AI要約で見える“急ぎ案件”

1. 課題：問い合わせ確認作業による対応遅れ

SakuSakuメール社は、クライアント企業から寄せられる問い合わせメールに対して、一次回答を代行するBPO企業です。約30名のスタッフが在籍し、日々膨大な数のメールに対応しています。

その中でも、緊急度の高い問い合わせには優先的に対応することが求められています。しかし現状では、すべてのメールを1件ずつ開封して内容を確認しなければ優先度を判断できないため、対応の取捨選択に時間がかかり、緊急案件への対応が遅れていました。

2. 解決策：AIによる要約を案件名に反映

プロセスオーナーは、問い合わせ内容を要約する生成AIを導入し、その要約が案件名として自動反映されるよう設定しました。

具体的には、メールを受信すると、その内容が生成AIにより50文字以内に要約され、要約結果が自動的に案件名として登録されます。

3. 効果

問い合わせ内容確認の時間短縮

AIによる要約で、内容確認にかかる手間と時間が大幅に削減されます。

緊急対応の迅速化

要約表示により、優先度の高い案件を判断・対応しやすくなります。

スタッフ負担の軽減

問い合わせ内容確認作業の省力化により、業務負荷が軽くなります。

4. その他の業務への応用

社内報告・議事録の要約

長文の報告書や会議議事録を要約し、要点のみを迅速に把握できます。

チャットやメッセージの整理

日々のチャットやメッセージを要約し、重要な内容を簡潔に共有できます。

顧客対応履歴のサマリー化

過去のやり取りを短くまとめ、次回対応時にスムーズに内容を引き継げます。