ノイズ通知があってもいい。即時に共有してほしい。
UuuKanKanクラウド社では、システムアラートやレポートが社内チャットに連携される際、人による確認工程がありタイムラグが発生していた。この問題を解決するため、人による確認工程を廃止し、全ての受信メールを自動的に社内チャットに投稿するプロセスに変更した。このプロセス改善により、情報伝達の高速化、業務負荷の軽減、コミュニケーションの活性化といった効果が得られた。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題: アラート通知のタイムラグ
UuuKanKan クラウド社では、システムアラートやシステム集計レポートをメーリングリスト（Google Group）で受信しています。
このメーリングリストには、”システム管理者達” だけでなく、”『社内チャットツール投稿プロセス』への起動アドレス” も含まれています。すなわち、全ての社員は、社内チャットツール［OpenChat］のタイムラインを通じて、システムアラートやシステム集計レポートを確認できます。
しかし現状、社内チャットツール［OpenChat］に投稿されるまでにタイムラグがあります。つまり各通知は、”システム管理者の誰か” によって「この通知はノイズ通知ではない」と判断されるまで、ヒューマン工程【Edit＆Share】にて滞留します。全社員がタイムラインで確認するころには、すでに “古い情報” となってしまっているケースも珍しくありません。
2. 解決策: ヒトによるノイズ判定を廃止
プロセスオーナーは、情報は即時に共有される方が望ましいと判断しました。つまり、ノイズ情報（重要でない情報）が共有されてしまうリスクを受容することとしました。
そこでプロセスオーナーは、［ワークフローアプリ］のプロセス図からヒューマン工程【Edit＆Share】を削除しました。
なお、プロセス改修に当たり、一部のシステム管理者が “メーリングリストによるノイズ文” を気を利かせて削除してくれていたことが判明したため、その削除オペレーションを維持すべく［スクリプト工程］を配置しました。具体的には、”投稿文データの「このグループから退会し…」で始まる行（メーリングリスト購読解除方法が明記された部分）が自動削除される JavaScript 処理” を設定しました。
このプロセス改善により、全ての社員は、即時かつ自動的にシステムアラートやシステム集計レポートを確認できるようになりました。
ワークフロー図 （BEFORE AFTER）
BEFORE (Professional edition):
AFTER (Professional edition):
Before After をスライダーで比較 (click to open)
自動工程の設定 （”Delete ML_Footer” と “Post to OpenChat”）
// GraalJS Script (engine type: 3) -- Copyright 2024, Questetra, Inc. (the MIT License)
main();
function main(){
////// == Data Retrieving / ワークフローデータの参照 ==
const strInput = engine.findDataByVarName( "q_Body" );
// https://questetra.zendesk.com/hc/ja/articles/360024574771-R2301
////// == Calculating / 演算 ==
let arrInput = strInput.split ( "\n" );
// https://developer.mozilla.org/docs/Web/JavaScript/Reference/Global_Objects/Array/slice
let arrOutput = [];
for ( let i = 0; i < arrInput.length; i++ ) {
if ( arrInput[i].startsWith ( "To unsubscribe from this group and stop receiving emails" ) ){
engine.log( " AutomatedTask DeleteLine (en): #" + i );
} else if ( arrInput[i].startsWith ( "このグループから退会し、グループからのメールの配信を停止するには" ) ){
engine.log( " AutomatedTask DeleteLine (ja): #" + i );
} else {
arrOutput.push ( arrInput[i] );
}
}
////// == Data Updating / ワークフローデータへの代入 ==
engine.setDataByVarName( "q_Body2", arrOutput.join ( "\n" ) );
}3. 改善効果
ヒト検閲の工程を廃止したことで、UuuKanKan クラウド社には以下のような改善が見られました。
- 情報伝達の高速化
- システムアラートや集計レポートが、発生直後に全社員に共有されるようになりました。
- 問題発生時の早期発見や、迅速な対応が可能になりました。
- 最新情報に基づいた迅速な意思決定が可能となり、業務効率の向上に繋がりました。
- 業務負荷の軽減
- システム管理者は、アラートの確認から解放され、より付加価値の高い業務に集中できるようになりました。
- 全社員がタイムリーな情報を得られるようになったことで、情報を探し回る時間が削減されました。
- コミュニケーション活性化
- 全社員が同じ情報にアクセスできる環境が整い、情報共有が活発化しました。
- リアルタイムな情報共有により、チーム間の連携が強化され、コラボレーションが促進されました。
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