一部を自動化するだけで大きな効果！
1. 課題: 発注処理が手作業
KotuKotu研究所では、研究に必要な試薬や資材の購買業務において、研究案件の増加により購買担当者の負担が増大しています。発注処理の件数が増え、特に年度末には発注が集中し、残業を余儀なくされる担当者も出ています。
現在、発注は主にメールを通じて行われており、購買担当者は承認された注文内容をメールで発注先に送信し、何度かのやり取りを経て注文を完了させています。このプロセスは手作業で行われるため、案件が増えるほど担当者の負担も増えてしまいます。
今後も研究案件が増加することが予想されるため、業務の効率化を図り、担当者の負担を軽減することが急務です。購買業務をよりスムーズに進めるための改善策が求められています。
2. 解決策: 特定取引先への発注メールを自動化
プロセスオーナーは、過去6か月間の購買案件を詳細に分析した結果、全体の60%が「XXバイオテック」への発注であることを確認しました。そこで、「XXバイオテック」と協議し、KotuKotu研究所が指定された形式で発注内容を記載したメールを送信するだけで、正式な発注とみなされる取り決めが成立しました。
この合意に基づきプロセスオーナーは、発注先が「XXバイオテック」の場合、発注内容を含んだメールを自動送信するメッセージ送信中間イベントを、購買フローに追加しました。
これにより、発注先が「XXバイオテック」の場合、承認済みの注文内容が自動的にメールに差し込まれ、発注メールとして送信されるようになりました。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
1.申請
購買担当者は購入する品目、数量、金額、希望納期などの情報を入力します。
2.承認
上司は申請内容を確認し、予算状況を考慮した上で “承認” または “差し戻し” を行います。
1-1.差し戻し対応
購買担当者は、申請が差し戻された理由を確認し、申請内容を修正します。
3.発注
承認内容に基づき発注手続きを進め、納品予定日などの発注情報を入力します。
(分岐 AND ゲートウェイ)
「4.経理に報告」工程と「5.支払い」工程の同時並行を可能とするワークフローアイテムです。
4.経理に報告（[締め切り]設定あり）
購買担当者は、納品されたものを確認し、納品書番号などを入力します。この工程が処理されない場合、締切日（納品予定日）の翌日にアラートが購買担当者に通知されます。
5.支払い
経理部門は請求書を受け取った後、[引き受け待ち] リストから該当する購買案件を見つけて支払います。その後、支払い結果（支払日、支払い方法など）を入力します。
m2.報告メール
購買担当者が「4.経理に報告」工程を処理すると、経理部門に報告メールが自動送信されます。
x1.CSVデータ生成
上流で入力された業務データにもとづいて、CSVデータが自動生成されます。
x2.CSVファイル生成
「x1.CSVデータ生成」工程で生成された CSV データを元に CSV ファイルが自動生成されます。
x3.CSVアップロード
「x2.CSVファイル生成」工程で生成された CSV ファイルが、クラウドストレージ「Box」に自動アップロードされます。
After
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1.申請
購買担当者は購入する品目、数量、金額、希望納期などの情報を入力します。
2.承認
上司は申請内容を確認し、予算状況を考慮した上で “承認” または “差し戻し” を行います。
1-1.差し戻し対応
購買担当者は、申請が差し戻された理由を確認し、申請内容を修正します。
3.発注
承認内容に基づき発注手続きを進め、納品予定日などの発注情報を入力します。発注先が “XXバイオテック” の場合は、発注手続きは必要ありません。
m1.発注メール
発注先が “XXバイオテック” の場合、定められた形式の発注内容が書かれたメールが “XXバイオテック” に自動送信されます。
(分岐 AND ゲートウェイ)
「4.経理に報告」工程と「5.支払い」工程の同時並行を可能とするワークフローアイテムです。
4.経理に報告（[締め切り]設定あり）
購買担当者は、納品されたものを確認し、納品書番号などを入力します。この工程が処理されない場合、締切日（納品予定日）の翌日にアラートが購買担当者に通知されます。
5.支払い
経理部門は請求書を受け取った後、[引き受け待ち] リストから該当する購買案件を見つけて支払います。その後、支払い結果（支払日、支払い方法など）を入力します。
m2.報告メール
購買担当者が「4.経理に報告」工程を処理すると、経理部門に報告メールが自動送信されます。
x1.CSVデータ生成
上流で入力された業務データにもとづいて、CSVデータが自動生成されます。
x2.CSVファイル生成
「x1.CSVデータ生成」工程で生成された CSV データを元に CSV ファイルが自動生成されます。
x3.CSVアップロード
「x2.CSVファイル生成」工程で生成された CSV ファイルが、クラウドストレージ「Box」に自動アップロードされます。
ワークフロー図の Before After をスライダーで比較
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
3. 効果
業務効率の向上
発注メールの自動化により、手作業の時間が大幅に削減され、担当者が他の重要な業務に時間を割けるようになります。これにより、全体的な業務効率が向上します。
ヒューマンエラーの削減
手作業での発注処理ではミスが発生しやすいですが、自動化によってデータの入力ミスや見落としが減り、精度が向上します。これにより、発注ミスや対応遅延が減少し、信頼性が高まります。
担当者の負担軽減
特に繁忙期における負担が軽減され、ストレスの低減やモチベーションの向上につながります。結果的に従業員の生産性や仕事満足度も高まることが期待されます。
4. 他業務での応用
本記事のようにメール送信を自動化する業務改善は、次のような業務に応用できます。
顧客サポート
問い合わせに対する自動応答や、よくある質問への自動返信により、対応時間を短縮し、顧客満足度を向上させます。
受注確認
顧客からの注文を受けた際に、自動で受注確認メールを送信し、取引の透明性とスピードを向上させます。
イベント通知
セミナーやウェビナーなどのイベント開催前に、登録者に自動でリマインドメールを送信し、参加率を向上させます。
