クラウド上の見積管理台帳（Excel Online）に見積データを自動追加し、作業負荷軽減と品質向上を実現します。
1．課題：台帳更新作業は手間
顧客へ提出した見積書について、台帳で一元管理しておくと、集計・分析が容易になります。
しかし、Excel の台帳に毎回手動でデータ入力するのは、営業担当者にとって面倒で手間のかかる作業です。また入力ミス・モレにつながる可能性があります。
2．解決策：台帳への追加処理を自動化
プロセスオーナーは、見積承認プロセスの最後に、台帳へのデータ自動追加処理を組み込みます。
Before :
受失注の結果報告後（プロセス終了後）、営業担当者が手作業で台帳にデータ追加していました。
After :
受失注の結果報告後、提出した見積書のデータが台帳に自動追加されます。
自動データ追加が可能な表計算ソフト・Webデータベース一覧
- Excel Online （Microsoft 365）
- Google Sheets （Google Workspace）
- kintone
- Airtable
3．効果
3.1 台帳更新作業の手間・負担の軽減
- 営業担当者は、台帳を手動で更新する必要がなくなり、作業にかかる時間と手間を大幅に削減できます。
- 面倒な作業から解放され、本来時間を充てるべき作業に集中できます。
3.2 台帳データの品質向上
- 手動更新の場合に発生するであろうモレ・記入ミスのリスクがなくなります。
- 見積提出を中止したデータは含まれず、提出した見積書のデータだけが台帳に追加されます。後で集計・分析する際、正しいデータがすぐに入手できます。
3.3 台帳のアクセスコントロールが容易
- 閲覧権限を持たない／Questetra のアカウントを持たないメンバは、見積承認プロセスのデータにアクセスできません。ですが、Questetra 外のファイルにデータ出力しておくと、ファイルのアクセス権設定により、見積データへのアクセスがコントロールできます。
4．事例展開
稟議書台帳・経費申請台帳の自動更新
