自動化したカレンダー共有で担当者間の連携を強化
1．課題：来訪スケジュール共有で停滞が増加
GG電機機器株式会社は創業40年、120人の社員を抱える工作機器メーカーです。昨年、自社製品に直接触れてもらうため、以前から要望の多かった法人向けショールームを本社内に開設しました。
顧客に合わせた展示デモは好評で、来訪者が増加し、非常に喜ばしい状況です。しかし、来客人数の増加に伴い、案内スケジュール共有のために業務の停滞が起こりはじめており、連携の強化が急務となっています。
2．解決策：自動化したカレンダー共有で連携力を高めて効率化
プロセス管理者は、ショールームの来訪予定専用カレンダー（Googleカレンダー）にスケジュールが自動的に反映されるように自動処理工程を追加します。
この工程により、スケジュールの変更や追加情報がカレンダーを通じてリアルタイムに共有されます。これにより、マネージャーとショールーム担当者が常に最新のスケジュール情報を把握でき、誤解やミスコミュニケーションのリスクが低減されます。
Before :
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Web フォームでの申し込みによって開始されます
- 〔0.担当割当〕マネージャーが確認し、担当を割り当てます。（対応不要な申込みの場合はノイズとして処理）
- 〔1.日程・担当の確定〕で担当者によって日程等を確認し、訪問対応を行います。
- 案内実施の完了後、担当者は〔2.実施報告〕の工程で報告
- 〔3.状況確認〕マネージャーが内容を確認します。
- マネージャーによってフォローアップの有無を決定。必要な場合、〔4.顧客へのフォローアップ〕で担当営業へ案内実施報告を共有します。
After :
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- 申請者が来訪予約フォームから申し込み
- マネージャーが担当者と日程を確定。
- 予定がGoogleカレンダーに自動記載（※）。
- 担当者が案内を実施し、報告。
- マネージャーが状況を確認し、必要に応じてフォローアップや差し戻し対応を実施。
- 必要な場合〔4.顧客へのフォローアップ〕で担当営業へ案内実施報告を共有します。
※追加された〔x1.予定記載〕の工程で、ショールームのgoogleカレンダーに自動処理で予定が記載されます。
3．効果
業務効率の向上
- 自動化されたスケジュール共有により、担当者とマネージャーの間で発生していた手間が大幅に削減され、業務の効率化が期待されます。
コミュニケーションの透明性と正確性の向上
- リアルタイムでスケジュールが更新されることで、情報の齟齬が減少し、円滑なコミュニケーションが実現します。
リソースの最適配分
- スケジュール調整にかかる時間を他の業務に充てることで、リソースの最適配分が可能となり、企業全体の生産性が向上します。
4．その他の業務への応用
プロジェクト管理
- 各タスクの進行状況やデッドラインをカレンダーで共有し、チーム全体の進捗をリアルタイムで把握します。
人事管理
- 採用活動における面接スケジュールをカレンダーで共有し、候補者と面接官のスケジュール調整を効率的に行います。
イベント管理
- 企業内外のイベントのスケジュールをカレンダーで共有し、全員がイベントの詳細や変更をリアルタイムで確認できます。
設備管理
- 会議室の予約状況をカレンダーで共有し、利用状況を効率的に管理します。
