森のショッピング株式会社は、アパレルや雑貨商品を扱うオンラインショップで、オンラインショッピングモールに出店しています。商品の仕入れから販売ページの制作まで、すべて自社で一貫して行っています。
社内には商品部、広報部、制作部などの複数の部署があり、各部署が連携して業務を進めています。広報部は外部アンバサダーと協力し、販売促進活動を行います。
インフルエンサーのクジャクさんは、森のショッピング株式会社と提携し、新商品のレビューをSNSに投稿する外部アンバサダーとして、広報活動に協力しています。
クジャクさんは商品を受け取りレビューを作成します。その後、広報部の指示やキャンペーン開始に合わせて、XやInstagramなどのSNSに商品の使用感を写真や動画付きで投稿し、魅力的なコンテンツを発信します。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：SNS投稿のシェア忘れ
森のショッピング株式会社では、新商品の販売ページが完成すると、広報部が外部アンバサダーに商品を送り、アンバサダーが自身のSNSにレビューを投稿します。その後、広報部はそのレビューをプロモーションに最適なタイミングで公式SNSにシェアし、宣伝活動を行います。
しかし、広報部では複数のプロジェクトが同時に進行していることから、広報部内での情報共有が不十分となり、進捗管理が煩雑化するという問題が発生しています。特に、手作業でスケジュール管理を行っているため、各担当者が進行状況を個別に管理しており、全体を一元管理できていない状況です。この結果、情報伝達の遅れや、シェアタイミングの調整がうまくいかず、シェア漏れや遅延が発生するリスクが高まっています。
このような状況では、商品の宣伝効果が十分に発揮されず、販売直後の注目度が低下する可能性があります。
2. 解決策：シェア予定日を共通カレンダーに自動追加
プロセスオーナーは、ワークフローに自動工程「Google カレンダー: 予定追加」を組み込みます。
これにより、各商品のSNSシェア予定日が自動的に共通カレンダーへ反映され、全体の進捗が一元管理できるようになります。
Before
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商品発送
広報担当はアンバサダーに宣伝して貰いたい商品を発送します。
発送通知
外部アンバサダーに、商品の発送が自動通知されます。
SNS投稿
商品を使用したアンバサダーが、商品レビューをSNSに投稿します。投稿が締切に間に合わなかった場合、この依頼は終了します。
公式SNS投稿（シェア）
広報部が、公式SNSでアンバサダーのレビュー投稿をシェアします。商品内容に誤りがある場合、広報部はアンバサダーに投稿内容修正を依頼します。
関係者に共有
公式SNSでレビュー投稿がシェアされたことが、関係者に通知されます。
宣伝費精算
経理部が、アンバサダーへの支払いを精算します。
支払通知
アンバサダーに報酬の支払いが通知されます。
After
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商品発送
広報担当はアンバサダーに宣伝して貰いたい商品を発送します。
シェア予定日自動追加
Google カレンダーに、公式SNSでのシェア予定日が追加されます。
発送通知
外部アンバサダーに、商品の発送が自動通知されます。
SNS投稿
商品を使用したアンバサダーが、商品レビューをSNSに投稿します。投稿が締切に間に合わなかった場合、この依頼は終了します。
公式SNS投稿（シェア）
広報部が、公式SNSでアンバサダーのレビュー投稿をシェアします。商品内容に誤りがある場合、広報部はアンバサダーに投稿内容修正を依頼します。
関係者に共有
公式SNSでレビュー投稿がシェアされたことが、関係者に通知されます。
宣伝費精算
経理部が、アンバサダーへの支払いを精算します。
支払通知
アンバサダーに報酬の支払いが通知されます。
3. 効果
“シェア予定日を共通カレンダーに自動追加” することで、手作業でのスケジュール管理が不要となるため、各担当者間での情報共有がスムーズに進み、進捗管理の効率が大幅に向上します。これにより、シェア漏れや遅延を防ぎ、商品の宣伝効果を最大限に引き出すことが期待されます。
進捗管理の改善
複数のプロジェクトが同時進行している中で、カレンダー連携により進捗管理がスムーズになり、混乱が減少します。
宣伝効果の最大化
タイムリーなSNSシェアによって、商品発売直後の宣伝効果が最大化され、販売直後の注目度を高めることができます。
アンバサダーとの連携強化
アンバサダーの投稿タイミングと公式SNSのシェアが整合性を持つことで、宣伝効果が向上し、外部パートナーとの協力関係がより強固になります。
4. その他の業務への応用
イベント運営・管理
イベントやセミナーの準備や広報活動において、リマインダーやカレンダーを活用して作業日程を管理すれば、準備不足や当日のトラブルを防ぐことができます。
顧客対応やサポート業務
顧客からの問い合わせやフォローアップのタイミングをカレンダーに登録し、リマインダーで通知することで、対応漏れを防ぎ、顧客満足度を向上させることができます。
チーム全体のタスク管理
チーム内で各メンバーのタスクや進捗状況をカレンダーで共有することで、業務の重複や抜け漏れを防ぎ、チーム全体の生産性向上につながります。
