図面の修正依頼を、製品の開発担当チームに確実に届ける
1．課題：開発担当チームの選択ミス
業種：製造業（産業機器メーカー）
S社では、「顧客から信頼されること」を最優先の行動規範としています。顧客の期待に応えるためには、製品の品質を保つことが重要です。このため、製品図面に不備があった場合、販売に関連する部門に属している社員であれば、いつでも開発部門に対し図面修正依頼の起票が可能です。
起票された修正依頼は、起票者のマネージャ承認・関連部門の事前レビュー後に、該当の開発チームに依頼されます。開発チームへの依頼は、製品シリーズ名を元に起票者が手動で「A課」か「B課」を選択していました。
しかし、製品が増えるにつれ、シリーズ名と担当チームの関係を正確に把握するのが困難になり、依頼先の選択ミスが増えています。
また、今後開発チームがさらに細分化された場合、依頼者の選択が一層難しくなり、修正対応が遅れるリスクが高まります。
2．解決策：自動で依頼先を振り分け
プロセスオーナーは、依頼先の開発チームを、「起票者が手動で選択する方法」から、「起票時に選択されたシリーズ名に基づき自動で判定される方法」にワークフローを修正します。
Before :
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- 1.起票
- 2.マネージャ承認
- 3-1. / 3-2. / 3-3. 確認
- 関連部門は、見解を入力します。
- 7日間処理が完了しない場合、工程が終了します。
- 4.開発へ依頼
- 起票者は、該当製品を開発している部門チームを選択し、作業を依頼します。
- 5-1. / 5-2.修正
- 開発部門担当者は、図面を修正します。
- 6-1. / 6-2. 承認
- 開発チームの課長は、修正を承認します。
- 7-1. / 7-2. / 7-3. 確認
- 関連部門は、修正後の内容を確認します。
After :
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- 1.起票
- 2.マネージャ承認
- 3-1. / 3-2. / 3-3. 確認
- 関連部門は、見解を入力します。
- 7日間処理が完了しない場合、工程が終了します。
- 4.開発へ依頼
- 起票者は、該当製品を開発している部門を選択し、作業を依頼します。
- 開発部門分岐
- 起票時に選択されたシリーズ名から、該当の開発チームが自動判定されます。
- 5-1. / 5-2.修正
- 開発チームの担当者は、図面を修正します。
- 6-1. / 6-2. 承認
- 開発チームの課長は、修正を承認します。
- 7-1. / 7-2. / 7-3. 確認
- 関連部門は、修正後の内容を確認します。
Compare Before / After
3．効果
依頼先選択ミスの削減
- 自動的に依頼先の開発チームが判定されるため、起票者が手動で選択する必要がなくなり、選択ミスが大幅に減少します。これにより、修正依頼の精度が向上し、対応の迅速化が図れます。
業務効率の向上
- 依頼先設定が自動化されることで、起票者の負担が軽減されます。また、開発部門への修正依頼が正確に届くため、開発プロセスのスムーズな進行が期待できます。
スケーラビリティへの対応
- 製品や開発チームが増えた場合でも、ワークフローシステムが自動的に適切な部門を選定するため、システムのスケーラビリティが向上します。これにより、新製品の追加や部門の細分化にも柔軟に対応でき、長期的な運用の安定性が確保されます。
