複数システムを利用する際の作業漏れリスクを無くします
1．課題：採用面接官のカレンダー登録が漏れる
W社は、創業3年目、約30人の従業員を抱えるIT系スタートアップ企業です。資金調達も順調に進んでおり、経験者採用の強化に取り組み中です。「カジュアル面談」の導入で、応募者数は急増しました。
しかし、応募者数の急増は、採用担当者の業務負荷を大幅に増加させました。その結果、作業ミスが頻発するようになり、特に深刻なのが採用面接官（部長・社長）のカレンダーへの登録漏れです。
登録漏れにより、以下の事象が発生し、採用活動に支障が出ています。
- 採用面接官に別の予定が入ってしまい、直前で面接日程を再調整する必要がある
- 企業への不信感を持った応募者から面接辞退が発生する
2．解決策：必ずカレンダー登録される仕組み
カレンダー登録漏れは、採用担当者が採用管理ワークフローシステムとは別に、手作業でGoogleカレンダーへの登録が必要があったことに起因していました。
プロセスオーナーは、ワークフローシステムへの面接日程が入力された際、部門長や社長のGoogleカレンダーに予定が自動登録されるように改編します。
面接日程は必須項目であるため、採用プロセスを面接に進める際には、必ずカレンダー登録がされるようになります。
Before :
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- 採用担当者は[3-1.確認/一次日程]工程で、書類選考結果を確認します。
- 書類選考通過の場合、部門長面接（一次面接）の日程を応募者・該当部門の部門長と調整し、日程を入力します。その際、Googleカレンダーに手動で予定を登録し、[3-2.一次面接]工程に流します。
- 社長面接についても同様です
After :
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- 採用担当者は[3-1.確認/一次日程]工程で、書類選考結果を確認します。
- 書類選考通過の場合、部門長面接（一次面接）の日程を応募者・該当部門の部門長と調整し、日程を入力し、[3-2.一次面接]工程に流します。その際、部門長のメールアドレスが自動取得され、Googleカレンダーに予定が自動で登録されます。
- 社長面接についても同様です
3．効果
円滑な採用業務の実現
- 確実なスケジュール登録による、面接日程の再調整作業の削減
- 不必要なミスによる面接辞退者の減少、企業イメージ低下リスク防止
採用オペレーションの効率化
- カレンダー登録作業の削減による採用担当者の作業負荷軽減
- 採用担当者の業務時間の有効活用による採用活動全体の効率化
4. 他業務への展開
- インサイドセールスおける顧客との面談予定の自動登録
- 社内研修のスケジュール自動登録
