議事録作成担当を明確にし、完成後社内に自動共有される仕組みを構築することで、作成忘れと共有遅延を防止。これまで議事録作成が担当者任せだったため、当日中の共有が忘れられ、会議内容の確認が遅れていた。
1. 課題：議事録が作成されない
MokuMokuコンサル社の営業部では、毎週の営業報告会議を Google Meet で実施し、録画と文字起こしデータを自動で取得しています。会議の前日には資料テンプレートが自動で複製され、参加者に共有されます。各参加者はそのテンプレートをもとに会議資料を作成する仕組みが整っており、会議前の準備は自動化されています。
一方で、会議後の対応には課題がありました。議事録は新人メンバーが作成し、当日中に全員へ共有するルールでしたが、実施の有無やタイミングは担当者の判断に委ねられていました。
そのため、議事録の作成や共有が忘れられることがあり、メンバーが会議内容を確認できるのが遅れるケースも発生していました。
2. 解決策：議事録作成から共有までをプロセス化
プロセスオーナーは、議事録作成の確実な実施と共有の自動化を目的に、ワークフローを改善しました。
まず、新人メンバー専用のスイムレーンを設け、「議事録作成」工程（ヒューマンタスク*）を追加しました。これにより、担当者が明確になりました。
さらに、議事録が完成すると社内に自動共有される仕組みを導入し、作業完了から共有までの流れを自動化しました。これにより、人の記憶に頼らず、プロセスとして議事録が作成・共有される仕組みが整いました。
*ヒューマンタスクとは、人が担当する工程のことです。配置されたスイムレーンの設定に基づいて、処理担当者が自動的に割り当てられます。担当者にタスクが割り当てられるとマイタスクに表示され、入力内容に加えて担当者情報や完了時刻なども自動で記録されます。
Before
ワークフロー図詳細を見る
ドキュメント自動複製
発表資料用のテンプレートファイル（Google ドキュメント）が自動複製されます。
Post #Sales
ドキュメント（発表資料用テンプレート）のリンクが社内チャットで自動共有されます。このドキュメントを使用し、営業部のメンバーは発表資料を作成します。
After
ワークフロー図詳細を見る
ドキュメント自動複製
発表資料用のテンプレートファイル（Google ドキュメント）が自動複製されます。
Post #Sales
ドキュメント（発表資料用テンプレート）のリンクが社内チャットで自動共有されます。このドキュメントを使用し、営業部のメンバーは発表資料を作成します。
議事録作成
新人メンバーが議事録を作成します。
Post #Sales
議事録が社内チャットで自動共有されます。
3. 効果
抜け漏れのない運用を実現
担当者と工程が明確になり、議事録の作成忘れが発生しなくなりました。
共有スピードの向上
議事録が完成すると自動で社内に共有され、情報伝達の遅延が解消されました。
会議後プロセスの迅速化
議事録が迅速に共有されることで、各メンバーがすぐに報告・承認・対応といった行動を開始できるようになりました。
4. その他の業務への応用
人事部：評価面談・入社手続き
面談スケジュールの設定や入社書類の処理をタスク化し、進捗を可視化。対応の抜け漏れを防止します。
経理部：経費精算・支払処理
経費申請から承認、支払い完了までを自動でつなぎ、処理の遅延や重複を防ぎます。
カスタマーサポート部：問い合わせ対応記録
対応完了後の報告や共有を自動化し、情報の一元管理とナレッジ蓄積を促進します。
