こんにちは!矢作です!

本記事では、資料請求に対応する仕組みを Box を活用して構築する方法を紹介します。構築された仕組みでは、資料請求フォームで氏名とメールアドレスが入力されると、請求者に資料ファイルを閲覧できる URL が差し込まれたメールが送信されます。

請求受付後の処理はすべて自動化されるので、大幅な手間の削減とミスの防止を実現可能です。

ノーコード開発クラウド Questetra BPM Suite

「業務の自動化」には、ノーコード開発クラウド「Questetra BPM Suite」を利用します。

Questetra BPM Suite では業務の流れ図(ワークフロー図)の作成を通じて、業務システムが構築されます。構築されたシステムでは、業務データが電子化されるだけではありません。人への業務情報の受け渡しが自動化されるとともに、文字変換、数値計算、メール送信、なども自動化されます。更に、他のクラウドサービスへのデータ連携も自動化されます。

ノーコード開発クラウド Questetra BPM Suite 概要
ノーコード開発クラウド Questetra BPM Suite 概要

このような自動化は、ワークフロー図において自動化したいタイミング(例えば、営業課長が見積承認したら)に、何らかの自動処理が行われるアイテム(例えば、見積書ファイルが Box にアップロードされる)を配置することで実現されます。

Questetra BPM Suite に用意されている様々な自動化アイテムを利用すると、簡単に「業務を自動化」できるようになります。

クラウドストレージ Box ファイルコピー

Box は企業向けのクラウドストレージサービスです。2022-02-22時点に、Box 導入事例ページには、「顧客企業数100,000以上、67%がフォーチュン500企業」と書かれており、大変多くの企業で利用されています。

前節で紹介した「Questetra BPM Suite (v13.3.0)」に用意されている自動化アイテムには、Box に関するものが用意されています。

  • Box: ファイルアップロード
  • Box: ファイルコピー
  • Box: ファイル移動
  • Box: ファイル共有リンク作成
  • Box: ファイル共有リンク削除
  • Box: ファイル削除
  • Box: ファイルダウンロード
  • Box: フォルダ作成
  • Box: フォルダ検索
  • Box: フォルダ共有リンク作成
  • Box: フォルダ共有リンク削除
  • Box: フォルダ削除
  • Box: コラボレーション追加
  • Box: コラボレーション削除

次節で作る仕組みでは「Box: ファイルコピー」「Box: ファイル共有リンク作成」(太字)が使用されます。

資料請求対応でのファイル複製を自動化

今回は、次のような処理が行われるシステムを構築します。

  • 資料を求める人(資料請求者)が、資料請求フォームに氏名とメールアドレスを入力する。
  • Box に用意された資料(ファイル)がコピーされる
  • コピーされたファイルに共有リンクが作成される
  • 資料請求者に、共有リンクが差し込まれたメールが送信される

最初に、資料請求者が氏名とメールアドレスを入力する以外の工程は、全て自動で処理されます(太字)。

まずは、この業務の流れ図(ワークフロー図)を作成します。(以下、Questetra BPM Suite で構築)

資料請求ワークフロー図

このワークフローにおいて、人が処理するのは一番左の赤丸のアイテム「1.資料請求フォーム」のみです。ここで、氏名とメールアドレスが入力されると、後ろに連なる工程が順番に処理されます。

  • 「2.資料コピー」では、予め Box に保存された資料ファイル(コピー元ファイル)がコピー(複製)されます。
  • 「3.共有リンク作成」では、複製されたファイルに共有リンクが作成されます。このとき、リンクの有効期限も設定されます。
  • 「4.請求者へメール」では、作成された共有リンク(URL)が差し込まれたメールが、資料請求者に送信されます。
Boxに保存されたファイル(コピー元ファイル)の準備
Boxに保存されたファイル(コピー元ファイル)の準備
自動化アイテム「資料コピー」「共有リンク作成」の設定
自動化アイテム「資料コピー」「共有リンク作成」の設定

予め Box に保存された資料ファイル(コピー元ファイル)のファイル ID を、データ項目「資料ファイルID(コピー元)」の初期値に設定します。資料ファイル(コピー元ファイル)のファイルIDは、そのファイルのURLの一部(次の青い部分)です。

https://example.app.box.com/file/xxxxxxxxxxxx

また、複製されたファイルが保存されるフォルダを予め作成しておきます。「2.資料コピー」の “C3: 保存先フォルダのID” には、作成したフォルダの URL の一部(次の青い部分)を設定します。(ファイルIDと似ていますね)

https://example.app.box.com/folder/xxxxxxxxxxxx

「3.共有リンク作成」では、共有リンクの期限が設定されます。今回は、申し込みの1ヶ月後を期限とします。データ項目「共有リンク期限」の “初期値” で「プロセス開始日時の1ヶ月後」を選びます。

資料請求が行われると、資料請求者は届いたメールのURLをクリックして、資料を確認できます。

メール送信設定と資料請求の様子
メール送信設定と資料請求の様子
資料請求ワークフローの概要。完全自動化で手間とミスがゼロに。
資料請求ワークフロー

まとめ

今回は、資料請求フォームに氏名とメールアドレスが入力されると、その後は人が関与することなく完全自動化された仕組みを構築する方法を紹介しました。

請求フォームで請求情報が入力されると、資料請求者に資料閲覧のための URL がメール送信されます。しかも、その URL には有効期限が設定されているため、SNS 等でシェアされてしまっても、その影響が最小限に抑えられます。

完全自動化されているため、人が対応する場合と比べて、ファイルコピーや共有設定の手間が削減されます。さらに、請求への対応忘れや遅れ、誤ったファイルを案内してしまう、メールの宛先を誤る、というようなミスも防止されます。

ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムを利用すると、Box の API (Application Programming Interface) に関する知識・経験がなくても、ファイルコピー、共有リンク作成が自動処理される仕組みを構築できます。

「Questetra BPM Suite」には60日間無料でご利用いただけるトライアルが用意されています。ご興味のある方は、是非、以下よりお申し込みください。

他にもたくさんの自動化が可能です。

今回はここまで!

参考

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