1. 課題：草稿が管理されていない
◯△×社のマーケティング部では、WordPress.com を活用してWebサイトを運営しています。
他部署から依頼された記事については、ワークフローアプリを通じて草稿が共有され、投稿プロセスに沿って管理・校正を行ったうえで公開しています。
一方で、マーケティング部のメンバーが自ら記事を執筆する際は、直接 WordPress.com にログインして草稿を作成しており、ワークフローを経由しないため、草稿の管理が十分に行き届いていない状況です。
2. 解決策：全ての草稿をワークフローシステムで一元管理
この課題を解決するため、プロセスオーナーはすべての草稿をワークフローシステムで管理できるようにしました。
具体的には、記事作成プロセスに「草稿投入」の専用フローを追加し、マーケティング部のメンバーが草稿を登録できる仕組みを構築しました。
これにより、他部署からの依頼による草稿も、マーケティング部内で作成された草稿も、すべてワークフローシステム上で一元管理できるようになりました。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
依頼原稿をバックアップ
他部署からの依頼原稿が、自動的にバックアップされます。
画像をWPへ
WordPress.com 上にメディアファイルをアップロードします。
原稿をWPへ
WordPress.com 上に下書き状態の記事（投稿）を作成します。
微修正して公開
マーケ部員が下書きを微修正して、公開します。
公開通知
記事の公開が部内共有されます。
After
ワークフロー図の詳細を見る
草稿投入（社員のみ）
マーケティング部社員が作成した草稿が投入できます。
依頼原稿をバックアップ
他部署からの依頼原稿が、自動的にバックアップされます。
校正
公開に必要な全項目がセットされていない場合、マーケ部員が原稿の校正を行います。
画像をWPへ
WordPress.com 上にメディアファイルをアップロードします。
原稿をWPへ
WordPress.com 上に下書き状態の記事（投稿）を作成します。
微修正して公開
マーケ部員が下書きを微修正して、公開します。
公開通知
記事の公開が部内共有されます。
3. 効果
記事進行状況の可視化
誰がどの記事を執筆しているか、進捗や履歴を含めて一覧で把握できます。
必須項目の入力漏れ防止
ワークフローアプリのチェック機能により、入力ミスや抜け漏れがなくなります。
作成件数のモニタリング
登録された記事数をリアルタイムで確認でき、業務量が把握できます。
4. その他の業務への応用
「誰が」「何を」「どこまでやったか」を明確にし、履歴を残す必要がある業務に応用できます。
- 社内報やニュースレターの制作管理
- SNS投稿やキャンペーン原稿の作成フロー
- マニュアル・資料作成の進捗管理
- 動画やデザイン制作のレビュー・公開プロセス
- 問い合わせ対応文面のレビュー・承認管理
