ソリューション概要
- チームで制作した記事数の集計を、週一回手作業で行っていた
- チーム全体進捗がリアルタイムでわからず、チームの一体感が生まれにくかった
- 集計自動化による即時共有でメンバの士気が向上した
1．課題：公開記事件数の進捗共有が遅い
Que-Que システムズ社は、クラウド SaaS ベンダです。
同社の Web 制作チームは、自社製品に価値を感じてもらうべく、利用方法の提案記事を製品 Webサイトに掲載しています。まずは100記事の掲載を目指して、チームメンバ全員で日々奮闘中です。
チームメンバのうち4名がページを執筆・編集し、ベテランメンバ2名がレビューします。これにより、一定の記事品質を保っています。記事の作成やレビューは、BPMS(ビジネスプロセス・マネジメント・システム）で作成されたワークフローアプリを使い、進められます。
記事が公開された場合、自動的にメンバ全員に通知が届きます。一方、累計の公開記事件数は、週次でチームリーダーが手動で集計してメンバに共有しています。そのため、日々の目標達成に対する意識が薄れる可能性があります。
2．解決策：公開記事数を自動集計
チームリーダー（プロセスオーナー）は、記事公開完了時の通知文面に、記事の累計件数が自動的に記載されるようにワークフローを改編します。
具体的には、記事が公開された場合、公開記事の情報をGoogle スプレッドシートに自動的に行として追加します。その後、Google スプレッドシート上では、あらかじめ設定された関数で行数がカウントされます。その上で、ワークフローアプリが行数を自動取得することで、公開報告への行数記載が可能になります。
Before :
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- 1-1.記事作成
- 2. レビュー
- 3. 公開
- 3x. 公開報告
- 記事の公開が完了した旨、オープンチャット（※）で部内に共有されます。
※オープンチャットとは『オープンチャット』は Questetra BPM Suite に備わっている社内SNS機能です。
After :
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- 1-1.記事作成
- 2. レビュー
- 3. 公開
- 3x. spreadsheet 行追加
- 指定したスプレッドシートに行が追加されます
- 4x. 件数取得
- スプレッドシートが計算した、公開済みの記事行数が取得されます
- 5x. 公開報告（件数共有）
- 記事の公開が完了した旨と合わせて、取得された件数が、オープンチャットで部内に共有されます。
Compare Before/After
3．効果
- 集計の簡素化
- これまではチームリーダーが都度手動で完了した件数を確認していましたが、ワークフローアプリを通じて公開記事数が自動で集計され、リアルタイムに進捗が把握できるようになります。これにより、確認作業の負担が軽減され、管理がより効率化されます。
- チームメンバのモチベーション向上
- 公開された記事に累計件数が自動的に通知されることで、チームメンバーは自身の貢献がリアルタイムで可視化されます。
- また、チームが100件の目標に向けてどれだけ進捗に寄与しているかを把握できるため、達成感やモチベーションが高まりやすくなります。
