手入力なしで、メールアドレスが入力される仕組みを活用。
1.課題: メールアドレスの入力ミス
物流会社◯◯ロジスティクスでは、繁忙期や欠員が発生した際に、短期間契約のパートタイム労働者（以下、『単発バイト労働者』）を雇用しています。同社は、ワークフローシステムの「公開フォーム機能」を活用し、アカウント登録がない『単発バイト労働者』でも他の従業員と同じワークフローで勤怠報告ができるようにしています。
『単発バイト労働者』が勤怠を報告する際、自分のメールアドレスを入力することで、報告結果（承認・差し戻し）の通知メールを受け取れます。しかし、メールアドレスの入力ミスが一定の頻度で発生しており、報告者宛の通知メールが届かない問題が生じています。
特に「差し戻し通知メール」が届かない場合、管理者は電話をかける・直接話すなどして再報告を指示する必要があります。このことが、勤怠報告データ収集の遅れに繋がります。
最悪の場合、「給与計算業務」が遅れる可能性があるため、早急な改善が求められています。
2.解決策: メール受信トリガーを追加
プロセスオーナーは、「空メール（件名、本文が空）」の仕組みを勤怠報告ワークフローに組み込みました。この仕組みを組み込むことで次のことが実現されます。
- 『単発バイト労働者』は、指定されたメールアドレスの “件名” “本文” に何も入力せずメール（空メール）を送信します。
- ワークフローシステムは
- メール受信を確認すると勤怠報告フローをスタートします。
- メールの送信者アドレスを取得し、データ項目「メールアドレス」にセットします。
- 「勤怠報告フォームURL」が記載されたメールの宛先を、データ項目「メールアドレス」の値にセットして送信します。
- 『単発バイト労働者』は受け取ったメールに記載された「勤怠報告フォームURL」にアクセスします。この時、データ項目「メールアドレス」には『単発バイト労働者』のメールアドレスが入力されています。
Before:
『単発バイト労働者』以外の労働者
全員、ワークフローシステムにアカウント登録されています。
1.出退勤時刻を報告する
- 平日 AM 07:00 に全員に本工程が割り当てられます。
- 報告者は出退勤時刻、休憩時間を入力します。
2.勤怠を確認する
- 上司は報告内容を確認し、問題がなければ「OK」ボタンを押下します。プロセスは終了します。
- 不備があれば「差し戻し」ボタンを押下します。
1x.差戻に対応する
- 報告者は報告内容を修正します。
『単発バイト労働者』
事前に通知された「勤怠報告フォームURL」にアクセスし、「1a.出退勤時刻を報告する」フォームを表示します。
1a.出退勤時刻を報告する
- 自分のメールアドレス、出退勤時刻、休憩時間を入力します。
2.勤怠を確認する
- 上司は報告内容を確認し、問題がなければ「OK」ボタンを押下します。プロセスは終了します。報告者に「OK通知」メールが送信され、プロセスは終了します。
- 不備があればメッセージ欄に不備内容を入力し「差し戻し」ボタンを押下します。報告者に「差戻通知」メールが送信されます。
1a.出退勤時刻を報告する
- 報告者は「差戻通知」メールに記載された不備内容を確認後、再度「勤怠報告URL」にアクセスし、修正された出退勤時刻、休憩時間を入力します。
After:
『単発バイト労働者』以外の労働者（Before:と同じ）
全員、ワークフローシステムにアカウント登録されています。
1.出退勤時刻を報告する
- 平日 AM 07:00 に全員に本工程が割り当てられます。
- 報告者は出退勤時刻、休憩時間を入力します。
2.勤怠を確認する
- 上司は報告内容を確認し、問題がなければ「OK」ボタンを押下します。プロセスは終了します。
- 不備があれば「差し戻し」ボタンを押下します。
1x.差戻に対応する
- 報告者は報告内容を修正します。
『単発バイト労働者』
- 事前に通知されたメールアドレスに自分のスマホなどからメールを送信します。
- しばらくしたら、「勤怠報告フォームURL」が記載されたメールが届くので、そのURLにアクセスします。
1a.出退勤時刻を報告する
- 表示された画面で出退勤時刻、休憩時間を入力します。この画面では、既に自分のメールアドレスは入力されています。
2.勤怠を確認する
- 上司は報告内容を確認し、問題がなければ「OK」ボタンを押下します。報告者に「OK通知」メールが送信され、プロセスは終了します。
- 不備があればメッセージ欄に不備内容を入力し「差し戻し」ボタンを押下します。報告者に「差戻通知」メールが送信されます。
1a.出退勤時刻を報告する
- 報告者は「差戻通知」メールに記載された不備内容を確認し、再度「勤怠報告URL」にアクセスし、修正された出退勤時刻、休憩時間を入力します。
3. 効果
通知メール不達の解消
手入力によるメールアドレスの入力ミスが解消し、報告に対する「OK」「差し戻し」判断を通知するメールが確実に報告者に届くようになります。
迅速な対応
差し戻し通知メールが確実に届くことで、遅滞なく勤怠報告が修正されるようになります。勤怠報告全体の処理時間が短縮されます。
労働者満足度の向上
簡便でエラーの少ない勤怠報告システムにより、『単発バイト労働者』もストレスなく報告でき、全労働者の満足度が向上します。
コスト削減
労働者の手間削減やエラー対応の削減による人件費の節約、システムの効率化による管理コストの削減が期待できます。
4. 他業務での応用
利用者が空メールを送信すると、何らかの手続を行うための Web フォームの URL が記載されたメールが届く、という仕組みは、以下のように正確なメールアドレスが必要になる業務で利用可能です。
- 会員登録、サービス利用申し込み
- ログイン ID にメールアドレスを利用。
- セミナー・イベント参加申し込み
- 開催に関する詳細情報をメールアドレス宛に送信。
- キャンペーン申し込み
- 抽選結果等をメールアドレス宛に送信。
