請求件数が増加しても対応できるように。
1. 課題: ファイル誤送信リスク
プロジェクト管理ソフトを開発・販売する◯◯ソフト社では、見込み顧客を獲得するためにホワイトペーパーを配布しています。この配布作業は、ワークフローシステムを利用して以下の手順で行われます。
- 請求者: Web フォームで希望するホワイトペーパー（2種類のうち1つ、または両方）を選択して請求する
- ファイル添付担当者: PC に保存されたファイルをワークフローシステムにアップロードする
- チェック担当者: 請求内容と添付ファイルの一致を確認する
- (自動): 添付ファイル付きのメールが請求者に送信される
最近、ホワイトペーパーの人気が高まり、1日あたりの請求件数が3ヶ月前に比べて3倍以上に増加しています。しかし、従来の手動によるファイル添付処理がボトルネックとなり、以下のような課題が発生しています。
- 担当者の負担増加: 請求件数の増加に伴い、ファイル添付担当者とチェック担当者の作業量が増加し、本来の業務に支障が出ています。
- ファイル誤送信のリスク: ファイル添付が手作業で行われるため、請求内容と異なるファイルが誤って添付されるミスが発生しています。現状ではチェック担当者によって誤送信は防がれていますが、作業量が増えることで見落としが増えるリスクがあります。
2. 解決策: ファイル添付の自動化
プロセスオーナーは、ホワイトペーパー請求対応フローに、クラウドストレージ “Box” のファイルをダウンロードする自動工程を組み込みました。請求受付からホワイトペーパー送信までの業務が完全自動化されます。
Before
0.WP(ホワイトペーパー)請求フォーム
請求者は、メールアドレスを入力し、希望するホワイトペーパーを選びます。（ホワイトペーパーA、B）
1.ファイル添付
ファイル添付担当は、請求内容を確認し、パソコンに保存されたホワイトペーパー(ファイル)を添付(アップロード)します。
2.添付ファイル確認
チェック担当は、添付されたファイルが請求内容と一致していることを確認します。間違っている場合には差し戻します。
U.請求者へメール
請求者にホワイトペーパーが添付されたメールが送信されます。
After
クラウドストレージ “Box” に予めホワイトペーパーA、Bのファイルが登録されています。
0.WP(ホワイトペーパー)請求フォーム(Beforeと同じ)
請求者は、メールアドレスを入力し、希望する資料を選びます。（ホワイトペーパーA、B）
T1.WPファイル(A)ダウンロード
ホワイトペーパーAが選ばれている場合、Boxに保存されたファイルAがワークフローシステムに自動的にダウンロードされます。
T2.WPファイル(B)ダウンロード
ホワイトペーパーBが選ばれている場合、Boxに保存されたファイルBがワークフローシステムに自動的にダウンロードされます。
U.請求者へメール(Beforeと同じ)
請求者にホワイトペーパーが添付されたメールが送信されます。
3. 効果
手作業による誤送信リスクの解消
ファイルの自動添付により、手作業が不要になります。請求内容と異なるファイルが送信されるリスクが解消されます。
担当者の負担軽減
自動化により、ファイル添付やチェック作業が不要となり、担当者の作業負担が軽減され、本来の業務に集中できるようになります。
処理速度の向上
自動化によって、ホワイトペーパーの請求から送信までの処理時間が短縮されます。
業務効率の向上
自動化により、同じ時間内に処理できる請求件数が増加します。
スケーラビリティの向上
請求件数が増加しても、自動化されたシステムによりスムーズに対応できます。
4. 他業務での応用
本記事で紹介した改善は、手作業で行っていたファイルの添付を自動化・無人化するものです。次のような業務での応用が考えられます。
見積書提出
見積もり依頼者（見込み顧客）に対して、依頼内容に基づいて生成された見積書ファイルが送信されます。
不動産業の物件情報提供
物件を求める見込み顧客に対して、指定された物件の詳細情報ファイルが送信されます。
旅行業での旅程表提供
ツアーへの予約をした顧客に対して、生成された予約確認書や旅程表が送信されます。
