こんにちは!矢作です!

自動化のススメ – Google カレンダー 予定追加」では、予定が追加される仕組みを構築しましたが、今回は追加された予定が自動削除される仕組みを構築します。

ノーコード開発プラットフォーム Questetra BPM Suite

「業務の自動化」には、ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」を利用します。

Questetra BPM Suite では業務の流れ図(ワークフロー図)の作成を通じて業務システムが構築されます。構築されたシステムでは、人への業務案件の受け渡しが自動化されるだけではありません。文字変換、数値計算、メール送信、なども自動化されます。更に、他のクラウドサービスへのデータ連携も自動化されます。

ノーコード開発プラットフォーム Questetra BPM Suite 概要
ノーコード開発プラットフォーム Questetra BPM Suite 概要

このような自動化は、ワークフロー図において自動化したいタイミング(例えば、問い合わせ窓口担当者が回答を入力した後)に、何らかの自動処理が行われるアイテム(例えば、回答メールが自動送信される)を配置することで実現されます。

Questetra BPM Suite に用意されている様々な自動化アイテムを利用すると、簡単に「業務を自動化」できるようになります。

Google カレンダー(Calendar) 予定削除

Google カレンダーとは、チームでスケジュールを共有できる仕組みです。個人だけでなくグループのスケジュール、また会議室や備品の利用スケジュールも共有できます。Google ドライブや Google スプレッドシートなどと同様に、Google Workspace に含まれています。

前節で紹介した「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムには、Google カレンダーに関するものが用意されています。(v13.3.0)

  • Google カレンダー: 予定追加
  • Google カレンダー: 予定のカレンダー移動
  • Google カレンダー: 予定削除

次節で作る仕組みでは「Google カレンダー: 予定削除」(太字)が使用されます。

予約キャンセル処理後、予定がカレンダーから自動削除

記事「自動化のススメ – Google カレンダー 予定追加」では、製品デモの予約が受け付けられると、その予定が自動的にカレンダーに追加される仕組みを構築しました。

本記事では、申し込まれた予約がキャンセル処理されると、カレンダーに追加されていた予定が自動的に削除される仕組みを構築します。次のような流れで、カレンダーの予定が削除されます。

  • 電話やメールなどで、製品デモのキャンセル依頼を受け付ける。
  • キャンセル処理担当者は、製品デモに関する申込情報を検索し、該当するデータについてキャンセル処理を行う。
  • デモ予約カレンダー、空き時間カレンダーに登録されていた予定が削除される。

「自動化のススメ – Google カレンダー 予定追加」で作成したワークフロー図に、削除に関するフローを追加します。(次図)

製品デモの予約キャンセルワークフロー
製品デモの予約キャンセルワークフロー

追加したワークフローでは、キャンセル担当者が青い四角アイテム「キャンセル処理」で削除する予定の予定IDを入力します。「キャンセル処理」に連なる2つのグレーの四角アイテムで、該当の予定が2つのカレンダーから削除されます。

Google カレンダー: 予定削除 の設定
Google カレンダー: 予定削除 の設定

実際に、キャンセル担当者は予定IDを手入力するのではなく、次の手順でキャンセル処理します。(簡単です!)

  • 氏名やメールアドレスで、製品デモの予約情報を検索。
  • 該当の情報が見つかったら、詳細画面の「このデータを再利用してプロセスを開始」をクリック。
  • 表示された画面では、削除する予定の予定IDが入力された状態になるので、そのまま処理完了ボタンを押下。

この後、自動的に該当の予定が2つのカレンダーから削除されます。

製品デモ予約のキャンセル処理の流れ
製品デモ予約のキャンセル処理の流れ

まとめ

自動化のススメ – Google カレンダー 予定追加」で、登録された予定が自動的に削除される方法を紹介しました。

削除の際には、Google カレンダーに登録された予定の “予定ID” が必要となりますが、”予定ID” は登録時に取得していると問題なく削除できます。

今回の自動化に使用した、ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムを利用すると、Google カレンダーの API (Application Programming Interface) に関する知識や経験がなくても、Google カレンダーの予定が自動削除される仕組みを構築できます。

「Questetra BPM Suite」には60日間無料でご利用いただけるトライアルが用意されています。ご興味のある方は、是非、以下よりお申し込みください。

他にもたくさんの自動化が可能です。

今回はここまで!

参考

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