報告者自身が過去の勤怠報告データの不備を発見できる機会を創出しましょう。
1.課題: 出退勤時刻の入力ミス
シャラシャラシステム社は、企業向けシステムの受託開発を手がける会社です。
社員の給与計算は勤怠報告データに基づいて行われます。このデータに不備がある場合、給与支給額の誤りに直結するため、管理部門は内容を厳密にチェックしています。
しかし、成長期にある同社では社員数が増加し、それに伴って確認すべき勤怠報告も急増しています。その結果、不備の発見件数も増える傾向にあります。
さらに、新規採用が活発に進められていることから、今後も勤怠報告の件数と不備は増加し続けると見込まれます。
勤怠の不備を見逃してしまうと、誤った給与支給が行われるリスクが高まり、企業の信用やブランド価値を大きく損なう可能性があります。したがって、このリスクを回避するためにも、早急に具体的な対策を打ち出す必要があります。
2.解決策: 過去14日分の報告を自動抽出
プロセスオーナーは、勤怠報告を行う社員本人が早い段階で誤りに気付けるようにすることが重要だと考えました。そのため、社員が出勤時刻を報告する工程の前に、過去14日間の勤怠報告データを自動で抽出する工程を追加しました。
社員の出勤時刻報告画面には、毎日、過去14日間のデータが表示されるようになります。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
s1.平日7:00（タイマー開始イベント）
平日07:00に全社員のフローが自動開始します。
1.出勤時刻の報告
社員は勤務開始時に出勤時刻を入力します。
x1.”勤務中”ステータス
データ項目「勤怠ステータス」に “勤務中” がセットされます。
2.退勤時刻の報告
社員は退勤時に “休憩時刻” と “退勤時刻” を入力します。”勤務時間” は自動計算されます。
x2.”勤務終了”ステータス
データ項目「勤怠ステータス」に “勤務終了” がセットされます。
x4.出退勤データAI評価
AI が出退勤データを評価し、評価結果を出力します。
3.勤務時間確認
社員の上司は、社員の報告である “出勤時刻” “休憩時間” “退勤時刻” “勤務時間” を確認します。
「x4.出退勤データAI評価」で生成されたAIによる評価結果も確認できます。
2x.差戻対応
社員は差し戻しの理由を確認の上、”出勤時刻” “休憩時間” “退勤時刻” を修正します。
x3.”休暇”ステータス
データ項目「勤怠ステータス」に “休暇” がセットされます。
After
ワークフロー図の詳細を見る
s1.平日7:00（タイマー開始イベント）
平日07:00に全社員のフローが自動開始します。
x5.勤怠抽出(全社員)
全社員の14日前からの勤怠報告データが自動抽出されます。
x6.勤怠抽出(申請者)
「x5.勤怠抽出(全社員)」で抽出されたデータから、更に申請者のデータのみが自動抽出されます。
x7.勤怠加工1
「x6.勤怠抽出(申請者)」で抽出されたデータから、不要なデータが自動削除されます。
x8.勤怠加工2
「x7.勤怠加工1」で加工されたデータが、Markdown記法に加工されます。
1.出勤時刻の報告
社員は勤務開始時に出勤時刻を入力します。
x1.”勤務中”ステータス
データ項目「勤怠ステータス」に “勤務中” がセットされます。
2.退勤時刻の報告
社員は退勤時に “休憩時刻” と “退勤時刻” を入力します。”勤務時間” は自動計算されます。
x2.”勤務終了”ステータス
データ項目「勤怠ステータス」に “勤務終了” がセットされます。
x4.出退勤データAI評価
AI が出退勤データを評価し、評価結果を出力します。
3.勤務時間確認
社員の上司は、社員の報告である “出勤時刻” “休憩時間” “退勤時刻” “勤務時間” を確認します。
2x.差戻対応
社員は差し戻しの理由を確認の上、”出勤時刻” “休憩時間” “退勤時刻” を修正します。
x3.”休暇”ステータス
データ項目「勤怠ステータス」に “休暇” がセットされます。
Compare Before/After（スライドで動かせます）
3.効果
給与計算の精度向上
過去14日分の勤怠データが自動抽出されるようになり、社員自身が自分の時間報告の誤りを見つけやすくなります。これにより、勤怠報告の正確性が向上し、給与計算の誤りが減少します。結果的に、誤った給与の支払いを減らし、経理の負担を軽減できます。
企業の信用とブランド価値の保護
給与の誤支給は企業の信用に直結する問題です。誤支給が減少すれば、企業の信用問題を未然に防ぐことができ、ブランド価値を守ることができます。
社員の自己管理能力の向上
自身の勤怠データを定期的に確認することで、社員は自己管理の意識が高まります。これにより、勤怠に関する規律が強化され、全体的な出勤率や生産性の向上が期待できます。
4.他業務への応用
過去の業務実績が自動的に抽出され、それらを活用して業務遂行できるようにする仕組みは、以下の業務に応用できます。
カスタマーサポート
過去の問い合わせ履歴を参照できるようになり、顧客の過去の問題や関心事項を理解しやすくなります。これにより、より的確で個別化された対応が可能になり、顧客満足度が向上する可能性があります。
情報セキュリティ管理
定期的に行われるシステムアカウントの登録状況のチェックと報告の業務は、過去の報告履歴を参照することでさらに効率的になります。この履歴の参照により、前回の報告との違いを明確に把握することができ、その結果、不適切な登録があった場合に迅速に対応できます。
経費管理
自部署で物品の購入申請をする際に、過去の経費使用状況を参照できるようになります。これにより、現時点での予算の消費状況が把握できるため、購入の必要性やどの物品を選ぶべきかの判断がしやすくなります。
