契約更新漏れは、仕組みで防ぐ

DejiDejiコンサルティング社は、現在、約30社の顧客企業とDX推進支援に関する業務委託契約を締結しています。契約期間は3か月から1年程度で、そのうち約8割の顧客が契約を更新しています。営業部の契約管理担当者は、営業担当者がシステムに登録した顧客情報を参照し、契約終了の60日前および30日前に、顧客へ更新意思確認のメールを手作業で送信しています。

しかし、契約管理担当者は他の業務も並行して担当しているため、業務が立て込むと、連絡すべきタイミングでメールを送信できない場合があります。連絡が遅れると、顧客は更新可否を判断するための検討時間を十分に確保できません。

その結果、更新意思確認が遅れ、契約更新の機会を逃すリスクが生じていました。このような連絡の遅れは、解約率の上昇や追加フォローの増加を招き、営業担当者の業務負荷をさらに高める要因となっていました。

プロセスオーナーは、契約更新プロセスの中にタイマー中間イベントを組み込み、指定された日にメールが自動送信される仕組みを構築しました。

具体的には、担当者が事前にメール内容を作成し、送信に不備がないかを確認（承認）します。承認後はプロセスが自動的に進行し、あらかじめ設定された送信日（60日前・30日前）まで待機します。送信日になると、メールが自動送信されます。

これにより、決められた期日に確実に顧客へ連絡が届く状態が整いました。

更新連絡の確実な実施

指定日に自動送信されるため、メール送信漏れが発生せず、更新機会を逃さなくなりました。

担当者業務負荷の軽減

日次の確認作業や送信作業が不要となり、他の業務に集中できるようになりました。

顧客信頼性の向上

適切なタイミングで連絡が届くことで、顧客に安心感を与え、継続率の維持につながりました。