※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：進行中の規定案と取り下げ案の区別ができない
RuleRule製薬は、新薬の研究開発に特化した製薬会社です。新しい科学的知見や技術の進歩、安全性の確保の観点から、社内規程を最新の規制や基準に適合させる必要があり、頻繁に見直しを行っています。
規程登録者は規程案を取り下げることができますが、取り下げた案と進行中の案の区別がつきにくく、判別に手間がかかっていました。誤って取り下げた案を参照するリスクもあり、規程管理の効率が低下しています。
2. 解決策：件名にプレフィックスを自動付与
この課題に対し、プロセスオーナーは規程案の件名にプレフィックスが自動的に付与される仕組みを導入しました。
たとえば、『安全性情報報告規程』が取り下げられた場合、件名は『[トリサゲ] 安全性情報報告規程』と変換されます。これにより、規程案の進捗が明確に判別できるようになります。
※プレフィックスとは…件名の先頭に「カテゴリを表す情報」を付与することで、案件の種類を一目で判別しやすくする方法です。
Before
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1. 規程案入力 レビュア指名
起案者が規定案を入力し、レビュアを指名します。
AIチェック：差分／誤植
旧規程が入力されている場合は、AIにより新旧規程対照表が作成されます。
2. 規程案をレビュー
規程案が提出（※最提出含む）されると、指名レビュアは通知メールを受け取り、規定案をレビューします。
1X. 差戻対応
2.で差し戻しがあった場合は差し戻しに対応します
3. CEO承認/取締役会決議
2.を受け、CEOが承認・不承認を判断します。
件名に[成案]
3.で承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
件名に[廃案]
3.で不承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
After
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1. 規程案入力 レビュア指名
起案者が規定案を入力し、レビュアを指名します。
AIチェック：差分／誤植
旧規程が入力されている場合は、AIにより新旧規程対照表が作成されます。
2. 規程案をレビュー
規程案が提出（※最提出含む）されると、指名レビュアは通知メールを受け取り、規定案をレビューします。
１X. 差戻対応
2.で差し戻しがあった場合は差し戻しに対応します。
件名に[トリサゲ]
1X.の後に取り下げた場合は、案件の件名に[トリサゲ]というプレフィックスが付与されます。
3. CEO承認/取締役会決議
2.を受け、CEOが承認・不承認を判断します。
件名に[成案]
3.で承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
件名に[廃案]
3.で不承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
3. 効果
- 規程改訂のスピードアップ
- 判断がスムーズになり、改訂の進行が早くなります。
- 確認作業の時間を短縮
- 進行中の案がすぐに分かり、確認作業の時間が短縮されます。
- 作業ミスの抑制
- 取り下げた案の参照ミスが防げるため、作業ミスが減少します。
4. その他の業務への応用
- 申請書や報告書の管理
- 却下されたものの案件を明示することで、誤参照を防止できます。
- 提案書・企画書のバージョン管理
- 取り下げた案を明示することで、古い案との混同を防止できます。
- 社内レビュー資料の管理
- 不要になった文書を明確に識別でき、確認作業の手間を軽減できます。
5. 提案資料
当社サービスの導入を検討いただく際の提案書サンプルです。課題に対する解決策の概要を記載しています。実際の相談内容に応じて、内容を個別にカスタマイズして提供いたします。
