Webフォームを用いた物品返却ステータスを記録できる仕組みで、紙の貸出台帳を廃止します。
1．課題：物品返却時の煩雑なステータス更新
◯◯建設社の総務部では、検査機器からのぼり旗まで様々な物品貸出を紙の台帳で一括管理しています。担当者は、貸出時、台帳に記録、返却時には該当する貸出記録を手作業で探し、「返却済」に更新します。
しかし、貸出中の物品数が多い場合、対象の貸出記録を探す作業が煩雑になり、誤って類似の物品を返却済として記録する事例が散見されました。
実際に、連続開催された展示会においては、返却ステータスの記録ミスにより、台帳上、存在する物品が「貸出中」と誤表示されるトラブルが頻発し、大きな問題となっていました。
2．解決策：貸出・返却ステータス記録をデジタル台帳で
総務部は、紙の物品貸出台帳を廃止し、貸出・返却ステータスをデジタルデータのみで管理します。
プロセスオーナーは、返却時、申請者が提示するステータス更新用QRコードが自動発行される仕組みを追加設定します。QRコードは、貸出担当者がスマホで読み取り、専用Webフォームへアクセス、返却記録できます。
Before :
物品の返却の流れは以下です。
- 返却予定日の1日前に返却手続案内メールが貸出申請者に自動で届きます。
- （ワークフロー外）申請者は、案内メールを物品貸出担当に提示し、貸出物品を返却します。
- 貸出担当は、”4.返却受付”工程で案内メールの物品情報と返却物品との一致確認の上、台帳へ返却を記録します。
After :
Webフォームを用いた返却の流れは以下です。
- 返却記録フォームのURLが読み取れるQRコードが自動発行されます。
- 返却予定日の1日前にQRコード付きの返却手続案内メールが貸出申請者に自動で届きます。
- （ワークフロー外）申請者は、案内メールを物品貸出担当に提示し、物品を返却します。
- 貸出担当は、案内メールのQRコードから”4.返却受付”工程のフォームを開き、物品を確認の上、返却を記録します。
3．効果
3.1 返却記録の作業時間を削減
- 返却時、担当者が貸出台帳を検索・更新する手間が不要になります。返却作業の時間を短縮することができます。
3.2 貸出申請者の利便性向上
- 貸出中・返却済ステータスの正確性が担保され、申請者は、希望する貸出物品の存在を正確に確認できます。物品が存在するのに貸出ができないといったトラブルが防止できます。
3.3 物品の紛失を早期発見
- 物品の在庫が正しく管理されることで、紛失リスクを下げることができます。
4．事例展開
設備点検、図書の貸出・返却管理、レンタルサービス、イベント管理 等
