こんにちは!矢作です!

Google Workspace をご利用の組織では、Google ドライブを積極的に使われていることかと思います。そのような組織で、更に有効活用していただくために、見積承認フローを例に、フォルダ作成を自動化する方法を紹介します。

Googleドライブ (Google Drive) でフォルダをシェア

次の2つの記事で、承認された見積書ファイルが Google ドライブにアップロードされ、そのファイルの閲覧・ダウンロード用の URL がメールで顧客に案内される、という仕組みを構築しました。

この仕組みでは、アップロードされるファイルが複数の場合、ファイルごとに閲覧・ダウンロード用 URL が用意されます。

見積書を 3 パターン作成し、関連する参考資料が 2 種類あるとします(こういうこともありますよね)。この場合、合計 5 つのファイルが Google ドライブにアップロードされ、閲覧用 URL が 5 つ、ダウンロード用 URL が 5 つ用意されます。その結果、顧客に案内されるメールには 10 個の URL が挿入される、ということになります。

複数のファイルがアップロードされた場合のメールでは、ファイルへのリンクも複数になり、どれからクリックすればよいのか分からなくなる。
複数のファイルがアップロードされた場合のメール

このような状態の場合、クリックするまでファイル名が分からないという問題があります。ファイル名から優先度を推測して、順番に見ていくことができません。

このような問題を解決するために、ファイルが保存されたフォルダのURLを案内する、という方法が考えられます。フォルダを開くとファイル名の一覧が表示されるので、見るべきファイルの優先度を決定できます。

ノーコードでフォルダ作成を自動化

Google ドライブのフォルダを作成する自動化アイテム

ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」には、Google ドライブのファイル・フォルダに対する様々な操作を行える自動化アイテムが用意されています。

これらのアイテムを活用すると、Google ドライブの API (Application Programming Interface) に関する知識や経験がなくても、業務の自動化に取り組めます。(APIについては「ワークフローと相性抜群!?APIとは?」を参考にしてください)

今回は複数ある自動化アイテムのうち、次の 3 つを使用します。

  • Google ドライブ: フォルダ作成
  • Google ドライブ: ファイルアップロード
  • Google ドライブ: ファイル / フォルダ削除

後ろの 2 つ、「ファイルアップロード」「ファイル / フォルダ削除」については、「自動化のススメ – Google ドライブにファイルアップロード」「自動化のススメ – Google ドライブのファイルを自動削除」で説明されていますので、本記事での説明は割愛します。

「Google ドライブ: フォルダ作成」は、その名の通り、このアイテムを利用することで、Google ドライブのある場所にフォルダが自動作成されるようになります。

自動作成されたフォルダにファイルをアップロード

前節で、紹介した 3 つの自動化アイテムを利用して、次のことが自動化される仕組みを構築する方法を紹介します。

  • 見積書ファイルが承認されたら、顧客名から構成される名称のフォルダが作成される。
  • 作成されたフォルダに、見積書ファイルがアップロードされる。
  • 作成されたフォルダの URL が挿入されたメールが、顧客に送信される。
  • 一定期間の経過後、作成されたフォルダが削除される。

自動化のススメ – Google ドライブのファイルを自動削除」で作成したワークフロー図を 、少し変更するところから始めます。

見積承認工程の後に「Google ドライブ: フォルダ作成」が追加された見積承認ワークフロー図
フォルダを作成する自動化アイテムが追加された見積承認フロー図

上図のうち、緑・赤の四角で囲った箇所は、ファイルのアップロード自動削除の記事で説明されています。

今回は、「見積書承認」工程で承認された場合のフローに、「Google ドライブ: フォルダ作成」アイテムを割り込ませます(紫の四角で囲った箇所)。このアイテムでは、”作成するフォルダの場所(親フォルダ)” と “作成されたフォルダの ID が入力されるデータ項目” を指定します。

自動化アイテム「Google ドライブ: フォルダ作成」の設定。親フォルダのID、フォルダ名のルールを決定。また、作成されたフォルダのIDとURLが入力されるデータ項目を指定します。
自動化アイテム「Google ドライブ: フォルダ作成」の設定

作成するフォルダの場所(親フォルダ)は、あらかじめ Google ドライブの適当なフォルダに作っておきます。親フォルダ URL に含まれるフォルダ ID(以下の青い部分)を、「作成するフォルダの親フォルダのID」に入力します。

https://drive.google.com/drive/u/0/folders/example1234567890EXAMPLE1234567890

親フォルダの共有設定を「リンクを知っている全員」にしておきます。(Google ドライブでの設定)

データ項目については、作成されたフォルダの ID と URL が入力される文字型の項目を追加しておきます。

作成されたフォルダのIDとURLが入力される文字型データ項目を追加します。
データ項目の設定

顧客に送信されるメールの設定は次の図のとおりです。実際に、実行された後に届くメールの内容も記載しています。最初に示した、ファイルの数だけURLが記載されているメールと比べると随分スッキリしましたね。

顧客に届くメールには、フォルダのURLが挿入されます。
顧客に届く、フォルダのURLが挿入されたメール
改善後の見積承認フロー
改善後の見積承認フロー

まとめ

Google ドライブ(Google Drive)を使って、フォルダ作成を自動化する方法を紹介しました。

クラウド型ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」には、Google ドライブを操作する自動化アイテムが用意されています。自動化アイテムを活用すると、本記事で紹介したように、API (Application Programming Interface) に関する知識や経験がなくても、設定だけで簡単に Google ドライブを操作できるようになります。

「Questetra BPM Suite」には、60日間無料でご利用いただける、しかも100ユーザまで登録できる、トライアルが用意されています。興味のある方は、是非、以下よりお申し込みください。

クラウド型ノーコードプラットフォーム 無料トライアル申込みフォーム

本記事で構築した仕組みについては、ご利用中の Questetra BPM Suite で簡単に稼働させることができます。次のページからダウンロードできるファイルをインポートするだけです。すぐに動作確認したい!という場合には、是非こちらをご利用ください。

自動化アイテムはまだまだあります。今後の記事で紹介していきます。

今回はここまで!

参考

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