※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：件名の更新漏れ
RuleRule製薬は、新薬の研究開発に特化した製薬会社です。新しい科学的知見や技術の進歩、安全性の確保の観点から、社内規程を最新の規制や基準に適合させる必要があり、頻繁に見直しを行っています。
規程改廃の多くは、以前に成案となった規程をもとに修正・再申請される形で行われます。成案となった規程には、件名の先頭に「[成案]」というプレフィックスが自動で付与されます（例：「[成案]取締役会規程」）。 しかし再利用時にこの表記を削除しないまま申請されるケースが多く、件名の編集ミスが繰り返し発生していました。
※プレフィックスとは…件名の先頭に「カテゴリを表す情報」を付与することで、案件の種類を一目で判別しやすくする方法です。
2. 解決策：件名の自動設定
この課題を解決するため、プロセスオーナーは、件名の編集権限を『表示のみ』（編集不可）にセットしました。また、案件が次の工程に進むと、件名が自動的に代入されるように設計しました。
具体的には、前工程で入力された『規程名』に「[案]」というプレフィックスを付けた形式（例：「[案]取締役会規程」）が適用されます。
Before
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1. 規程案入力 レビュア指名
起案者が規定案を入力し、レビュアを指名します。
AIチェック：差分／誤植
旧規程が入力されている場合は、AIにより新旧規程対照表が作成されます。
2. 規程案をレビュー
規程案が提出（※最提出含む）されると、指名レビュアは通知メールを受け取り、規定案をレビューします。
1X. 差戻対応
2.で差し戻しがあった場合は差し戻しに対応します
件名に[トリサゲ]
1X.の後に取り下げた場合は、案件の件名に[トリサゲ]というプレフィックスが付与されます。
3. CEO承認/取締役会決議
2.を受け、CEOが承認・不承認を判断します。
件名に[成案]
3.で承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
件名に[廃案]
3.で不承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
After
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1. 規程案入力 レビュア指名
起案者が規定案を入力し、レビュアを指名します。
件名に[案]
1.で入力した規程名に[案]というプレフィックスが付与された形で件名が適用されます。
AIチェック：差分／誤植
旧規程が入力されている場合は、AIにより新旧規程対照表が作成されます。
2. 規程案をレビュー
規程案が提出（※最提出含む）されると、指名レビュアは通知メールを受け取り、規定案をレビューします。
１X. 差戻対応
2.で差し戻しがあった場合は差し戻しに対応します。
件名に[トリサゲ]
1X.の後に取り下げた場合は、案件の件名に[トリサゲ]というプレフィックスが付与されます。
3. CEO承認/取締役会決議
2.を受け、CEOが承認・不承認を判断します。
件名に[成案]
3.で承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
件名に[廃案]
3.で不承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
3. 効果
- タイトル編集ミスを防止
- 人の手による誤入力を排除できるため、情報の正確性と業務の信頼性が向上しました。
- 担当者の作業負荷を軽減
- 編集作業が不要になり、関係者の工数を削減し、本質的な業務に集中できます。
4. その他の業務への応用
- 契約書や申請書類の管理プロセス
- 統一された命名ルールにより、書類の検索性と保管の整合性が確保できます。
- 社内通知文のテンプレート運用
- フォーマットを自動化することで、誤送信や表記ゆれによる混乱を防げます。
- 品質文書の更新プロセス
- タイトルのバージョン管理を自動化することで、誤用や古文書との混在を防ぎ、品質保証にも貢献できます。
5. 提案資料
当社サービスの導入を検討いただく際の提案書サンプルです。課題に対する解決策の概要を記載しています。実際の相談内容に応じて、内容を個別にカスタマイズして提供いたします。
