確認完了を指定日時に自動処理！契約数が増えても作業負担が変わらない方法
“毎日をカラフルに彩る”がキャッチコピーの「フワフラ生花店」の改善ストーリー
オーナーが有名店から独立して2003年に創業した『フワフラ生花店』は、従業員16名で、市内に3店舗を構える都市型のフローリストです。自然の美しさを届けることをモットーに、時候の花材を使ったアレンジメントが評判です。このアレンジメントを定期的に毎月お届けするサブスクリプションサービスも開始しました。愛情を込めてお花をお届けしています。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：サブスク契約の継続判断が手作業
昨今開始した、毎月生花のアレンジメントをお届けするサブスクリプションサービスは好評で、現在は約60件の契約があります。
このサブスクリプション契約の更新業務は、ワークフローシステムを利用して行われます。具体的には、ワークフローシステムがGoogle スプレッドシートの台帳と連動し、台帳に記載された契約者全員への確認メールの送信までが自動化されています。
しかし、更新判断については顧客からのメール返信内容を確認し、継続・停止処理を手作業で行う必要があります。このままでは、契約件数が増えるにつれて処理が滞り、せっかく他工程を自動化した効果も薄れてしまい、業務全体の効率が低下。作業負担も大きくなり続ける恐れがあります。
2. 解決策：タイマー処理で期日になれば自動更新！工程をよりシンプルに
プロセスオーナーは、【更新判断】工程にタイマー処理を設定します。システムは、プロセスが開始された日時から指定日数（本稿では5日）が経過すると、自動的に案件を後工程（更新通知の自動メール送信から請求処理）に進めます。
これにより、契約継続の顧客（または返信がない顧客）の手作業での更新判断処理が不要になります。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
初回利用開始時は、個別の必要事項を記載【0. 手動登録】します。（この工程で入力された内容が[自動処理工程・行追加]でスプレッドシートの台帳へ記入され、以降契約管理台帳として利用可能になります）
工程が完了すると、登録確認メールが配信され請求工程へ移行します。
契約更新は指定日（毎月20日）に登録ID毎にプロセスが起動されます。自動処理工程【開始処理】でスプレッドシート台帳からデータが取得され【x1. 契約情報取得】（※）、更新前確認メールが契約者に自動送信されます。
1.更新判断
顧客から解約の連絡があれば、請求処理停止を管理部へ指示します。
2.更新停止
管理部スタッフは更新停止を行い、プロセスを終了します。
3.請求
請求処理・入金確認処理を記録します。
After
ワークフロー図の詳細を見る
初回利用開始時は、個別の必要事項を記載【0. 手動登録】します。（この工程で入力された内容が[自動処理工程・行追加]でスプレッドシートの台帳へ記入され、以降契約管理台帳として利用可能になります）
工程が完了すると、登録確認メールが配信され請求工程へ移行します。
契約更新は指定日（毎月20日）に登録ID毎にプロセスが起動されます。自動処理工程【開始処理】でスプレッドシート台帳からデータが取得され【x1. 契約情報取得】（※）、更新前確認メールが契約者に自動送信されます。
1.自動更新判断
顧客から解約の連絡が無い場合、プロセスが開始されて5日後に[タイマー境界イベント]が実行され【3.請求】へ自動的に工程が進みます。顧客から更新停止の連絡があった場合は、販売部スタッフの手作業判断で更新停止工程へ移動させ、確実に管理部で更新停止処理を行います。
2.更新停止
販売部スタッフが受け取った解約通知を管理部で確認、契約更新を停止させプロセスを終了します。
3.請求
請求処理・入金確認処理を記録します。
※自動処理工程【0x. 契約情報登録】についての詳しい内容はこちらの記事もご覧ください
3. 効果
業務負担やミスの軽減
タイマーを使った自動更新処理で、ヒューマンエラーのリスクが減り、処理漏れやミスを防ぐことができるようになります。
拡張性のある処理フローの実現
契約数が今後さらに増加しても、システムが自動で対応できるため、工数の増加が発生しません。また、将来的な業務拡張にも耐えうる柔軟な処理フローが構築できます。
4. その他の業務への応用
顧客のフォローアップ通知
新規顧客や既存顧客への定期的なフォローアップをタイマーで自動化。タイムリーにメールや電話連絡が行われることで、継続的な顧客ケアが実現します。
資産メンテナンススケジュール管理
機械や設備の定期メンテナンスをタイマーで自動管理。定期点検の日程が近づくと、自動で通知がされ、点検が遅れることなく実施できます。
プロジェクトタスクの進行管理
プロジェクト内の各タスクが期日になると自動でフォローアップの通知が送信される。進捗管理がスムーズになり、期限遅延を防止できます。
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