三菱鉛筆株式会社

Notes で処理していた複雑な業務をクラウドワークフローに移行。約800名の社員が日常業務に活用

複数の役員による同時審査フロー

Q. どの様な業務で Questetra をご利用なのですか？

三菱鉛筆グループは、三菱鉛筆株式会社、子会社43社および関連会社3社、従業員約2800人体制にて構成されています。国内外で『uni』ブランド製品を始めとする筆記具および筆記具周辺商品を製造販売しております。

明治20年の創業以来「最高の品質こそ最大のサービス」を社是とし、世界の筆記具市場をリードするメーカとして品質向上と技術革新に努めています。今では約45%が海外売上となっています。

Questetra は『社長室稟議』と呼んでいる稟議フローを始めとして、総務系・人事系など約30の業務フローで活用しています。『社長室稟議』とは、複数の取締役に同時に審査されるフローで、「新規設備投資」や「新規情報システム投資」など、経営上重要な案件を取り扱います。

Q. 導入前はどの様なワークフロー・システムを使っていたのですか？

Questetra 導入以前は Notes 6.5 を利用していました。

かなり作り込まれたワークフローで、機能的に問題があった訳ではありませんが、一方で、2012年中には『クラウド化』、『汎用ソフトウェアへの置き換え』、そして『業務の標準化』を実現したいと考えていました。2010年に始まった中期経営計画における「既存オペレーションの効率化」にも合致します。

実際に様々な製品を調査してみたのですが、クラウド対応のワークフロー製品は、その多くが「シンプルで直線的な業務フロー」を実現するもので、我々にとっての必要要件を満たしていませんでした。その折に、クラウド関連の展示会で「同時並行処理」や「ループ処理」と言った複雑な業務を簡単にクラウド化できる Questetra を見つける事ができたのは幸運だったと言えます。「ワークフローの作成画面」が非常にグラフィカルで直観的に理解しやすく、アプリケーションの専門家でなくても複雑なワークフローが作成できる事は、Notes に比べて大きな利点でした。

Notes からの移行作業を内製で実施したことの意味

Q. 移行作業は、どの様な点で苦労しましたか？

リプレイス期間として半年くらいを想定し、実際のスケジュールも想定通りだったと思います。大きな問題もなく無事完了しました。

具体的に言えば、2011年の12月頃から10～20名の少人数で試運転を開始し、その後2012年に入ってから徐々にユーザ数を増やしました。2012年の7月には約800名の社員が日々の業務や手続きに活用しています。

一部 Notes に実現させていた事を省略した部分もあるのですが、少人数の社内メンバだけでワークフロー・システムの構築と稼働を実現できた事が大きいと考えています。つまり、一度ワークフローを構築した後も、「ユーザの使い勝手を向上させるために、自分達で何度でも業務の流れを変更できた」ということについて、あらためて満足しています。

苦労した点としては、Notes の画面や操作に慣れていた社員が Questetra の新しい画面に慣れるまでの間にあった、社内からの要望対応でした。ワークフローそれぞれの管理者（ユーザ部門）で何度か打合せを持ちながらリプレイスの仕様を詰めていき、一方でユーザ全体のマニュアルを作成して各拠点で説明会を実施しました。運用開始後は「問い合わせ対応」によりフォローし、数か月で運用も落ち着いたように思います。