場合、予約不可メールが送信される。
これらを実際に自動化していきます。まずは、このような処理の流れ図（ワークフロー図）を Questetra BPM Suite で作成します（次図）。
ワークフロー図の最も左の丸いアイテム（製品デモ予約フォーム）は、申込者が氏名、メールアドレス、希望日時を入力します。次の青い工程は受付担当が 予約可能 or 予約不可 を判断します。
後につながる 2 つのグレーの工程は「Google カレンダー: 予定追加」と呼ばれる自動化アイテムで、次のような処理がされます。
- デモ予約カレンダーに予定追加
- デモ予約カレンダーに、申込者の氏名を含むタイトルの予定が追加されます。Google Meet の URL も取得されます。
- 空き時間カレンダーに予定追加
- 空き時間カレンダーに、「予約済み」というタイトルの予定が追加されます。
email と書かれた 2 つの丸いアイテムでは、メールが自動送信されます。
「デモ予約カレンダー」と「空き時間カレンダー」は事前に作成しておきます。
カレンダーIDは、カレンダーの設定画面の “カレンダーの統合” セクションに書かれています（Google カレンダーの設定画面）。また、「空き時間カレンダー」は一般に公開するものですので、同じくカレンダーの設定画面にある “予定のアクセス権限” で “一般公開して誰でも利用できるようにする” にチェックを入れておきます。
製品デモの予約申込がされると、2つのカレンダーに予定が自動登録され、メールが自動送信されます。
まとめ
Google カレンダーに予定が自動登録される方法を紹介しました。
自動化する前には、受付担当者にとっては、
- 2つのカレンダーに登録する手間
- メールを送信する手間
が大きな負担になっていました。これが自動化により解消されますが、単に手間が減るだけではありません。
カレンダーに登録する予定の内容やメールの内容には、誤字、誤情報、表現のゆらぎなどが、手作業の場合はどうしても発生します。更に、カレンダーへの登録やメール送信について、遅れや忘れも発生してしまいます。このようなミスが減るというレベルではなく、ゼロになることも自動化の大きなメリットです。
今回の自動化に使用した、ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムを利用すると、Google カレンダーの API (Application Programming Interface) に関する知識や経験がなくても、Google カレンダーに予定を自動追加する仕組みを構築できます。
「Questetra BPM Suite」には60日間無料でご利用いただけるトライアルが用意されています。ご興味のある方は、是非、以下よりお申し込みください。
他にもたくさんの自動化が可能です。
今回はここまで！
