正確な登録で、クライアントからの信頼も向上！
1. 課題: Web会議共有の遅延による情報伝達の混乱
Web制作会社のXXチームは、常に3～5件のプロジェクトに取り組んでいます。クライアントとの綿密なコミュニケーションのため、週に5～10回の会議を開催しています。
しかし、会議が頻繁に行われることでチームの負荷が増加し、Web会議準備中のミスが多くなっています。その結果、クライアントへの案内が遅れることや内容の誤りが発生しています。
2. 解決策: カレンダーへの登録を自動化
プロセスオーナーは「会議予定が Google カレンダーに自動登録される」工程をワークフローに組み込みます。
Before
［3.Google カレンダー登録］工程で、担当者は Google カレンダーにアクセスして予定を登録します。登録時に表示される Google Meet URL（Web会議用URL）を記録します。［開催通知］で、開催日、Google Meet URL 等が記載されたメールが参加予定者に送信されます。
After
［3.Google カレンダー登録］工程で、Google カレンダーに自動で Web 会議予定が登録されます。同時に Google Meet URL が記録されます。［開催通知］で、開催日、Google Meet URL 等が記載されたメールが参加予定者に送信されます。
▼ ワークフロー図上のスライダを左右に操作することでビフォーアフター比較画像をご確認いただけます。
3. 効果
- 登録ミスの防止
カレンダー登録が自動化されることにより、手作業による登録が不要となり、登録漏れや誤情報の登録といったミスを防ぐことができます。 - クライアント満足度の向上
クライアントへの会議案内が迅速かつ正確に行われることにより、信頼と満足度が向上することが期待されます。
4. 事例展開
次のような業務で決定された予定が Google カレンダーに自動登録されるようにします。
- 営業アポイント管理業務
- 有償ユーザ向けビデオサポート受付業務
- 無料相談受付業務
