専門タスクを正しく指名して、対応不能な依頼を排除しよう
DonDonウェブ社では、専門スキルが必要な編集タスクも全メンバーに一律表示され、生産性が低下していました。そこで依頼時に編集者を指定できる機能を追加。スキルに応じた適切な依頼が可能となり、無駄な確認作業や混乱を防ぎ、業務効率が向上しました。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：対応できない人にも届く依頼
DonDonウェブ社は50人規模のWeb サイト制作会社です。マーケティング部では、Web ページ、広告クリエイティブ、販促資料などのWeb コンテンツを日々更新しています。
中には、専門的な編集スキルを必要とするタスクもありますが、現在のワークフローでは、スキルの有無に関係なくすべてのメンバーに「対応待ち」として表示されてしまいます。
そのため、対応できないメンバーにもタスク処理が期待され、確認作業や対応の遅延が発生。結果として、生産性の低下や業務の混乱が生じています。
2. 解決策：編集者指定で依頼ミス防止
プロセスオーナーは編集タスクを依頼する際、編集担当者を明示的に指定できる機能をシステムに追加しました。
依頼はその編集者のタスクリストに直接反映され、専門スキルを持つメンバーにのみ依頼が届くようになり、スキル不一致による混乱を防止します。また、担当者を指定しなかった場合は、従来通り全員に共有されます。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
0. 依頼（Request）
依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。
0x. 再依頼（Request）
依頼者からの差し戻しについて対応する
引受者募集
内容と「引き受け募集」の通知がメンバーのタイムラインに投稿されます
1. 編集（Edit）
依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。
1a. 編集（Edit, 自発的な編集）
編集者が自発的に編集作業を開始。
1b. 編集（Edit, 依頼による編集）
依頼者からの編集依頼を受けて編集作業を実施。
2. レビュ（Review）
編集者が作成した内容を確認し、問題がないかチェックする。修正が必要な場合は、編集者に再編集を依頼する。
1x. 再編集（Re-edit）
レビュ担当者からのフィードバックを受け、再編集を行う。
案件の破棄
再依頼の必要がない場合に終了させます
After
ワークフロー図の詳細を見る
0. 依頼（Request）
依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。
0x. 再依頼（Request）
依頼者からの差し戻しについて対応する
0xc. 再依頼（Request）
依頼者からの差し戻しについて対応する
引受者募集
内容と「引き受け募集」の通知がメンバーのタイムラインに投稿されます
1. 編集（Edit）
依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。
1a. 編集（Edit, 自発的な編集）
編集者が自発的に編集作業を開始。
1b. 編集（Edit, 依頼による編集）
依頼者からの編集依頼を受けて編集作業を実施。
1c. 編集（Edit, 指名依頼による編集）
依頼者からの指名による編集依頼で編集作業を実施。
2. レビュ（Review）
編集者が作成した内容を確認し、問題がないかチェックする。修正が必要な場合は、編集者に再編集を依頼する。
1x. 再編集（Re-edit）
レビュ担当者からのフィードバックを受け、再編集を行う。
案件の破棄
再依頼の必要がない場合に終了させます
3. 効果
属人化の回避で業務全体が最適化
- タスクの割り当てが正確になり、業務効率が向上した
- 不要な確認作業がなくなり、全体の時間ロスが削減された
- 作業の偏りが可視化され、適正な分担が実現された
- 対応不能な依頼が排除され、作業者のストレスが軽減された
- チーム内の連携がスムーズになり、士気と生産性が向上した
4. その他の業務への応用
他部門でも有効な「指名による分散」
【デザイン部門】
得意分野ごとに依頼を割り振ることで、属人化を防ぎつつ品質も担保。
【カスタマーサポート部門】
製品知識に応じた担当を選ぶことで、対応のスピードと正確性が向上。
【営業支援部門】
資料種別ごとのスキルに応じた担当指定で、効率よく作成可能に。
5.提案資料
提案書サンプルをダウンロード
