1. 課題：手作業でのPDF化による負荷
RuleRule製薬は、新薬の研究開発に特化した製薬会社です。新しい知見や技術の進歩、安全性確保の観点から、社内規程を最新の規制や基準に適合させる必要があり、頻繁に見直しを行っています。
規程改廃を担当する総務部では、更新や保守のしやすさを考慮し、社内規程をMarkdown形式で管理しています。改訂時には、印刷に適したGoogleドキュメント版が自動で生成される仕組みになっています。
一方、法務部や監査室では多くの規程をPDF形式で保存する必要があり、その変換は現場で手作業によって行われていたため、業務負荷が生じていました。
2. 解決策：PDFファイルの自動生成
この課題に対し、プロセスオーナーはPDFファイルが自動で生成される仕組みを構築しました。
具体的には、Googleドキュメント生成後に、指定のGoogleドライブ内にPDFファイルが自動で保存されるようになります。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
1. 規程案入力 レビュア指名
起案者が規定案を入力し、レビュアを指名します。
件名に[案]
1.で入力した規程名に[案]というプレフィックスが付与された形で件名が適用されます。
AIチェック：差分／誤植
抽出された顧客に対し、自動的にメールが配信されます。
2. 規程案をレビュー
規程案が提出（※最提出含む）されると、指名レビュアは通知メールを受け取り、規定案をレビューします。
１X. 差戻対応
2.で差し戻しがあった場合は差し戻しに対応します。
件名に[トリサゲ]
1X.の後に取り下げた場合は、案件の件名に[トリサゲ]というプレフィックスが付与されます。
3. CEO承認/取締役会決議
2.を受け、CEOが承認・不承認を判断します。
件名に[成案]
3.で承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
“新規程”⇒mdファイル
Markdownファイルを保存
mdファイル⇒G_Drive
Markdownファイルを指定のGoogleドライブに保存⇒Googleドキュメントに変換。
件名に[廃案]
3.で不承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
After
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1. 規程案入力 レビュア指名
起案者が規定案を入力し、レビュアを指名します。
件名に[案]
1.で入力した規程名に[案]というプレフィックスが付与された形で件名が適用されます。
AIチェック：差分／誤植
抽出された顧客に対し、自動的にメールが配信されます。
2. 規程案をレビュー
規程案が提出（※最提出含む）されると、指名レビュアは通知メールを受け取り、規定案をレビューします。
１X. 差戻対応
2.で差し戻しがあった場合は差し戻しに対応します。
件名に[トリサゲ]
1X.の後に取り下げた場合は、案件の件名に[トリサゲ]というプレフィックスが付与されます。
3. CEO承認/取締役会決議
2.を受け、CEOが承認・不承認を判断します。
件名に[成案]
3.で承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
“新規程”⇒mdファイル
Markdownファイルを保存
mdファイル⇒G_Drive
Markdownファイルを指定のGoogleドライブに保存⇒Googleドキュメントに変換。
G_Drive Pdf Export
GoogleドキュメントをPDF形式に変換し、Googleドライブ内に保存。
件名に[廃案]
3.で不承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
3.効果
作業負担の削減
PDF出力作業が不要となることで、業務リソースを他の重要な作業に振り分けることが可能になります。
抜け漏れやミスの防止
出力忘れや形式のミスを防ぐことで、文書品質の一貫性と信頼性を高めます。
4. その他の業務への応用
社内広報文書の最終出力処理
承認済みの社内文書を自動でPDF化し、社員に配布。
会議資料の共有フロー
作成した議事録や資料を自動PDF化し、関係者へ一括配信。
契約書や申請書の保存処理
承認後にPDFとしてアーカイブすることで、証跡性と管理性を強化。
5. 提案資料
当社サービスの導入を検討いただく際の提案書サンプルです。課題に対する解決策の概要を記載しています。実際の相談内容に応じて、内容を個別にカスタマイズして提供いたします。
