DoDoクラウド社では、株主総会時に株主はWebフォーム経由か挙手で議決権を行使します。しかし、事務局の集計後に新たな回答が送信されることで、集計ズレが発生し、再集計が必要となっていました。そこで、総会中に採決が終了した議題のWebフォームを即時封鎖する運用ルールを策定し、ワークフローを改編。締切後の回答を防ぐことで、集計の正確性を確保し、事務局の負担軽減を実現しました。
1．課題：議決権行使数の誤集計が発生
DoDoクラウド社は、ITスタートアップ企業で、約20名の株主を抱えています。同社の株主総会時の議決権行使方法ですが、まず、事前に事務局が株主に対してメールで議案を送付します。株主は、事前もしくは総会中にメールから閲覧できるWebフォームを通じて「議題ごと」に議決権を行使します。また、総会に出席する場合は、挙手による議決権行使も可能です。
株主総会中、それぞれの付議事項（議題）については、議長が「この議案に賛成の方は挙手をお願いします」と言う瞬間に採決されます。すなわち、総会に出席し挙手した株主の「議決権の数」と、「Webフォームを通じて行使された議決権の数」が集計されなければなりません。
しかし、事務局が賛否を集計した後に新たな回答が送信されることがあり、集計結果にズレが生じる問題が発生していました。このズレが発生すると、集計結果と実際の回答数が合わなくなり、正確な議決結果が確定できなくなるケースがありました。そのため、事務局は再集計を行わざるを得ず、業務負担が増加していました。
2．解決策：締切後のWebフォームを封鎖
事務局は、総会中に採決が終了した議題について、即座にWebフォームからの議決権の行使が締め切られる運用ルールを策定しました。
プロセスオーナーは、事務局による適切なタイミング（該当議案採決の直後）でWebフォームが封鎖されるようにワークフローを改編します。また、Webフォームが封鎖されると、自動的に株主総会議決権行使プロセスは終了するように設定します。
これにより、締切後に株主から回答が送信されることが防がれます。
Before :
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- プロセスの起動
- （株主への）メール配信
- （Web フォームからの）賛否の記入
- statusの更新
- 記入された場合、ステータスが「未行使」から「行使済」に変更される
After :
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- プロセスの起動
- 1. 議決権行使の強制締切
- （株主への）メール配信
- （Web フォームからの）賛否の記入
- statusの更新
- 記入された場合、ステータスが「未行使」から「行使済」に変更される
※ 1. 議決権行使の強制締切、賛否の記入、総会終了のいずれかのタイミングで、プロセスは終了する。（すべての並列トークンも終了）
Compare Before/After
参考：親プロセス（株主総会議案登録プロセス）
株主総会議決権行使プロセスは、親プロセスである「株主総会議案登録プロセス」から起動されます。
3．効果
- 集計結果のズレが解消
- 締切後の回答送信を防ぐことで、事務局が集計を行った後に賛否が変動することがなくなりました。
- 集計結果のズレが発生せず、議決の信頼性が向上しました。
- 事務局の業務負担を軽減
- 再集計の必要がなくなったため、事務局の負担が大幅に軽減されました。
- 株主総会運営業務の効率化が進みました。
