提案書は自社の宝。誰でも探せることが効率UPには重要。
1．課題：提案書ファイルの散在
W社は、BtoB向けクラウドサービスを販売しています。クライアント企業は、様々な業種に渡ります。
営業担当者は、提案書作成時は同業種の過去の提案資料を参考します。同業種の場合、ビジネス課題が似通っているため、資料を再利用しやすく、提案書作成の効率化や受注確度の向上に繋がるためです。
営業部では、各自が作成した提案書は他の部員が参照できるよう Google Drive の業種別フォルダに保存するルールになっています。しかし、保存漏れが多く、業種別の提案書が十分に蓄積されていない状況です。
その結果、新規提案書の作成に時間がかかり、効率が低下しています。特に新メンバーは過去の提案書を参照できず、一から作成する必要があります。このため、提案書の質が一貫せず標準化が難しくなり、商談に進捗に影響を及ぼしています。
2．解決策：業種ごとに提案書を自動保存
プロセスオーナーは、商談終了時（受注または失注時）、営業担当者に提案書ファイルを必ず添付させる工程を追加します。また、顧客企業の業種分類別フォルダに提案書ファイルが自動保存される処理を追加します。
Before :
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- 1.アポイント取得
- インサイドセールス担当者は、見込み顧客とのアポイントが取れた場合に[商談更新]工程に流します。(この際、[業種]の選択が必須です)
- 2.商談更新
- 営業担当者は、顧客とのアポイント後に商談情報を更新し、商談更新処理を完了します。
- 2x.商談リスト更新
- 売上管理用スプレッドシートの該当行の各セルが自動的に更新されます。
- 終了判定
- 商談ステータスで[受注]または[失注]が選択されていた場合、マネージャに終了報告のメールが自動送信されます。
After :
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- 1.アポイント取得
- インサイドセールス担当者は、見込み顧客とのアポイントが取れた場合に[商談更新]工程に流します。(この際、[業種]の選択は必須です)
- 2.商談更新
- 営業担当者は、顧客とのアポイント後に商談情報を更新し、商談更新処理を完了します。
- 2x.商談リスト更新
- 売上管理用スプレッドシートの該当行の各セルが自動的に更新されます。
- 3.提案書添付
- 営業担当者は、提案書ファイルを添付します。提案書ファイルの添付は必須項目です。
- 4x.フォルダURLセット
- [1.アポイント取得]工程で選択された[業種]から、該当業種の Google Drive フォルダのフォルダIDが自動セットされます。
- 5x.提案書保存
- 選択された[業種]のフォルダに提案書ファイルが自動保存されます。
Compare Before/After
3．効果
提案の効率化と品質向上
- 自動保存により、提案書が確実に業種別フォルダに保存されるため、業種ごとの提案書が体系的に蓄積されます。
- これにより、営業担当者は過去の提案書を簡単に参照でき、新規提案書の作成時間を短縮し、提案書の質と一貫性を保つことができます。
顧客満足度の向上
- 最新情報が反映された提案書を迅速に提供できるため、顧客の要望に的確に応えることができ、顧客満足度の向上に繋がります。
- また、過去の提案書を基にした精度の高い提案ができるため、受注確度も向上します。
新メンバーの早期戦力化
- 新しくチームに加わったメンバーも過去の提案書を簡単に参照でき、早期に戦力として活躍することができます。これにより、チーム全体のパフォーマンスが向上します。
