被推薦者の状況確認は重要な業務。忘れず確実に処理される仕組みとは？
1.課題: リファラル報酬の支払遅延
YasYas 電子株式会社は、コネクタやスイッチ、センサーといった精密電子部品を扱い、安定した成長を続けています。しかし、少子高齢化と採用競争の激化により、優秀な人材の確保が課題となってきました。
この課題に対応するため、同社は「リファラル採用制度」を導入しました。この制度では、従業員が信頼できる知人や前職の同僚を推薦し、推薦を受けた者が入社後3ヶ月間在籍した場合に、報酬が支払われます。この制度により、推薦者が信頼する優秀で組織に合う人材が確保され、採用の質と効率が向上しています。
一方で、この制度には報酬の支払い遅延という問題も発生しています。遅延の主な原因は、人事担当者が「入社3ヶ月確認」業務を忘れてしまうケースがあることです。この確認業務は、被推薦者が入社後3ヶ月経過したことを確認するもので、実施時期が推薦を受けてから数ヶ月後となるため、つい忘れがちになるのです。
報酬支払いの遅延は、従業員の信頼やモチベーションに悪影響を及ぼす可能性があるため、早急な対応が必要です。
2.解決策: タイマーで指示メール定期送信
この問題を解決するため、プロセスオーナーは、人事担当者が「入社3ヶ月確認」業務を確実に行えるよう、毎月自動で指示メールが送信される仕組みを導入しました。
具体的には、「入社3ヶ月確認」業務が1ヶ月間未処理の場合、タイマー機能（［タイマー境界イベント］によるタイムアウト検知）によって自動で指示メールが人事担当者に送信されるよう設定しています。このメールが送信されると同時に、「入社3ヶ月確認」業務が人事担当者に再割り当てされ、処理が完了するまで毎月この通知が送られ続けます。
この仕組みにより、人事担当者は毎月のメールを通じて報酬支払い条件の確認を確実に行えるようになり、支払い遅延のリスクが低減されました。
Before
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1.推薦
従業員は推薦する人物の情報を入力します。
2.推薦内容確認
人事担当は推薦内容を確認します。
m1.推薦受領通知
人事担当が推薦を受領したことを通知するメールが推薦者宛に送信されます。
3.入社3ヶ月確認
人事担当者は被推薦者の状況を定期的に確認し記録します。不採用、入社後3ヶ月経過 など、被推薦者の結果を選択肢で入力します。
m2.報酬あり通知
“入社後3ヶ月経過” の場合、推薦者に報酬ありの通知メールが送信されます。
m2′.報酬なし通知
“入社後3ヶ月経過” ではない場合、推薦者に報酬なしの通知メールが送信されます。
4.報酬の支払設定
経理担当者は報酬の支払設定を行います。
After
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1.推薦
従業員は推薦する人物の情報を入力します。
2.推薦内容確認
人事担当は推薦内容を確認します。
m1.推薦受領通知
人事担当が推薦を受領したことを通知するメールが推薦者宛に送信されます。
3.入社3ヶ月確認
人事担当者は被推薦者の状況を定期的に確認し記録します。不採用、入社後3ヶ月経過 など、被推薦者の結果を選択肢で入力します。1ヶ月間処理されないと自動終了し（[タイマー境界イベント] ）、「m3.状況確認の指示」によりメールが自動送信されます。
m3.状況確認の指示
被推薦者の状況確認を指示するメールが、人事担当者に送信されます。メール送信後、「3.入社3ヶ月確認」工程が人事担当に割り当てられます。
m2.報酬あり通知
“入社後3ヶ月経過” の場合、推薦者に報酬ありの通知メールが送信されます。
m2′.報酬なし通知
“入社後3ヶ月経過” ではない場合、推薦者に報酬なしの通知メールが送信されます。
4.報酬の支払設定
経理担当者は報酬の支払設定を行います。
Compare Before/After
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
3.効果
重要業務の確実な実施による信頼性の向上
「入社3ヶ月確認」が確実に行われることで、リファラル採用制度に対する信頼性が高まり、従業員が安心して推薦を行える環境が整います。この信頼性の向上により、推薦率や採用活動の質が向上することが期待されます。
従業員満足度の向上
適切な報酬支払いが確保されることで、従業員が自分の推薦活動が評価されると感じ、信頼感やモチベーションが向上します。
業務プロセスの効率化と人事コストの削減
指示メールの定期的な自動送信により、人事担当者は手作業でのリマインドやタスク管理から解放されます。この自動化により、業務効率が改善し、人事業務にかかる負担が軽減します。
採用プロセス全体の質の向上
本改善により、リファラル採用制度の信頼性が高まります。従業員が高い信頼性を持って推薦を行うようになることで、より良質な人材が集まりやすくなり、採用活動全体の質も向上します。
4.他業務への応用
営業案件のフォローアップ
顧客の進捗状況や案件のフォローアップが長期化する場合、営業担当者に定期的に状況確認の指示メールを送信することで、案件管理の見逃しや進捗遅延を防ぎます。
長期休暇のフォローアップ
長期間休暇中の従業員の状況を定期的に確認するために、上司や人事担当者へ指示メールを送信することで、勤怠漏れや確認遅延を防ぎ、管理負担が軽減されます。
情報セキュリティインシデントの定期フォローアップ
セキュリティインシデント発生後、対応が完了するまでの間、定期的に進捗を確認するための自動フォローアップメールをセキュリティ担当者や関係者に送信する仕組みを導入できます。これにより、対応が長期化した場合でもタスクの進捗や確認が確実に行われ、インシデント対応の遅延を防げます。
