1.同窓会の年次イベント

「超交流会201xを終えて」というタイトルの “終了報告ブログ” を書くのが、ここ数年のルーティーン。

が、しかし・・・「むしろ事前の “予告ブログ” の方が良いなぁ」という “天の声”(苦言?)が聞こえてきた。。。

「おすすめポイントを書け」とか、
「仕様の変更点を書け」とか、
「意気込みを書け」とか。。。

あるいは、

「集客しろ」とか、
「集客しろ」とか、
「集客しろ」とか。。。

2. 超交流会とは?

この『超交流会』というイベントを始めたのは、ちょうど10年前。(2009年)

その前年までは『京都大学大学院 情報学研究科同窓会 総会』という “閑古鳥イベント” だった。だから「全て」が変わる感じだった。。。だから、いろんな企画がアレコレでてきて、、、同窓会幹事たちは「毎月1回の定例幹事会」だけでは足りず、、、他の休日にも集まるようになった。

改めて2009年当時のメールを掘り出してみたが、こんな感じ。。。(我ながらスゴイ)

・5/11   「企画書(案)」完成
・5/12   「企画書」完成
・5/13~16 「企画書」にて登壇者への依頼活動実施(適宜報告)
・5/18   「企画書」に登壇者名を明記した「配布チラシ」の完成
・5/19   「配布チラシ」と同内容の「ホームページ」公開&プレスリリース
・5/19~  (参加者受付期間)
・5/24~  同窓会幹事会にてプロジェクト進捗報告

そして第一回に当たる『超交流会2009』は2009年7月19日に開催される。参加者は200人ほど。

(喫茶店に集まって、Google 検索しまくって、イベント名を『超交流会』に決めたときのことは良く覚えている)

※イベントの様子についてはホームページへ
http://www.johogaku.net/

3. 合言葉は「ムリしない」

たしかに『超交流会』(参加者200人)の方が楽しい。『同窓会総会』(参加者数2・3人)なんかより、ダンゼン楽しい。Twitter とか Ustream とか、流行最先端な感じ(?)も、ある(!)

しかし次の年の『超交流会2010』は600人近い規模に。。。

こりゃタイヘンだ。。。超タイヘンだ。。。つまり、「登壇者への趣旨説明」や「受付の事務」だけではない。「昼食の準備」、「登壇者の誘導」、「動画でのネット中継」。。。ついつい「2・3人の方がラクだったね」なんてセリフが出てしまったくらい。。。

だから、3年目の「超交流会2011」からは、”ムリしない” を認識しはじめた。事実、同窓会としての「会報発行」もやめたし、「定例幹事会」も廃止したし、イベントの「事前ミーティング」も2・3回くらいまでに減った。(それでも、会場レイアウトを途中変更したり、「和太鼓ライブ」といった企画をしたり。。。モリダクサンだった。)

※イベントだって、結婚生活だって、最初の数年は楽しいし盛り上がる。。。

4. モットーは「ユルユル」で

「少しでも長く続けてください」

これまでに何度となく頂いたコメント。。。何気ないコメント。。。でも、実は、一番うれしいコメント。。。(←コレを聞くたびに「あと何年かは続けよう」と思ってしまう)

所詮は「少し大きめの飲み会」だと思う。だから、飲み会の幹事だって、飲み会を楽しみたい。実行委員長としては「スタッフの誰かに負荷が集中することがないように」と願ってやまない。そして、スタッフはみんな「自分のデキルコトだけを提供」すればイイと思っている(セッション企画担当・ブース担当・うちわ担当・軽食担当・受付担当・会計担当)。ここ数年は「事前ミーティング」すら無くなった。(←結構ビックリされる) だからイベントスタッフは、当日まで会わない。でも、それでイイと思っている。

「今年は何人くらい来そうですか?」

というのは典型的な “よくある質問”。ただ、正直なところ「参加者数」は、どうでも良くなっている。

#だって、、、集客、、、メンドクサイ。。。(爆) ※スポンサー企業の皆さま、モウシワケアリマセン。。。

「就職・転職相談所?」

確かに、そんな雰囲気も、ある。。。ギラギラしているヒトも、いる。。。

#学生は、、、無料ビール(タダザケ)飲みながら就職活動、とか、天国?

「永遠のオーガナイザー?」

46歳。さすがに、そろそろ、後進に道を譲らねば、と。。。

#真面目な話、イベントとしての「終活」は考えておかないとダメな時期。

5. 先に謝ってオキマス!!

ということで、11回目の『超交流会2019』もイロイロあると思います。ご迷惑をおかけすることもアリマス。でも、大目に見て頂ければ幸いです。2019年5月25日(土曜日)開催です。

※飲食の準備があるので、是非『事前エントリ』をお願いします! ⇒ http://www.johogaku.net/sn2019

※ちなみに『超交流会2020~みんなのオリンピック(仮)~』(←当たってそうでコワイ)は、2020年6月6日satのウワサがありつつも、ホントは2020年6月13日satで調整されているようです。

  • 「ビールが無くなってます!!」
  • 「事務局に問い合わせても回答がない!(怒)」
  • 「金を取っている以上、最低限のことはやっていただきたい!(怒)」

そうですね。すみません。こんなクレーム事案は毎年のように発生してます。はい、少しずつ改善しようと思います。。。(でも「事務局」とかないんデスよねぇ。。。)

あ、、、でも今年から、、、、会計担当氏のガンバリ(?)で、オンラインバンクになりましたよ。(みずほ銀行→ジャパンネット銀行)。マネーフォワードのクラウド会計も導入してくれたので、銀行送金チェックが日次になっています。なので、、(そもそも PayPal Invoice の送金チェックは無人化されているので)、、今後は、PayPal 送金でも、銀行送金でも、領収書は24時間以内に自動的に発行されていると思います。(←無人な感じは相変わらずです)

PS. 応援ありがとうございます!

(この原稿執筆時点で、事前申込 176人 でした)

昨年度も楽しかったです!今年も期待してます!
毎年あのゆるい感じのノリが好きです!楽しみにしてますー。
まだ大学入りたての一回生ですが、なんか面白そうだから参加します!
インターン募集の宣伝しに行きます!
2度目の参加です!!楽しみです!!Geekな方との出会いをしたいです!!
京都大学外の人間ですが、参加するたびに楽しませていただいております。今年も楽しみにしております!
去年初参加で良かったので、今年は友人と参加させて頂きます。
大学外の人も参加できる素敵な企画です!ありがとうございます!!
こういう会の継続は大変だと思います。運営のみなさまを尊敬してます!
情報学研究科を卒業後、4年経過しての初参加となります。当日は静岡から参ります。素敵な刺激をたのしみにしております。

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