こんにちは、マーケティング部の林です。
制作系の仕事に欠かせない「進行管理」。これはその名の通り、業務の進行を管理する業務であり、小さなところではチラシの制作から、規模が大きくなると国家規模（？）のプロジェクトまで、必要とされるポジションです。
どのような業種であれ、進行管理の担当者は業務の進捗状況を随時把握しながら、スケジュールなどの調整をおこないます。ハッキリいって大変な仕事です。少なくとも、私が見てきた「進行管理さん」は、みんな苦労していました。
そこで今回は、そんな進行管理さんの業務をワークフローで効率化する方法を考えてみました。
進行管理の仕事って？
私は進行管理の仕事をしていたことはありません。しかし、ライターやエディターという制作系の仕事をする上で、進行管理担当と関わることは多く、その仕事内容も近くで見てきました。
これはたびたび書いていることですが、かつて私は通販メーカーでコピーライターをしていました。15年ほど前のことなので、現在はいろいろと改善されているかもしれませんが、そこで私が見た「カタログ制作」の進行管理業務は、本当に過酷なものでした。
そもそも、こうした制作の現場では予定が「予定通り」に進むことはまずありません。たとえば、商品サンプルが届かない→商品写真の撮影ができない→デザインができない、みたいなことは日常茶飯事です。そのたびに進行管理さんはエクセルで作成したスケジュール表を修正し、それを印刷してチーム内に配布していました。
それでも、ディレクターからは「アレはどうなってるんだ！」と怒鳴られ、催促をすると営業担当にはイヤな顔をされ、ライターやデザイナーは締め切りを守らない、という理不尽な目にあうのが進行管理さんです。そのため、私がいた会社では進行管理というポジションに人材がまったく定着しませんでした。
ワークフローで進行管理さんを救え！
たしかに、世の中のすべての「進行管理」が上述したように過酷なものとは限りません。しかし、ゲームアプリの制作会社で進行管理をしていた知人も「帰宅が深夜になるのは当たり前」「納期前は会社に泊まりこむ」という状態だったので、進行管理に過剰な負荷がかかる状況はめずらしくないと思われます。少なくとも、私が勤めていた会社の進行管理においては、業務に非効率的な部分があったのは事実です。
そこでカタログ制作を例にとり、クエステトラが無料公開しているワークフローテンプレートから、進行管理業務の効率化に役立ちそうなものをピックアップしました。こうしたワークフローを活用することで、全国の理不尽な目にあっている「進行管理さん」が少しでも救われますように！
ワークフロー その1：作業依頼フロー
「作業を依頼する」というプロセスはワークフローの基本です。
この『作業依頼フロー』はシンプルですが、進行管理さんがチーム内外のさまざまな人とやり取りをする際に有効となるワークフローです。
このフローでは業務が自動で進行されるだけでなく、依頼を受けた人が依頼者に質問したり、内容に不備があった場合に差戻しをしたりすることも可能です。そのため、少なくともメールや電話でのやり取りの負担は大幅に軽減されるでしょう。
また、ディレクターがこのワークフローを使用すれば、進行管理さんが間に入って調整をおこなう手間を省けるかもしれません。
※『作業依頼フロー』の解説やダウンロードはこちら
ワークフロー その2：進捗報告プロセス
『進捗報告プロセス』は、1～4名の報告者を指名して、指定した日付における進捗報告を求めるワークフローです。
デザイナー・ライター・カメラマンなどに報告を義務付ければ、スケジュール通りに業務が進行しているかどうかを早い段階で確認できます。人数が多い場合には、チーフやリーダに報告を義務付けるのも良いでしょう。
また報告を受けた後は報告値の集計もおこなわれるので、プロジェクト全体の進捗状況を把握する上でも役立ちます。
※『進捗報告プロセス』の解説やダウンロードはこちら
ワークフロー その3：マンガ制作フロー
『マンガ制作フロー』は、マンガだけでなく、さまざまな制作系のプロセスに応用できるテンプレートです。
このフローでは「制作」→「提出」→「確認」というやり取りを繰り返しながら、工程が進んでいきます。そして、業務の進行にあわせて「打合せ完了」「ラフ案確認中」「下書き完成」といったように、業務の進捗状況（ステータス）が自動で更新され、入力画面に表示されます。
これはどちらかというとディレクター向きのテンプレートかもしれませんが、進行管理さんにフローの閲覧権限があれば、進捗状況を把握しやすくなるはずです。
※『マンガ制作フロー』の解説やダウンロードはこちら
ワークフロー その4：受託～納品フロー
『受託～納品フロー』のポイントは、Google カレンダーと連携し、リーダが納期を確認したら、自動的に納品日が書き込まれることです。
たとえばカタログ制作では、ページや役割ごとに締め切りが異なるケースもあります。そうした場合、ひとつのカレンダーにそれぞれの締め切り日を登録して一覧することも可能です。
現在では、Google カレンダーでスケジュールを共有する企業も多いと思います。本フローはそこから1歩進んで、カレンダーへの登録も自動化します。フロー内の工程の文言など修正は必要ですが、割とストレートに進行管理さんの負担軽減に役立つフローです。
※『受託～納品フロー』の解説やダウンロードはこちら
Questetra BPM Suite で業務負担を軽減しよう！
上の項で紹介したワークフローだけでなく、
- 「仕事のボール」がどこにあるのか？
- 誰のところで業務が止まっているのか？
といったことをひと目で分かるように「見える化」するのは、Questetra BPM Suite の得意とするところです。
Questetra BPM Suite によって同じフローがチーム内で共有され、ペーパーレス化・自動化が進めば、進行管理さんの負担はかなり軽減されるのではないでしょうか。
いまやリモートワークが当たり前の時代。進行管理さんがオフィス以外で作業するケースも多いと思われます。 Questetra BPM Suite はクラウド型なので、インターネット環境がある場所なら、どこにいてもオフィスと同じシステムにアクセスして業務を進められます。
お申込み後、面倒な手続きなしでスグに始められるのもクラウド型の強みです。まずは無料お試しから、お気軽にどうぞ！
