関連部門の意見集約の実効性を高めつつ、スピーディな改善を。
1．課題：レビュー依頼が放置される
業種：製造業（産業機器メーカー）
S社では、「顧客から信頼されること」を最優先の行動規範としています。顧客の期待に応えるためには、製品の品質を保つことが重要です。このため、製品図面に不備があった場合、販売に関連する部門に属している社員であれば、いつでも開発部門に対し図面修正依頼の起票が可能です。
起票された修正依頼は、起票者のマネージャ承認後、関連部門から指摘を貰う「事前レビュー工程」後に、該当の開発部門に依頼されます。
事前レビュー工程は、全ての関連部門からのレビューを貰うことで完了します。指摘がある場合、レビューはすぐに貰えることが多いです。しかし、特に指摘がない場合、レビュー依頼の緊急性が低く見なされることがあります。これは、指摘がないことで問題が少ないと判断され、他の緊急性の高い業務が優先されるためです。このため、レビュー工程が完了せず、修正のリードタイムが長期化することが度々発生しています。
2．解決策：事前レビューの〆切を設ける
プロセスオーナーは、関連部門の「事前レビュー」工程が7日間処理されなかった場合に、自動で工程を終了させる処理を追加します。
Before :
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- 1.起票
- 2.マネージャ承認
- 3-1. / 3-2. / 3-3. 確認
- 関連部門は、見解を入力します。
- 4.開発へ依頼
- 起票者は、該当製品を開発している部門を選択し、作業を依頼します。
- 5-1. / 5-2.修正
- 開発部門担当者は、図面を修正します。
- 6-1. / 6-2. 承認
- 開発部門の課長は、修正を承認します。
- 7-1. / 7-2. / 7-3. 確認
- 関連部門は、修正後の内容を確認します。
After :
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- 1.起票
- 2.マネージャ承認
- 3-1. / 3-2. / 3-3. 確認
- 関連部門は、見解を入力します。
- 7日間処理が完了しない場合、工程が終了します。
- 4.開発へ依頼
- 起票者は、該当製品を開発している部門を選択し、作業を依頼します。
- 5-1. / 5-2.修正
- 開発部門担当者は、図面を修正します。
- 6-1. / 6-2. 承認
- 開発部門の課長は、修正を承認します。
- 7-1. / 7-2. / 7-3. 確認
- 関連部門は、修正後の内容を確認します。
Compare Before / After
3．効果
レビュー待ち時間の短縮
- 自動で工程を終了させることで、指摘がない場合でもレビュー待ち時間が大幅に短縮されます。これにより、無駄な遅延が減り、全体のリードタイムが改善されます。
作業効率の向上
- レビューが迅速に完了することで、開発部門は早期に修正作業に取り掛かることができ、全体の作業効率が向上します。結果として、製品の品質向上と顧客満足度の向上に繋がります。
