本記事では、申請／承認業務をデジタル化する方法をご紹介します。
ワークフロー図を描く
まずは、申請／承認業務のワークフロー図（業務プロセス図）を描き、業務の流れを整理します。今回は分かりやすいように、シンプルなワークフロー図から、ある程度汎用的なワークフロー図までを順にご紹介します。
最もシンプルな申請／承認ワークフロー
先ずは、「最もシンプルな申請／承認ワークフロー図」描いてみます。ここでは、申請者が申請した後、承認者が内容を確認し承認することで、プロセスが終了（ひとつの業務が完了）します。
差し戻しができる申請／承認ワークフロー
先ほどの「最もシンプルな申請／承認ワークフロー図」では、申請内容が適切でない場合、上司は申請者に修正してもらえません。そこで、今度は申請者への修正を依頼できる「差し戻しができるワークフロー図」を描いてみます。これで、申請内容を確認後、修正が必要な場合は、申請者に差し戻しできます。
上司もプロセス開始できる申請／承認ワークフロー
これまで描いたワークフロー図は、申請者からしかプロセスが開始できませんでした。そこで「上司からもプロセスが開始できるワークフロー図」を描いてみます。これで、上司が部下に申請書を提出して欲しい時には、上司がプロセスを開始できるようになります。
複数の承認者がいるワークフロー
また、上司が複数いるケースも存在します。承認者数を増やした「複数の承認者がいるワークフロー図」を描いてみます。これで、課長だけでなく、部長も申請内容を確認し、承認できるようになります。
他部署へも回覧できるワークフロー
申請の種類によっては、部内に留まらず、総務部など他部署も関わるケースがあります。これに対応するため、今度は「他部署へも回覧できるワークフロー図」を描いてみます。これで、例えば経費精算処理などに対応できるようになります。
ワークフロー図をデジタル化する
先ほど描いたワークフロー図を実際にデジタル化し、システムとして運用したい。そんな時は、「Questetra BPM Suite」がおすすめです。
「Questetra BPM Suite」は、今まで描いたようなワークフロー図の作成は勿論、作成したワークフロー図をそのまま業務システムとして運用することが可能です。
例えば、先ほどの「最もシンプルな申請／承認ワークフロー図」を「Questetra BPM Suite」で運用した場合、以下のようになります。
- 申請者が一覧画面から該当ワークフローアプリ（作成したワークフロー図が業務システムになったもの）のプロセスを開始します。
- ワークフロー図中のアイコン：開始
- 申請者は、処理すべきタスク一覧「マイタスク」に入ったタスク「申請」タスク画面を開き、必要項目を入力／選択するなどの処理を完了します。
- ワークフロー図中のアイコン：申請
- 承認者は、マイタスクに入った「承認」タスク画面を開き、申請者が申請した内容を確認し、承認ボタンを押し、しょりを完了します。
- ワークフロー図中のアイコン：承認 → 終了
ワークフロー図の作成においては、ゼロから自分で作成することも、既存のテンプレートをインポートしてすぐに使用することも可能です。（テンプレートをカスタマイズすることも可能）
ご参考）申請／承認業務のテンプレート（一部）は、以下からご覧ください。
ご参考）その他のテンプレートは、以下をご覧ください。
ワークフローを利用するメリット
「Questetra BPM Suite」でデジタル化できる業務は、申請／承認業務に留まりません。あらゆる業務をデジタル化することが可能です。また、デジタル化するだけでなく、タスク処理を自動化する（システムに処理させる）ことも可能です。
具体的には、以下のような業務のデジタル化や自動化可能です。
- 出退勤管理
- 問合せ対応
- 請求決済
- 資料請求対応
- 経費精算
- 作業依頼
- 業務報告
- 定型業務
- 見積自動集計
- ステップメールの自動送信
- アクセス数自動解析、サポート案内自動送信
- サイトアクセス自動報告
- 外部クラウドサービスの自動処理
この様に「Questetra BPM Suite」では、デジタル化や自動化による業務改善が可能です。
– 「Questetra BPM Suite」で実現できること
- デジタル化／ペーパーレス化
- 業務改善
- 業務ミスの軽減
- 業務時間の短縮
- 業務品質の向上
- 業務コストの削減
- 業務の進捗／実績の可視化や管理
ご興味がおありの方は、誰でも60日間無料でお試しいただけます。お気軽にお試しください。
