Web相談受付～報告まで漏れゼロ

ZoomZoomオンライン社は、オンライン相談窓口の運営を代行するBPOサービス企業です。30名のスタッフが、申込者からの相談リクエストをWebフォームで受け付けています。相談の受付状況は『オンライン相談受付プロセス』（※以下『受付プロセス』）としてワークフローアプリ上で管理されており、「誰から・いつ・どの相談を受け付けたか」が可視化されています。

各相談はWeb会議形式で実施され、担当オペレータが、会議後にチーム内での内容共有を目的として実施報告を記録しています。しかし、この実施報告は『受付プロセス』上では管理されておらず、会議終了後に別途対応する必要があったため、1日に対応件数が重なる場合などには、後回しになりやすい運用になっていました。

その結果、実施自体は完了していても、実施報告の記録が抜け落ちてしまうことがありました。

プロセスオーナーは、『受付プロセス』を起点に、会議実施後の業務までが自動的に引き継がれるよう、ワークフローアプリを改修しました。

申込者へ受付完了メールが送信されると、それを契機に、会議の実施から実施報告の記録・共有までを扱うサブプロセス（子プロセス）が自動で開始されます。その結果、担当オペレータに実施報告の工程が自動で割り当てられ、実施報告が未記載の場合はタスクとして滞留します。

実施報告失念の防止

会議実施と同時に報告工程が生成され、報告漏れが発生しにくくなります。

業務完了状況の可視化

実施報告が未記載の場合、滞留として把握できます。

管理確認作業の簡素化

実施と報告の対応関係を一覧で確認できます。