日々の定型業務。資料請求に対するメール返信や資料送付、問合せに対する受付メールの送付など…日々の定型業務における単純作業には、多くの時間が費やされています。

この様な単純作業にかかる時間を削減すれば、新たに生まれた時間を他の業務に使うことができ、適切な職務分掌により人件費の削減も可能となります。

今回は、定型業務の単純作業にかかる時間を試算し、どうすればこの様な無駄な時間を削減できるかを考察したいと思います。

定型業務で消費する時間

では、以下の業務について、単純作業がどれくらいの時間を消費しているかを試算してみます。

受注対応

郵送/電話/FAX注文を除き、顧客が企業/一般消費者であっても、取扱商材が有形/無形であっても、受注後速やかにメール返信することは、顧客の安心感を得る上で重要な取組みとなります。

しかし、受注後の注文内容の確認や、受注完了の返答に時間を要するケースが多いのも事実。そのため、一旦「注文を承りました」という返答を即座に返すことで、顧客の安心感を得られます。

この様な確認メールを手動で作成/送信する場合、以下のようなフローが考えられます。

  1. 受注管理画面/受注メールを開く
  2. 注文者のメールアドレスをコピーする
  3. メーラーを開く
  4. 送信先にメールアドレスをペーストする
  5. 受注管理画面/受注メールを開く
  6. 注文者の会社名や部署、名前をコピーする
  7. メーラーを開く
  8. メール本文に宛名をコピーする
  9. メール本文の雛形を選択(コピペ)する
  10. 受注管理画面/受注メールを開く
  11. 注文内容をコピーする
  12. メーラーを開く
  13. 本文に注文内容をペーストする
  14. 送信内容(メールアドレス/宛名/本文/注文内容)を確認する
  15. メールを送信する

作業時間を約2分と考えると、30件の受注で約1時間かかることになります。

問合せ対応

問合せへの回答においても、受注対応と同様に素早いレスポンスが求められます。問合せに対する「問合せを承りました」メールを手作業で作成/送信するとどれくらいの作業時間がかかるでしょう。

作業内容は受注対応と同じようなフローとなるため、2分程度の時間がかかると考えられ、30件の問合せで約1時間の作業時間がかかることになります。

資料請求対応

資料請求への対応も、素早いレスポンスが求められます。自社の製品/サービスに興味を持ってくれる見込客に対して、求める情報を出来るだけ早く提供することは、購買意欲を低下させないためにも重要な取組みです。

作業時間は、受注確認メール送信の作業フローに、資料ファイルを探す/添付する/確認する/請求者情報をデータベースに保存する/確認するなどの作業が加わるため、約6分かかると考えると、30件の資料請求で約3時間かかることになります。

Webページのアクセス報告

自社サイトのアクセス数チェックは、コンテンツマーケティングやデジタルマーケティングのPDCAを実施する上で重要な取組みです。

作業時間は、アクセス解析ソフトやCMSなどの管理画面から、該当ページ/該当期間(前日/過去1週間)のアクセスデータを検索/取得し、グラフ化するなどまとめたものを関係者にメールで報告する作業の場合、1ページあたり約4分かかると考えると、30ページで約2時間かかることになります。

自動化の方法と削減できる時間

例えば、これまで作業時間を試算してきた4つの業務(受注確認メール送信/問合せ確認メール送信/資料請求対応/Webページのアクセス報告)を手作業で行うと約7時間かかることになります。また、これらが毎日の定型業務となると、1人の人材が必要になります。

定型業務を自動化する具体的方法

定型業務の自動化には、クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」がお勧めです。Questetra BPM Suiteはワークフロー図を作成し、タスク設定するだけでノーコードで業務システムが構築できます。(作成したワークフロー図が業務システムの設計図となり、ワークフロー図通りにシステムが動いていくイメージです)

Questetra BPM Suiteを使って、業務のワークフロー図を描き、タスク設定などを行うことで業務アプリが完成します(業務システム化されます)。タスクには人が処理するタスクと自動処理されるタスクが用意されています。この自動処理タスクを使うと、定型業務を自動化できます。

具体的にどの様に自動化されるか、業務毎にワークフロー図を見ていきます。

受注確認メール送信
<受注対応のワークフロー図>

上図は受注対応のワークフロー図です。赤線で囲まれた箇所は、確認メールが自動送信されるフローです。「受注メールを受信する」と自動的にプロセスが開始し(ワークフロー図が開始タスクから終了タスクに向かって動き始め)ます。

  1. 「受信した受注メールの内容」が自動的に取り込まれます。
  2. 予め作成した文章がメール本文にセットされます。また、1で取り込んだデータ(メールアドレスや氏名、注文内容など)が、指定した箇所(メールの宛先や本文の指定箇所など)に自動で差し込まれます。
  3. 2で自動的に作成されたメールが自動的に送信されます。
問合せ確認メール送信
<問合せ対応のワークフロー図>

上図は問合せ対応のワークフロー図です。赤線で囲まれた箇所は、確認メールが自動送信されるフローです。「問合せメールを受信する」或いは 「問合せフォームが送信される」と自動的にプロセスが開始します。

  1. 「受信した問合せメールの内容」や「問合せフォームに入力された内容」が自動的に取り込まれます。
  2. 予め作成した文章がメール本文にセットされます。また、1で取り込んだデータ(メールアドレスや会社名、部署名、氏名、問合せ内容など)が、指定した箇所(メールの宛先や本文の指定箇所など)に自動で差し込まれます。
  3. 2で自動的に作成されたメールが自動的に送信されます。
資料請求対応
<資料請求対応のワークフロー図>

上図は資料請求対応のワークフロー図です。赤線で囲まれた箇所は、資料ダウンロードURLメールが自動送信されるフローです。「資料請求フォームが送信される」と自動的にプロセスが開始します。

  1. 「資料請求フォームに入力された内容」が自動的に取り込まれます。
  2. 資料ダウンロードURLを取得します。先ず、資料請求者がアクセスできるフォルダがストレージサービス「Box」上に自動作成されます。予めBoxの別のフォルダに保存しておいた資料のマスターファイルが一時フォルダに複製/保存され、フォルダ共有リンクが作成されます。
  3. 予め作成した文章がメール本文にセットされます。また、2で作成されたフォルダのURLや、1で取り込んだデータ(メールアドレスや会社名、部署名、氏名、問合せ内容など)が、指定した箇所(メールの宛先や本文の指定箇所など)に自動で差し込まれます。
  4. 3で自動的に作成された「資料ダウンロードURLの案内」メールが自動的に送信されます。
Webページの日々のアクセス数チェック
<アクセス数自動取得のワークフロー図>

上図はアクセス数自動取得のワークフロー図です。

  1. 毎朝午前7時にタイマーが起動し、自動的にプロセスが開始します。
  2. 計測日(前日、過去7日間)を取得し、予め設定したページについて、計測日のアクセス数がWordPressから自動的に取得されます。
  3. (グラフ化しやすいよう)取得データが成形され、棒グラフ化されます。
  4. 取得データ(ページ毎の前日のアクセス数/過去7日間のアクセス数推移グラフ)がメールに自動的に差し込まれます。
  5. 4で生成されたメールが予め設定した関係者に自動送信されます。

これらの定型業務を全て自動化することで、毎日7時間の業務時間が削減され、1人の人件費を削減できることになります。アルバイト1人の1ヶ月の給与を約15万円(東京都最低賃金、月140時間労働で換算)とすると、Questetra BPM Suiteのプロフェッショナルエディションを利用した場合、約145,000円が削減できることになります。

また、複数人で業務を分担している場合は、各担当者において別の業務に充てる新たな時間が創出されます。

自動化のメリットは時間削減だけじゃない

手動でメールを送る場合は、オペレーションミスが発生する可能性があります。例えば、受注対応の注文確認メール送信において、誤って別の注文者に確認メールを送ってしまうケースです。

この場合、謝罪メールの検討/作成/内容確認/メール送信には、通常より多くの時間を費やす必要があり、余分な作業時間がかかってしまいます。また、顧客に不安を抱かせてしまいます。本来、顧客の安心感向上のためにするこの取組みが、逆効果になってしまいます。これはメール送信に限らず、他の業務でもいえることです。

自動化は、この様なリスクを軽減する方法の一つであり、自動化を上手く活用すれば、オペレーションミスを起こす心配がなくなります。

人件費を含めた業務工数の削減や、業務品質の向上実現には、Questetra BPM Suiteをお勧めします。

※実際にどのように動くかは、無料トライアルでお試しいただけます。(テンプレートも豊富にご用意しております。テンプレートを使えばすぐに挙動もご確認していただけます)

コメントを残す

このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください

Scroll to Top
%d人のブロガーが「いいね」をつけました。