社外申請から資料発行まで、全工程をデジタル化することで、業務プロセスのペーパーレス化を実現します。
1．課題：郵送による資料送付の手間とコスト
ガスインフラを支えるG社では、工事業者からの申請に基づいて配管図面を発行しています。
FAXではなく公開Webフォームで申請を受付できるようにし、FAX利用を廃止することができました（ソリューション：公開Webフォームによる申請の受付）。申請受付をデジタル化したことに続き、手間のかかる図面資料の印刷・郵送対応をペーパーレス化したいと考えていました。
2．解決策：メールによる資料送付
いくつかの主要な工事業者に確認をとり、紙ではなく電子ファイルで提供する変更について前向きであることが判明しました。プロセスオーナーは、図面資料がメールで送付されるようフローを変更します。
Before :
受付担当者が[1.受付確認]で申請内容を確認し、図面資料の電子ファイルを Questetra BPM Suite にアップロードします。承認者が[2.承認]で内容を承認します。受付担当者は、[3.発行]工程で図面資料を印刷・郵送していました。
After :
受付担当者が[1.受付確認]で申請内容を確認し、図面資料の電子ファイルを Questetra BPM Suite にアップロードします。承認者が[2.承認]で内容を承認すると、図面資料の電子ファイルを添付したメールが申請者に送付されます。
3．効果
3.1 申請から発行までの時間の短縮
- 紙での郵送がなくなることで、資料の印刷から送付までの時間が短縮されます。その結果、依頼者の元に資料が届くまでの期間が短縮できます。
3.2 コストの削減
- 郵送に伴う物理的な資材と運送コストが削減できます。
- 印刷・郵送する場合より、作業時間が減り、人件費が削減できます。
- 紙の使用を減らすことで、紙に関するコストを削減できます。
3.3 環境への配慮
- 紙の使用を減らすことで、環境負荷を減少させることができます。
4．事例展開
以下の業務でメールによる書類送付をできるようにします。
- 資料請求申込による送付
- 見積書の発行依頼による送付
- 請求書の発行・送付
