承認フローの見直しで、高額案件の役員承認を必須化！透明性とリスク管理を実現しよう
DonGan製作所では、高額な見積り案件で役員承認を得ないまま進行する事例が確認され、決裁権限規程の不整合や損失リスクが課題となっています。この問題を解決するため、高額な見積り案件（500万円以上）に役員承認を必須とするワークフローを導入。マネージャレビュー後に役員承認を取得し、顧客通知を送信する仕組みを整備することで、迅速かつ正確な運用を実現します。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：高額な見積り案件の未承認リスク
DonGan製作所は、産業機器を製造・販売する従業員約200名の企業です。同社の見積承認プロセスでは、担当者が顧客の要望を基に見積書を作成し、マネージャがレビューした後、顧客に通知する仕組みを採用しています。
しかし、高額な見積り案件において役員の承認を得ないまま進行してしまう事例が確認されており、これが決裁権限規程と運用フローとの整合性を損なう原因となっています。その結果、適切でない見積りが行われる可能性が高まり、企業に損失リスクを招く恐れがあります。このようなリスクを回避し、運用体制をより適切に整えるためには、承認プロセス全体の見直しが急務です。
2. 解決策：高額案件は役員承認を必須化
プロセスオーナーは、高額な見積り案件に役員承認を必須とするワークフローに改訂します。具体的には、500万円以上の見積書をマネージャレビュー後に役員が承認し、その後可否を通知を送信する仕組みを追加します。この改善により、情報伝達経路が整備され、迅速かつ正確な運用が可能となります。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
1. 見積書の作成
担当者は、見積書を手動で入力します。
2. マネージャレビュー
マネージャは見積書の内容を確認し、不備があれば差し戻します。
1x. 見積書の修正
内容を修正して再提出します
承認通知
マネージャレビューで承認されると通知メールが送信されます
After
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1. 見積書の作成
担当者は、見積書を手動で入力します。
x1. 見積書の修正
内容を修正して再提出します
2. マネージャレビュー
マネージャは見積書の内容を確認し、不備があれば差し戻します
3. 役員承認
管掌役員は高額案件についての承認・否決を実施します
承認通知
承認された内容を通知するメールが送信されます
否決通知
否決された内容を通知するメールが送信されます
3. 効果
リスク軽減
- 高額案件を見逃さない確実な役員承認ステップを追加することで、損失リスクを防止します。
内部統制強化
- 決裁権限規程と運用を一致させることで、監査対応力が向上し、内部統制が強化されます。
プロセス信頼性向上
- プロセス全体の透明性が高まることで、従業員の規程遵守意識が向上し、信頼性のある業務フローを構築できます。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
4. その他の業務への応用
購買申請プロセスの強化
高額な購買申請について、部署責任者と役員の承認を必須化。承認フローを整備し、無駄な購買や過剰支出を防ぎます。
予算承認の最適化
予算規模が一定額以上の新規プロジェクトは、役員承認を必須化。プロジェクト開始前のリスク評価を徹底し、予算超過を防ぎます。
