資料ダウンロードのログ活用も！
1. 課題: 大容量添付ファイルの未達
◯◯ソフト社ではプロジェクト管理ソフトを提供しており、見込み顧客を獲得するためにプロジェクト管理に関連したホワイトペーパーを配布しています。ホワイトペーパーは請求があると自動的にメールで送信される仕組みになっています。
1ヶ月前にホワイトペーパーが改定されてから、「ホワイトペーパーが届かない」という連絡が増加しました。調査の結果、改定後のホワイトペーパー（PDF）のファイルのサイズが約2倍に増加したことが一因である可能性があることがわかりました。このため、受信側メールサーバーの制限により、メールを受信できないケースが増えたと推測されます。
これにより、以下の課題が発生しています。
- ホワイトペーパーを受信できなかった方々から問い合わせの電話が増えている
- 別の方法でホワイトペーパーを提供するための追加作業が生じている
迅速に対応策を検討し、顧客満足度の向上と業務の効率化を図る必要があります。
2. 解決策: ダウンロードリンク
プロセスオーナーは、ホワイトペーパーの配布方法を見直し、メールにファイルを添付する代わりに、ダウンロード用URLを案内する方法に変更しました。
具体的には、クラウドストレージ “Box” に関する次の自動処理工程をワークフローに組み込みました。
- フォルダを作成
- フォルダにホワイトペーパーのファイルをコピー
- フォルダに [共有リンク] を作成
そして、[共有リンク] が作成されたフォルダのURLがメールで案内されるように設定しました。
Before
クラウドストレージ “Box” に予めホワイトペーパーA、Bのファイルが登録されています。
0.WP(ホワイトペーパー)請求フォーム
請求者は、メールアドレスを入力し、希望する資料を選びます。（ホワイトペーパーA、B）
T1.WPファイル(A)ダウンロード
ホワイトペーパーAが選ばれている場合、Boxに保存されたファイルAがワークフローシステムに自動的にダウンロードされます。
T2.WPファイル(B)ダウンロード
ホワイトペーパーBが選ばれている場合、Boxに保存されたファイルBがワークフローシステムに自動的にダウンロードされます。
U.請求者へメール
請求者にホワイトペーパーが添付されたメールが送信されます。
After
クラウドストレージ “Box” に予めホワイトペーパーA、Bのファイルが登録されています。(Beforeと同じ)
0.WP(ホワイトペーパー)請求フォーム(Beforeと同じ)
請求者は、メールアドレスを入力し、希望する資料を選びます。（ホワイトペーパーA、B）
S1.フォルダ作成
Boxにフォルダが自動作成されます。
S2.フォルダ共有リンク作成
作成されたフォルダに [共有リンク] が作成されます。
T3.WPファイル(A)コピー
ホワイトペーパーAが選ばれている場合、ファイルAが作成されたフォルダにコピーされます。
T4.WPファイル(B)コピー
ホワイトペーパーBが選ばれている場合、ファイルBが作成されたフォルダにコピーされます。
U.請求者へメール
請求者に、ホワイトペーパーファイルのダウンロード用URL（ [共有リンク] が作成されたフォルダのURL）が書かれたメールが送信されます。
3. 効果
顧客満足度の向上
ホワイトペーパーが確実に届けられる可能性が高まり、顧客の不満が軽減されます。
業務効率の向上
ファイル容量が原因でホワイトペーパーが届かないときに発生していた作業がなくなります。
コスト削減
手作業の削減により、人的コストが減少します。
ブランドイメージの向上
迅速かつ確実な対応ができることで、企業の信頼性が高まります。
ダウンロードログの取得
顧客のダウンロードログが記録されます。例えば、ダウンロードしていない顧客に別途連絡をとり、ダウンロードを促す、というようにログを活用できます。
4. 他業務での応用
次のような業務での応用が考えられます。
見積書提出
見積もり依頼者（見込み顧客）に対して、依頼内容に基づいて生成された見積書ファイルのダウンロードURLが送信されます。
不動産業の物件情報提供
物件を求める見込み顧客に対して、指定された物件の詳細情報ファイルのダウンロードURLが送信されます。
旅行業での旅程表提供
ツアーへの予約をした顧客に対して、生成された予約確認書や旅程表が送信されます。
