最新の情報提供を自動化してクラウドで共有！業務負荷を低減し、信頼性を向上させます。
1．課題：業務負荷が高い価格資料の提供工程
YY社は、創業25年目、約30人の従業員を抱える貿易会社です。昨今は顧客とのウェブミーティングの機会も多くなり、「販売価格表」や「見積書」のオンライン共有が一般的となりつつあります。
社内のデジタル化により一定の効率化は進みましたが、資料提供は依然として手動で行われていました。このため、以下の問題が発生しています。
- 連絡漏れや更新されていない資料の提供
- URLの期限切れによるアクセス不可
これにより、担当者の業務負荷が増大し、顧客にもストレスを与えています。
2．解決策：工程を自動化して負荷を低減、確実で素早い対応に貢献
クラウドストレージとしてGoogleドライブを利用して、更新された最新価格を反映したファイルの管理・受け渡しを行い、各種連絡を含めた工程もワークフローで自動化します。
プロセスオーナーはGoogleドライブ上のファイルを期限付きで一般公開できるように設定します。ファイルのURLと公開期間を登録し、特定の人だけが資料を閲覧・ダウンロードできるようにします。また、指定された公開終了日にデータが削除され、URLにアクセスできなくなります。
これにより、最新ではない価格資料が混在する状況が改善され、連絡漏れや煩雑なファイル管理業務からも脱却できます。
Before :
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- 担当者が資料の準備、更新、共有、バージョン管理をすべて手動で行っています。差し戻しが発生した場合は再度用意を行います。
- 上長は資料を確認後、担当者に顧客への連絡を指示します。
- 担当者は手動でメールを作成し、情報伝達を行います。
After :
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- 資料作成者が資料をクラウドにアップロードし、上長の承認を受けます。
- 上長は資料を確認し、承認するか差し戻しを行います。
- 資料が承認されると、共有リンクが生成されます。自動的に公開通知メールが配信されます。
- 公開された資料は、設定された公開期間終了後に削除され、アクセスが不可になります。
- 公開終了のリマインドメールが自動で送信されます。
3．効果
手作業負担の軽減と業務効率の向上
- 資料のダウンロードリンク作成、承認、公開、共有などの作業を自動化し、手作業の負担を大幅に軽減します。
- 上長や関係者の確認時間が短縮され、業務効率が向上します。
情報伝達の迅速化
- 資料が承認されると自動的に公開され、関係者に自動生成メールで共有されます。これにより、最新の価格資料が関係者にすぐに届き、意思決定が迅速になります。
バージョン管理の徹底
- Googleドライブの履歴から価格資料の改訂履歴や日時を追跡し、責任の所在を明確にします。
セキュリティリスクの低減
- クラウドストレージサービスを利用し、資料を安全かつ簡単に共有します。
- アクセス権限を設定し、特定の人の限られた期間にだけ資料を閲覧・ダウンロード可能にすることで、情報漏洩のセキュリティリスクを低減します。
4．その他の業務への応用
営業資料の共有
- 営業担当者が作成した資料を、顧客担当者に迅速かつ安全に共有します。
社内資料の配布
- 社内規定やマニュアルなどの社内資料を、全社員に効率的に配布できます。
広報資料の公開
- プレスリリースや製品パンフレットなどの広報資料を、メディア関係者に迅速かつ安全に公開します。
研修資料の管理
- 研修資料の作成、配布、管理を自動化し、研修スタッフの負担を軽減します。
