最新版資料フォルダ（OneDrive）から資料ファイルを自動取得し、顧客へ常に最新版を提供します。
1. 課題: 資料ファイルの誤提供
◯◯サービス社のマーケティング担当者は、顧客からの依頼に対し、資料ファイルを手動でシステムに登録し、顧客に資料ファイルをダウンロードできるWebフォームのURLをメールで案内しています。
担当者は、個人保有ファイルやいくつかのバージョンのファイルが保存されている共有フォルダから顧客へ提供する資料ファイルを入手しています。それ故に、旧版資料ファイルや誤った資料ファイルの提供が散見され、さらに、顧客クレームにつながる事例も発生しています。クレーム発生時、担当者の再送付の手間に加え、”資料の管理ができていない企業”という悪いイメージにも繋がります。
2. 解決策: 提供ファイルを最新版フォルダから自動取得
◯◯サービス社のマーケティング部は、社内で認められた最新版の資料ファイルが必ず提供されるよう資料請求業務を改善します。プロセスオーナーは、”指定された資料名で最新版資料フォルダ（OneDrive）から資料ファイルが自動取得される仕組み”を追加設定します。
Before
資料ファイルの登録から顧客への案内までの流れは、以下の通りです。
- “1.ファイル登録”：担当者は、資料ファイルを手動でシステムへアップロードします。
- “x3.ダウンロードURL生成”：ダウンロード用WebフォームURLが生成されます。
- “2.ダウンロードURL確認”：担当者は生成されたURLを確認します。
- “案内メール送信”：顧客へダウンロード用WebフォームURLがメールで自動案内されます。
- “ファイルダウンロードフォーム”：顧客は、メール記載のURLからフォームを表示し、資料ファイルをダウンロードします。
After
資料ファイルの登録から顧客への案内までの流れは、以下の通りです。
- “1.ファイル登録”：担当者は、ダウンロード案内する資料を資料名リストから選択します。
- “x1.自動取得ファイルURL”：“1.ファイル登録”工程で指定された資料名のファイルURLを生成します。
- “x2.ファイル取得”：OneDrive 最新版資料フォルダの“x1.自動取得ファイルURL”が示す資料ファイルが自動取得されます。
- “x3.ダウンロードURL生成”：ダウンロード用WebフォームURLが生成されます。
- “2.ダウンロードURL確認”：担当者は生成されたURLを確認します。
- “案内メール送信”：顧客へダウンロード用WebフォームURLがメールで自動案内されます。
- “ファイルダウンロードフォーム”：顧客は、メール記載のURLからフォームを表示し、資料ファイルをダウンロードします。
▼ ワークフロー図上のスライダを左右に操作することでビフォーアフター比較画像をご確認いただけます。
3. 効果
- 資料請求業務の負担軽減
担当者が資料ファイルを手作業でシステムへアップロードする必要がなくなります。担当者は、常に最新版の資料ファイルを提供できる安心感を得ると共に作業時間の削減ができ、効率的に資料請求業務を進めることができます。 - 企業イメージの劣化防止
常に最新版の資料ファイルを提供することで、顧客は、正しい◯◯サービス社の情報を参照できます。これにより、◯◯サービス社の情報管理に対する顧客の信頼を維持することができます。 - クレーム対応時間の削減
資料名リストから提供資料を選択することで、請求と異なる資料ファイルの提供を防ぐことができます。これにより、誤送付によるクレームや資料ファイルの再送付作業を削減することが期待できます。
4. 事例展開
提案業務、製品マニュアル提供業務、決算資料の公開業務 等
