上司承認後に押印済の見積書PDFを自動生成し、作業負荷削減と顧客提出までのスピードアップを実現します。
1．課題：時間のかかる見積書作成プロセス
顧客に提出する見積書の作成は、効率的に処理することが求められます。 しかし、Excelで見積書を作成し、上司の承認を得た後、印刷して押印をもらう、というプロセスは非常に時間がかかります。また、印刷ミス等による手戻りが問題となります。
2．解決策：上司承認後に押印済の見積書PDFを自動生成
プロセスオーナーは、見積内容の上司承認後、押印済の見積書PDFが自動生成されるよう処理を改編します（見積書PDFの生成元となる台紙ファイルに押印をあらかじめ含めておきます）。
Before :
営業担当者は、Excelで見積書を作成し、ファイル添付して起案します。上司承認を得た後に見積書を印刷し、印刷した書類に押印をもらっていました。
After :
営業担当者は、見積データを入力して起案します。上司が承認すると、見積データを元に押印済の見積書PDFが自動生成されます。
自動PDF生成が可能なツール一覧
- DocRaptor
- Adobe PDF Services
3．効果
3.1 見積書作成に関わる作業時間の短縮
- 営業担当者は、見積書作成から承認・押印までの時間を大幅に削減できます。
- 削減した時間を、他の営業活動に充てることができます。また、面倒な作業から解放されることで、担当者のモチベーションを向上させます。
- 物理的な印刷・押印が不要となり、顧客への提出が迅速に行えます。見積修正時の再作成もスピーディに対応できます。
3.2 見積書の正確性の向上
- 自動生成されるPDFは、入力データに基づいているため、手作業でのミスが削減され、データの正確性が向上します。
3.3 データ管理の効率化
- 営業の管理者は、過去に提出した見積書の内容・進捗状況をリアルタイムで確認できます。
4．事例展開
顧客に提出する作業報告書PDFの自動生成、請求書PDFの自動生成
