議事録のファイル名を命名規則に従って変換し、保管することで、検索性を向上させます。
1. 課題: 過去の議事録ファイルを見つけづらい
◯◯製作所社の総務部は、部内会議等、全ての社内会議において議事録の作成を徹底しています。これにより、全社スタッフは、過去の議事録を参照し、社内ルールを遵守しています。
しかし、議事録ファイルを会議名や日付でキーワード検索しても見つからない事例が散見されています。議事録作成時、ファイル名に対する命名規則の不徹底が原因です。このため、スタッフは過去の議事録を多くの時間を掛けて探すことを強いられています。
2. 解決策: 議事録ファイル名をルール通りに自動命名
プロセスオーナーは、”承認済みの議事録ファイルが命名規則に沿ったファイル名に自動変更され、保管される仕組み”を追加設定します。
Before
議事録ファイル作成から保管までの流れは、以下の通りです。
- 議事録作成担当者は、会議予定を登録します。
- 担当者は、会議終了後、議事録ファイルを作成します。
- 担当者の上長は、議事録を承認します。
- 担当者は、(OneDrive)社内閲覧用フォルダに議事録ファイルを保存します。
- システムは、営業部スタッフ全員に議事録ファイルのアクセスURLをメール通知します。
After
議事録ファイル作成から保管までの流れは、以下の通りです。
- 議事録作成担当者は、会議予定を登録します。
- 担当者は、会議終了後、議事録ファイルを作成します。
- 担当者の上長は、議事録を承認します。
- ”x4.議事録 一時保存”自動処理工程でシステムは、議事録ファイルをOneDrive一時格納フォルダに保存します。
- ”x5.議事録ファイル 保管”自動処理工程でシステムは、(OneDrive)一時格納フォルダの議事録ファイルを “yyyy-mm-dd-{会議名}.xlsx” にファイル名を変更し、社内閲覧用フォルダに複製します。
- システムは、営業部スタッフ全員に議事録ファイルのアクセスURLをメール通知します。
▼ ワークフロー図上のスライダを左右に操作することでビフォーアフター比較画像をご確認いただけます。
3. 効果
- 議事録検索の時間短縮
議事録ファイル名が会議名、日付、議題などを含むルールに基づいて自動命名されることで、キーワード検索でのヒット率が大幅に向上し、必要な議事録を迅速に見つけられるようになります。これにより、検索作業時間が短縮され、営業活動に集中できる時間増が期待できます。 - 社内ルールの周知徹底
異動や中途入社スタッフも日付で議事録ファイルを検索することができます。これにより、過去に周知された社内ルールを迅速に入手でき、理解の徹底が期待できます。
4. 事例展開
提案資料作成業務、稟議申請業務、契約書チェック業務、マニュアル作成業務 等
