投稿モレは毎朝の自動開始が防ぐ

※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。

1. 課題：SNS投稿の予約漏れ

森のショッピング株式会社の広報部では、商品の認知度向上と販売促進を目的に、毎日1件の自社商品紹介をSNSで発信する定例業務を行っています。

この業務は部内全員で分担していますが、「誰かが着手しているかも」という思い込みや、まだ誰も対応していないかの確認が手間となり、投稿予約が漏れてしまうことがありました。

その結果、誰も投稿予約を行わず、SNS投稿が漏れてしまうケースが発生しました。これにより、予定していた商品の認知度向上や販売促進が十分に行えなくなる可能性があり、課題となっています。

2. 解決策：タイマーによる業務自動開始

プロセスオーナーは、平日の午前7時に業務が自動的に開始されるよう改編し、締切時間も設定しました。これにより、平日午前7時に部内全員のタスクに『SNS投稿』（15時締切）が追加されるようになりました。（※）

この改編によって、担当者は手動で業務を開始する必要がなくなり、業務の進行状況を都度確認する手間も削減されました。

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3. 効果

投稿漏れの防止

業務をタイマーで自動開始することで、担当者が開始のタイミングを把握でき、投稿漏れのリスクが軽減されます。

担当者間のストレス軽減

「既に誰かが着手しているのではないか」といった確認や遠慮が減り、担当者の心理的負担が軽くなることで、業務の進行がスムーズになります。

担当者の負担軽減

手動での業務開始や確認作業が不要となり、担当者の負担が軽減され、他の業務に集中する時間が増えます。

4. その他の業務への応用

日報や定例報告の作成・提出

毎日決まった時間に報告業務を行う場合、タイマーで自動開始・締切を設定することで、担当者の確認作業や未提出のリスクを減らし、効率化が期待できます。

在庫や売上データの定期更新

特定のタイミングで行う在庫確認や売上データの更新も、タイマーを使うことで忘れ防止やデータ更新のタイミングを管理しやすくなります。

定例ミーティングの準備やアジェンダ設定

定例ミーティングの準備やアジェンダ作成の通知も、タイマーによる自動開始を設定することで、担当者間の手間が減り、確実な準備が行えます。