前談・・・
Que-Que システムズ社はクラウド SaaS ベンダです。同社の Web 制作チームは、自社製品の価値を伝えるため、利用方法の提案記事を製品の Web サイトに掲載しています。チームはまず100記事の公開を目標に、全員で日々奮闘しています。
1．課題：レビュアが迷う！毎月変わる担当ライター
記事作成は、ライター（4名）とレビュア（2名）が協力して行います。ライターが記事を作成し、レビュアは誤字脱字や内容の正確性をチェックします。問題がなければ、ライターが公開作業を行います。レビュー工程を通じて、一定の記事品質が保たれます。この一連のプロセスは、 BPMS （ビジネスプロセス・マネジメント・システム）で作成されたワークフローアプリで進捗が管理されています。
チームリーダーは、業務負荷を平準化するため、各レビュアに特定のライター2名の記事レビューを割り振っています（例：レビュア Cさんが担当するのは、Aさん・Bさん）。合わせて先月から、レビュアが担当するライターの組み合わせを毎月ローテーションすることにしました（例：レビュア Cさんが担当するのは、1月はAさん・Bさん。2月はEさん・Fさん）。これは、ライターにとって「異なる視点からのフィードバック」を得られるほうがスキル向上に有用であると考えたためです。
| 役割 | メンバ |
|---|---|
| ライター | A、B、E、F |
| レビュア | C、D |
レビュアが担当するライターは、毎月月初にチームリーダーから社内チャットで告知されます。
ライターから記事がレビューに回されると、レビュアのワークフローアプリの画面に「引き受け待ちリスト」として表示されます。その後、レビュアはリストから「今月担当するライター」が作成した記事のレビュー工程を引き受ける必要があります。
担当するライターが固定の場合、レビュアは誰を担当しているかを覚えていたのですが、毎月変わると覚えられません。そのため、レビューが引き受けられずに遅延したり、担当するライターを取り違えたりするミスが発生しています。
2．解決策：レビュア割り当てを自動化する
チームリーダー（プロセスオーナー）は、記事作成工程とレビュー工程の間に自動分岐（分岐 XOR ゲートウェイ）を追加します。
これにより、例えば、ライターAさんが記事作成を処理した場合、当月の担当レビュアである C さんにレビュー工程が割り当てられます。
Before :
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- 1-1.記事作成
- 2. レビュー
- 修正がある場合は、1-2.修正へ
- 3. 公開
After :
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- 1-1.記事作成
- データ項目「ライター」に、処理したライターがセットされる
- 分岐 XOR ゲートウェイ
- データ項目「ライター」を参照し、 どちらかのレビュー工程に分岐します
- 2-a. レビュー、2-b. レビュー
- 3. 公開
Compare Before/After
After 2（もう一つの方向性）
3．効果
- 業務効率化
- 担当レビュアの割り当てが自動化されることで、担当ミスや混乱が防止されます。
- スムーズなレビュア割当により、レビューの遅延が減少します。
- 業務の柔軟性向上
- レビュアの負担やスケジュールに応じて、対象のライター数を柔軟に変更できます。
- 他業務の逼迫などの突発的な状況に対してもリソース配分を最適化することが可能です。
