1. 課題: 支払い完了通知の忘れ
◯◯社では、経費が発生した場合、「経費報告フロー」に従って速やかに報告することになっています。報告後、上司の承認を経て、経理担当が「発注先への支払い」や「立替金の精算」を行います。
経理担当は、発注先への支払いが完了した後、経費を報告した社員にその旨をメールで通知します。これは、報告者が支払い済であることを速やかに発注先に伝え、商品発送や制作を急いでもらうためです。
しかし、通知は手動送信のため、時々忘れられてしまうことがあります。通知が漏れたり遅れたりすると、発注先への連絡も遅れ、結果として商品やサービスの受領が遅れることがあります。
2. 解決策: 自動メール送信機能の組み込み
プロセスオーナーは、「支払い/立替金精算」工程の処理後、その処理が発注先への支払いの場合に、「支払い完了通知メール」が自動送信される仕組みを経費報告フローに組み込みました。
Before:
1.経費報告
社員は経費に関する情報（日付、支払先、金額など）を入力します。
2.上司の承認
上司は経費に関する情報を確認し承認します。
1-1.差し戻し対応（上司）
社員は、申請が差し戻された場合、経費に関する情報を修正します。（上司による差し戻し判断）
3.支払い/立替金精算
経理担当は、データ項目「支払い状況」で “支払い：まだ” が選ばれている場合、支払い（振込等）を行います。支払い後、メールで報告社員に支払いが済んだことを連絡します。
データ項目「支払い状況」で “支払い：済み” が選ばれている場合、立替金精算の手続きを行います。
1-2.差し戻し対応（経理）
社員は、申請が差し戻された場合、経費に関する情報を修正します。（経理による差し戻し判断）
After:
1.経費報告
社員は経費に関する情報（日付、支払先、金額など）を入力します。
2.上司の承認
上司は経費に関する情報を確認し承認します。
1-1.差し戻し対応（上司）
社員は、申請が差し戻された場合、経費に関する情報を修正します。（上司による差し戻し判断）
3.支払い/立替金精算
経理担当は、データ項目「支払い状況」で “支払い：まだ” が選ばれている場合、支払い（振込等）を行います。
データ項目「支払い状況」で “支払い：済み” が選ばれている場合、立替金精算の手続きを行います。
1-2.差し戻し対応（経理）
社員は、申請が差し戻された場合、経費に関する情報を修正します。（経理による差し戻し判断）
x1.支払完了通知
データ項目「支払い状況」で “支払い：まだ” が選ばれている場合、報告社員に支払い完了通知メールが送信されます。
3. 効果
業務の迅速化
自動メール送信機能により、支払い完了通知が遅れることなく即時に送信されます。このため、報告者は迅速に発注先に支払い済みの情報を伝えられ、商品やサービスの受領がスムーズに進むようになります。
業務負担の軽減
手動での通知作業が不要になることで、経理担当者の業務負担が軽減され、他の重要な業務に集中できるようになります。これにより、全体的な業務効率が向上します。
情報の一貫性向上
自動通知によって、すべての通知が統一されたフォーマットで正確に送信されるため、情報の一貫性が保たれます。これにより、通知内容に関する誤解や混乱が減少し、関係者間でのコミュニケーションがスムーズになります。
4. 他業務での応用
メールが自動送信される仕組みをワークフローに組み込む手法は、次のような業務に応用できます。
法人向けサービスの申し込み受付
お客様が申込フォームで「相談」欄にコメントを入力して申し込んだ場合に、セールスチームに通知メールが送信される。お客様の相談事項にいち早く対応できるようになります。
法人向けセミナーのアンケート
セミナー参加者が終了後のアンケートで、「ご要望選択肢」で “詳しい説明を求む” が選ばれている場合に、セールスチームに通知メールが送信される。重要な見込み顧客への対応を迅速に行えるようになります。
稟議
申請内容が決裁されると申請者に通知メールが送信される。申請者は、決裁された内容に基づき、次の行動（発注など）にすぐに着手できるようになります。
