こんにちは!矢作です!

クラウドストレージ Box は、多くの企業で利用されていると思います。特に、コロナ禍においてリモートワーク体制を構築するにあたり、社内のファイルサーバシステムを Box に移行した企業も多いのでは無いでしょうか?

本記事では「人が◯◯したら、ファイルが Box のフォルダに自動アップロードされる」というような仕組みを作る方法を紹介します。

ノーコード開発プラットフォーム Questetra BPM Suite

「業務の自動化」には、クラウド型のノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」を利用します。

Questetra BPM Suite では、業務の流れ図(ワークフロー図)の作成を通じて、業務システムが構築されます。構築されたシステムでは、業務データが電子化されるだけではありません。人への業務データの受け渡しが自動化されるとともに、文字変換、数値計算、メール送信、なども自動化されます。更に、他のクラウドサービスへのデータ連携も自動化されます。

ノーコード開発プラットフォーム Questetra BPM Suite 概要

このような自動化は、ワークフロー図の中で自動化したいタイミング(例えば、問い合わせ窓口担当者が回答を入力した後)に、何らかの自動処理が行われるアイテム(例えば、問い合わせや回答が Google スプレッドシートに追記される)を配置することで実現されます。

Questetra BPM Suite に用意されている様々な自動化アイテムが用意されています。これらを利用すると、カンタンに(ノーコードで)「業務を自動化」できるようになります。

クラウドストレージサービス Box ファイルアップロード

Box は企業向けのクラウドストレージサービスです。Box を利用すると、インターネット上にあらゆる形式のファイルを保存することができます。97,000 社に利用されており、フォーチュン 500 企業の 68 %が Box 利用企業です。

前節で紹介した「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムには、Box に関するものが用意されています。(v13.3.0)

  • Box: ファイルアップロード
  • Box: ファイルコピー
  • Box: ファイル移動
  • Box: ファイル共有リンク作成
  • Box: ファイル共有リンク削除
  • Box: ファイル削除
  • Box: ファイルダウンロード
  • Box: フォルダ作成
  • Box: フォルダ検索
  • Box: フォルダ共有リンク作成
  • Box: フォルダ共有リンク削除
  • Box: フォルダ削除
  • Box: コラボレーション追加
  • Box: コラボレーション削除

次節で作る仕組みでは「Box: ファイルアップロード」(太字)が使用されます。

レビュー後、画像ファイルが自動的にアップロード

次のような業務を Questetra BPM Suite を利用してシステム化します。

  • マーケティング部門のメンバなど、画像を必要とする人(依頼者)が、画像制作を依頼します。
  • 画像制作チームの制作担当者は、依頼内容に基づいて画像を制作。完成した画像を添付します。
  • レビュワーは画像を確認し、OK/NGを判断します。
  • OK された画像は Box にアップロードされ、画像のURLが差し込まれたメールが依頼者に送信されます

このうち、最後の「画像が Box にアップロードされる」「画像のURLがメールで送信される」という 2 つの工程は(太字)は自動処理されます。

まずは、このような業務の流れ図(ワークフロー図)を作成します。(以下、Questetra BPM Suite で構築)

画像制作ワークフロー図。レビュー工程でOK処理されると、Box へのファイルアップロードを自動化するアイテムが配置されている。
画像制作ワークフロー図

ワークフロー図の中にある、以下の 4 つの工程は人が処理する工程です。(青四角のアイテム)

  • 1.画像制作依頼(by 制作者依頼者)
  • 2.画像制作(by 制作担当者)
  • 3.レビュー(by レビュワー)
  • 4.NG対応(by 制作担当者)

「3.レビュー」工程で OK 処理されると、グレーのアイテム「5.Boxにアップロード」で完成した画像が Box に自動アップロードされます。その後、丸いアイテム「6.画像完成報告メール」で、依頼者に画像 URL がメールで自動送信されます。

Boxへのファイルアップロードを自動化するアイテムと、依頼者にメールを自動送信するアイテムの設定
自動化アイテムの設定

Box には、ファイルがアップロードされるフォルダを予め作成しておきます。「5.Boxにアップロード」の “C3: ファイルをアップロードするフォルダの ID” には、作成しておいたフォルダの URL の一部(次の青い部分)を設定します。

https://example.app.box.com/folder/xxxxxxxxxxx

次の図は、「2.画像制作」工程で添付した画像が Box にアップロードされるイメージです。

Box にファイルが自動アップロードされる様子と、ファイルURLがメールで自動送信される様子。
画像制作業務の自動化イメージ

まとめ

クラウドストレージ Box にファイルが自動アップロードされる仕組みの構築方法を紹介しました。

今回は、

  • 制作された画像がレビュワーによりOK処理されたら、Box にアップロードされる
  • アップロードされた画像の URL がメールで送信される

という処理が自動化されました。

この自動化により、ファイルアップロードの手間、依頼者にメールを送信する手間、が削減されます。更に、次のようなミスも防止されます。

  • ファイルのアップロード忘れ
  • ファイルのアップロード場所の誤り
  • メールの宛先や本文の誤り

今回の自動化に使用した、ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムを利用すると、Box の API (Application Programming Interface) に関する知識・経験がなくても、Box にファイルが自動アップロードされる仕組みを構築できます。

「Questetra BPM Suite」には60日間無料でご利用いただけるトライアルが用意されています。ご興味のある方は、是非、以下よりお申し込みください。

他にもたくさんの自動化が可能です。

今回はここまで!

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