本記事では、申請/承認業務をデジタル化する方法をご紹介します。

ワークフロー図を描く

まずは、申請/承認業務のワークフロー図(業務プロセス図)を描き、業務の流れを整理します。今回は分かりやすいように、シンプルなワークフロー図から、ある程度汎用的なワークフロー図までを順にご紹介します。

最もシンプルな申請/承認ワークフロー

先ずは、「最もシンプルな申請/承認ワークフロー図」描いてみます。ここでは、申請者が申請した後、承認者が内容を確認し承認することで、プロセスが終了(ひとつの業務が完了)します。

<最もシンプルな申請/承認ワークフロー図>

差し戻しができる申請/承認ワークフロー

先ほどの「最もシンプルな申請/承認ワークフロー図」では、申請内容が適切でない場合、上司は申請者に修正してもらえません。そこで、今度は申請者への修正を依頼できる「差し戻しができるワークフロー図」を描いてみます。これで、申請内容を確認後、修正が必要な場合は、申請者に差し戻しできます。

<差し戻しができるワークフロー図>

上司もプロセス開始できる申請/承認ワークフロー

これまで描いたワークフロー図は、申請者からしかプロセスが開始できませんでした。そこで「上司からもプロセスが開始できるワークフロー図」を描いてみます。これで、上司が部下に申請書を提出して欲しい時には、上司がプロセスを開始できるようになります。

<上司からもプロセスが開始できるワークフロー図>

複数の承認者がいるワークフロー

また、上司が複数いるケースも存在します。承認者数を増やした「複数の承認者がいるワークフロー図」を描いてみます。これで、課長だけでなく、部長も申請内容を確認し、承認できるようになります。

<複数の承認者がいるワークフロー図>

他部署へも回覧できるワークフロー

申請の種類によっては、部内に留まらず、総務部など他部署も関わるケースがあります。これに対応するため、今度は「他部署へも回覧できるワークフロー図」を描いてみます。これで、例えば経費精算処理などに対応できるようになります。

<他部署へも回覧できるワークフロー図>

ワークフロー図をデジタル化する

先ほど描いたワークフロー図を実際にデジタル化し、システムとして運用したい。そんな時は、「Questetra BPM Suite」がおすすめです。

「Questetra BPM Suite」は、今まで描いたようなワークフロー図の作成は勿論、作成したワークフロー図をそのまま業務システムとして運用することが可能です。

例えば、先ほどの「最もシンプルな申請/承認ワークフロー図」を「Questetra BPM Suite」で運用した場合、以下のようになります。

  1. 申請者が管理画面から該当ワークフローアプリ(作成したワークフロー図が業務システムになったもの)のプロセスを開始します。
    • ワークフロー図中のタスク:開始
  2. 申請者は、処理すべきタスク一覧「マイタスク」に入ったタスク「申請」タスク画面を開き、必要項目を入力/選択するなどの処理を完了します。
    • ワークフロー図中のタスク:申請
  3. 承認者は、マイタスクに入った「承認」タスク画面を開き、申請者が申請した内容を確認し、承認ボタンを押し、しょりを完了します。
    • ワークフロー図中のタスク:承認 → 終了
<最もシンプルな申請/承認ワークフロー図>
<1. 管理画面からワークフローアプリのプロセスを開始する>
<2-1. 申請画面(=「申請」タスクの処理画面)>
<2-2. 申請処理後の保存データとタスクの進捗状況(ワークフロー図)の様子>
<3-1. マイタスクに入った「承認」タスクを選択>
<3-2. 承認画面(=「承認」タスクの処理画面)>

ワークフロー図の作成においては、ゼロから自分で作成することも、既存のテンプレートをインポートしてすぐに使用することも可能です。(テンプレートをカスタマイズすることも可能)

ご参考)申請/承認業務のテンプレート(一部)は、以下からご覧ください。

ご参考)その他のテンプレートは、以下をご覧ください。

ワークフローを利用するメリット

「Questetra BPM Suite」でデジタル化できる業務は、申請/承認業務に留まりません。あらゆる業務をデジタル化することが可能です。また、デジタル化するだけでなく、タスク処理を自動化する(システムに処理させる)ことも可能です。

具体的には、以下のような業務のデジタル化や自動化可能です。

この様に「Questetra BPM Suite」では、デジタル化や自動化による業務改善が可能です。

– 「Questetra BPM Suite」で実現できること

  • デジタル化/ペーパーレス化
  • 業務改善
    • 業務ミスの軽減
    • 業務時間の短縮
    • 業務品質の向上
    • 業務コストの削減
  • 業務の進捗/実績の可視化や管理

ご興味がおありの方は、誰でも60日間無料でお試しいただけます。お気軽にお試しください。

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