「認識のズレ」を解消し、チームワークで無駄な作業を低減！
◯◯デザイン社は、印刷物やWebサイト制作のデザインを請け負う制作会社です。
ディレクターが依頼者となり、プロジェクト進行において必要な制作や修正をデザイナに依頼しています。
1．課題：コミュニケーション不足による作業の無駄
〇〇デザイン社では、案件ごとにディレクターがデザイナに依頼し、個別で作業を進めていました。しかし、このやり方ではチームメンバ間の認識ズレや、情報共有不足が頻発していました。
具体的には、デザイナが作成したデザインに対して、チームメンバそれぞれが異なる意見を出し、デザインが何度も修正されるケースがありました。また、情報共有が十分に行われていないため、同じデザインを重複して作成してしまうこともありました。
2．解決策：メールで自動共有
デザイナへの制作依頼が、デザインチームのメーリングリストで共有されるようワークフローを改編します。
Before:
ディレクターが依頼工程に入力すると、自動的にデザイナに依頼内容が共有され、工程完了後、ディレクターにレビュー依頼が届きます。レビュー結果がNGであればデザイナに差し戻し、OKであれば作業完了。
After:
ディレクターが依頼工程に入力すると、自動的にデザイナに依頼内容が共有されます。同時に、チームMLにメールで依頼内容を共有します。
3．効果
3.1 認識のズレの解消
- チームメンバ全員が同じ依頼内容を共有することで、一貫したデザイン・制作を進めることができます。
- デザイナが作成したデザインに対して、チームメンバそれぞれが異なる意見を出すような状況を減らし、無駄な修正依頼を防ぐことができます。
3.2 作業の無駄の削減
- 依頼内容を共有することで、チームメンバ全員が状況を把握し、重複作業を避けることができます。
- 同じデザインを複数人が作成してしまうようなミスを防ぎ、作業効率を向上させることができます。
3.3 属人化の防止
- 依頼内容がメールで共有されることで、個人のみに依存することなく、チーム全体で作業を進めることができます。
- 個人に依存しない仕組みを構築することで、業務の安定化を実現します。
4．事例展開
営業活動
営業担当者が顧客に提案内容を送信する際に、チームメンバとメールで自動的に共有することで、意思決定が迅速化されます。
顧客サポート
顧客から問い合わせがあった際に、担当者がメールで自動的に問い合わせ内容を共有することで、対応漏れを防ぎ、迅速かつ丁寧な顧客対応を実現することができます。
資料作成
資料内容に関する意見や修正依頼を、関係者全員にメールで自動的に共有することで、認識のズレを防ぎ、効率的に資料を作成することができます。
