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  • 不明瞭なweb更新依頼を確認せよ

    不明瞭なweb更新依頼を確認せよ

    不明確な指示をなくし、快適なコンテンツ制作だ

    ※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。

    1. 課題:指示が不明確な依頼内容に困惑

    DonDonウェブ社は50人規模のWebサイト制作会社です。そのマーケティング部では、Webページ、広告クリエイティブ、販促資料など日々Webコンテンツの更新を行っています。

    社内の依頼者からのweb更新依頼には「デザインを良くしたい」「テキストを分かりやすく」など、抽象的な指示が含まれることが多く、編集者が内容を正しく解釈できず、作業が滞るケースが頻発していました。

    現行のワークフローでは、不明瞭な依頼があっても編集者は直接修正を求める手段がなく、試行錯誤しながら対応するしかありませんでした。その結果、意図と異なる修正が発生し、生産性の低下を招いていました。

    2. 解決策:依頼の差し戻しで明確な指示を確保

    プロセスオーナーは、編集者が依頼を差し戻せるフローを追加しました。具体的には、依頼内容に不明瞭な点や誤解の可能性を発見した場合、依頼を差し戻して修正を求めることが可能になります。

    これにより、編集者が適切な指示を受け、作業を進められるようになります。

    ワークフロー図の詳細を見る
    0. 依頼(Request)

    依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。

    1. 編集(Edit)

    依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。

    1a. 編集(Edit, 自発的な編集)

    編集者が自発的に編集作業を開始。

    1b. 編集(Edit, 依頼による編集)

    依頼者からの編集依頼を受けて編集作業を実施。

    2. レビュ(Review)

    編集者が作成した内容を確認し、問題がないかチェックする。修正が必要な場合は、編集者に再編集を依頼する。

    1x. 再編集(Re-edit)

    レビュ担当者からのフィードバックを受け、再編集を行う。

    ワークフロー図の詳細を見る
    0. 依頼(Request)

    依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。

    0x. 再依頼(Request)

    編集者からの差し戻しについて対応する

    1. 編集(Edit)

    依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。

    1a. 編集(Edit, 自発的な編集)

    編集者が自発的に編集作業を開始。

    1b. 編集(Edit, 依頼による編集)

    依頼者からの編集依頼を受けて編集作業を実施。

    2. レビュ(Review)

    編集者が作成した内容を確認し、問題がないかチェックする。修正が必要な場合は、編集者に再編集を依頼する。

    1x. 再編集(Re-edit)

    レビュ担当者からのフィードバックを受け、再編集を行う。

    案件の破棄

    再依頼の必要がない場合に終了させ

    ます

    Before / After 比較(スライダを動かせます)

    3. 効果

    業務の円滑化

    不明瞭な依頼を事前に修正できるため、編集者の迷いや行き違いが減少。

    意図が明確になることで、作業のやり直しが減少し、効率的な更新が可能に。

    作業効率の向上

    適切な指示を受けた状態で作業を開始できるため、試行錯誤の時間を短縮できます。

    依頼の修正回数が減り、編集者が本来の業務に集中できる時間が増加します。

    チームの連携強化

    誤解の少ない指示が増えることで、より質の高いコンテンツ制作が可能になります。

    4. その他の業務への応用

    デザイン修正

    クライアントからのフィードバックが曖昧な場合、デザイナーが直接確認を求められるようになり、認識のズレを防ぎながらスムーズな修正対応が可能になります。

    システム開発

    タスクの仕様が曖昧な場合、開発者が要件を明確にするために差し戻しを活用。結果として、開発途中の手戻りを削減し、よりスムーズな進行が実現できます。

  • 追加キャンペーン告知で会員獲得!

    追加キャンペーン告知で会員獲得!

    メールアプローチを自動化して効率的なフォローを実現

    1.課題:会員候補者へのアプローチ不足

    First-Firstフィットネススタジオは、全国に30拠点を展開する会員制のフィットネスジムです。同社では、入会前にジムを体験できるプログラムを提供しており、体験終了時には入会意思を確認しています。しかし、その場ですぐに入会を決める人は少なく、入会率向上に向けた取り組みが求められていました。

    京都支店では、この課題解決のため、「入会金無料キャンペーン」を独自に実施しました。このキャンペーンは、体験日から7日間以内の入会を条件に、入会金を無料とするもので、実施前と比較して入会率が1.5倍に増加するという成果を上げました。

    しかし、このキャンペーンだけでは、体験日から7日が経過してしまった会員候補者へのアプローチが不足しているという課題も同時に浮かび上がってきました。

    2.解決策:キャンペーン期間延長メールを自動送信

    京都支店は、この「入会金無料キャンペーン」をさらに強化し、会員候補者へのアプローチを強化することにしました。具体的には、体験終了後に入会に至らなかった会員候補者に対して、特別なメールキャンペーンを実施します。このメールでは、「入会金無料」キャンペーンの期間を、さらに7日間延長することを告知し、再度入会を検討する機会を提供します。

    プロセスオーナーは、無料体験日から7日経過した場合、自動的に「キャンペーン期間延長メール」が送信されるようにワークフローシステムを改編します。

    Before :

    詳細を見る
    • 3 .入会確認
      • 当日の体験終了後に入会確認をします。
    • 4. キーワード入力(入会保留の場合)
      • 担当トレーナーは、会員候補者からヒアリングしたキーワード(3項目)を入力します。
    • AIが、お礼メッセージを生成します。
    • 5. 文章確認
      • 受付担当者は生成された文章を確認し、表現を微修正します。
    • 会員候補者向けに、担当トレーナーからのフィードバックが記載された御礼メールが送信されます。
    • 6. 後日入会
      • 後日改めて入会希望があった場合に、入会処理を実施します。
        (体験日から7日間経過した場合、自動的に終了します)
    • 7. 振り返り
      • 無料体験を提供するトレーナーは、入会有無の結果を確認し、振り返りを入力します。

    After :

    詳細を見る
    • 3 .入会確認
      • 当日の体験終了後に入会確認をします。
    • 4. キーワード入力(入会保留の場合)
      • 担当トレーナーは、会員候補者からヒアリングしたキーワード(3項目)を入力します。
    • AIが、お礼メッセージを生成します。
    • 5. 文章確認
      • 受付担当者は生成された文章を確認し、表現を微修正します。
    • 会員候補者に、担当トレーナーからのフィードバックが記載された御礼メールが送信されます。
    • 6. 後日入会
      • 後日改めて入会希望があった場合に、入会処理を実施します。
    • キャペーン期間延長メール送信
      • 体験日から7日間経過した場合、メールが送信されます。
    • 7. 最終判断
      • 期間延長メール送信後、入会希望があった場合に、入会処理を実施します。
    • 8. 振り返り
      • 無料体験を提供するトレーナーは、入会有無の結果を確認し、振り返りを入力します。

    Compare Before/After

    (スライダを使い before/after の比較が可能です)

    3.効果

    1. 入会率の向上
      • キャンペーン期間を延長することで、会員候補者が入会意思を固める機会を増やします。
      • 無料期間内に決断できなかった会員候補者が入会意思を固める機会を増やします。
    2. フォロー漏れの防止
      • メール送信を自動化することで、会員候補者に確実にフォローが行き渡ります。
    3. 顧客体験の向上
      • 延長のお知らせを自動で送ることで、会員候補者に対して細やかな配慮を感じさせることができます。
      • このような対応により、会員候補者はジムへの信頼感や満足感を高め、長期的な会員化にも繋がる可能性があります。
  • 撮影のやり直しを減らす

    撮影のやり直しを減らす

    フローに追加撮影工程を組み込み、業務効率UP

    〇〇株式会社は、自社運営のファッション系ECサイトで商品販売を行っており、商品ページに必要な画像撮影を外部カメラマンに依頼しています。

    社内の撮影アシスタントが、ディレクターやWebデザイナ(依頼者)からの撮影指示を的確にカメラマンに伝え、必要な備品調達やスケジュール調整を行うことで、社内と外部の連携を円滑にしています。

    1. 課題:再撮影依頼の負担

    ◯◯株式会社では、カメラマンが撮影した大量の写真データから、撮影アシスタントが必要なデータを選び、社内のGoogleドライブに保存しています。最終的には依頼者が写真の品質を確認しますが、「ピントが甘い」「希望する構図ではない」など、写真データに不備があれば撮影アシスタントに再選択を依頼します。

    しかし、アシスタントが再確認しても依頼内容に合ったデータが見つからないことが度々あり、その度に新規案件と同じ手順で初めから再撮影を依頼する必要がありました。一度実施された撮影にも関わらず、このプロセスが繰り返されることで、時間とリソースが浪費され、全体の業務効率が低下していました。

    2. 解決策:フロー内に追加撮影を取り入れる

    プロセスオーナーはワークフローに「追加撮影」の工程を追加します。これにより、依頼内容と合致する写真データが無い場合、撮影アシスタントは迅速にカメラマンに追加撮影を依頼できるようになります。

    追加撮影の依頼は、具体的な修正点や要望を明確に伝えることを徹底し、再撮影依頼を防止します。

    Before :

    1.作業依頼

    依頼者は、撮影アシスタントに外部カメラマンへの撮影依頼を依頼します。依頼内容には、撮影日時、場所、内容などを含めます。

    2.依頼内容確認

    撮影アシスタントは、依頼者から受け取った依頼内容を確認します。不明な点があれば、依頼者に確認します(差戻し)。

    1x.フォルダ自動作成

    撮影されたすべての写真データを格納するフォルダが、自動的に作成されます。

    3.撮影

    外部カメラマンは、依頼内容に基づいて撮影を行い、撮影アシスタントに納品します。依頼内容で不明な点があれば、撮影アシスタントに確認します(差戻し)。

    2x.フォルダ自動作成

    撮影アシスタントにより選別された写真データを格納するフォルダが、自動的に作成されます。

    4.納品データ確認

    撮影アシスタントは納品されたデータを確認し、依頼内容に沿った写真を選別してフォルダに格納します。

    5.確認

    依頼者は納品された写真データを確認し、不足や問題があれば撮影アシスタントに再度写真の選定を依頼します。

    6.再選択

    撮影アシスタントは、依頼内容に合致するデータや類似データがないか改めて写真を選定し直し、フォルダに格納します。

    After :

    1.作業依頼

    依頼者は、撮影アシスタントに外部カメラマンへの撮影依頼を依頼します。依頼内容には、撮影日時、場所、内容などを含めます。

    2.依頼内容確認

    撮影アシスタントは、依頼者から受け取った依頼内容を確認します。不明な点があれば、依頼者に確認します(差戻し)。

    1x.フォルダ自動作成

    撮影されたすべての写真データを格納するフォルダが、自動的に作成されます。

    3.撮影

    外部カメラマンは、依頼内容に基づいて撮影を行い、撮影アシスタントに納品します。依頼内容で不明な点があれば、撮影アシスタントに確認します(差戻し)。

    2x.フォルダ自動作成

    撮影アシスタントにより選別された写真データを格納するフォルダが、自動的に作成されます。

    4.納品データ確認

    撮影アシスタントは納品されたデータを確認し、依頼内容に沿った写真を選別してフォルダに格納します。

    5.確認

    依頼者は納品された写真データを確認し、不足や問題があれば撮影アシスタントに再度写真の選定を依頼します。

    6.再選択

    撮影アシスタントは、依頼内容に合致するデータや類似データがないか改めて写真を選定し直し、フォルダに格納します。

    7.追加撮影

    依頼者から写真データ不備を指摘された場合、撮影アシスタントはカメラマンに追加撮影を依頼できます。カメラマンは、依頼者に直接追加の写真データを送信します。

    Before / After 比較(スライダが動きます)

    3. 効果

    効率的な追加撮影依頼

    撮影アシスタントは、写真データの不備が見つかった場合、即座にカメラマンに追加撮影を依頼できるようになりました。これにより、最初からやり直す手間が削減されました。

    品質管理の向上

    追加撮影のプロセスを経ることで、依頼内容に完全に合致する高品質な写真を提供できるようになりました。具体的には、追加撮影の際に修正点を明確に伝えることで、期待される品質の基準がより正確に反映されるようになりました。

    コミュニケーションの改善

    追加撮影の際には、具体的な修正点や要望が明確に伝えられるため、撮影アシスタント、カメラマン、依頼者の間でのコミュニケーションがさらに円滑になりました。

    例えば、追加撮影依頼の際には、どの部分が不足しているかを明確にし、改善点を具体的に指示することで、全員の理解が統一され、作業の再現性が高まりました。

    4. 他業務での応用

    製造業での品質チェックと再加工プロセス

    製品が完成すると、品質管理部門が製品を検査します。不良品が発見された場合、その製品は再加工部門に送られ、再加工されます。その後、再度品質管理部門で検査され、合格品として認められます。

    デザインや広告制作におけるデザイン案の確認と修正依頼

    デザイナが初期デザイン案を作成し、アートディレクターやクライアントに提出します。フィードバックを受けて修正が必要な場合、再度デザインが行われ、修正後のデザインが再提出されます。

    ドキュメント管理

    重要な書類(契約書など)が作成されると、法務部門が内容をチェックします。不備があれば修正を依頼し、修正後の書類を再度確認します。

  • 写真データ管理を効率化

    写真データ管理を効率化

    フォルダ自動作成で、データ迷子を防ぐ。

    〇〇株式会社は、自社運営のファッション系ECサイトで商品販売を行っており、商品ページに必要な画像撮影を外部カメラマンに依頼しています。

    社内の撮影アシスタントが、ディレクターやWebデザイナ(依頼者)からの撮影指示を的確にカメラマンに伝え、必要な備品調達やスケジュール調整を行うことで、社内と外部の連携を円滑にしています。

    1. 課題:フォルダの探索に時間がかかる

    ◯◯株式会社では、外部カメラマンから撮影データをフォルダに納品してもらい、社内の撮影アシスタントが選別したデータを依頼者向けにさらに別フォルダに格納しています。

    しかし、カメラマンとアシスタントの間でフォルダ命名規則が統一されておらず、以下の問題が発生していました。

    • データの検索・閲覧に時間がかかる
    • 誤ったフォルダに保存されたデータを見つけるために、撮影アシスタントとカメラマンのやり取りが増加
    • データの紛失リスク

    2. 解決策:ルール通りのフォルダを自動作成

    プロセスオーナーは、ワークフローに「フォルダ自動作成」の工程を追加します。これにより、命名規則に沿ったフォルダが指定の場所に自動的に作成されます。

    Before :

    1.作業依頼

    依頼者は、撮影アシスタントに外部カメラマンへの撮影依頼を依頼します。依頼内容には、撮影日時、場所、内容などを含めます。

    2.依頼内容確認

    撮影アシスタントは、依頼者から受け取った依頼内容を確認します。不明な点があれば、依頼者に確認します(差戻し)。

    3.撮影

    外部カメラマンは、依頼内容に基づいて撮影を行い、撮影アシスタントに納品します。依頼内容で不明な点があれば、撮影アシスタントに確認します(差戻し)。

    4.納品データ確認

    撮影アシスタントは納品されたデータを確認し、依頼内容に沿った写真を選別してフォルダに格納します。

    After :

    1.作業依頼

    依頼者は、撮影アシスタントに外部カメラマンへの撮影依頼を依頼します。依頼内容には、撮影日時、場所、内容などを含めます。

    2.依頼内容確認

    撮影アシスタントは、依頼者から受け取った依頼内容を確認します。不明な点があれば、依頼者に確認します(差戻し)。

    1x.フォルダ自動作成

    カメラマンが撮影した写真データを納品するフォルダが、自動で作成されます。

    3.撮影

    外部カメラマンは、依頼内容に基づいて撮影を行い、撮影アシスタントに納品します。依頼内容で不明な点があれば、撮影アシスタントに確認します(差戻し)。

    2x.フォルダ自動作成

    撮影アシスタントが選別した写真データを格納するフォルダが、自動で作成されます。

    4.納品データ確認

    撮影アシスタントは納品されたデータを確認し、依頼内容に沿った写真を選別してフォルダに格納します。

    Before / After 比較(スライダが動きます)

    3. 効果

    データの検索・閲覧にかかる時間を削減

    撮影指示情報に基づいて自動的に作成されたフォルダに、画像が分類・整理されているため、階層構造を辿る必要がなくなり、目的の画像をすぐに探し出すことができます。

    業務効率の向上

    誤ったフォルダへの保存がなくなるため、撮影アシスタントとカメラマンのやり取りが減少し、検索にかかる時間と労力が大幅に削減されます。

    データの紛失リスクの低減

    自動的に作成されたフォルダに画像が保存されるため、誤ったフォルダへの保存がなくなり、データ紛失のリスクが低減されます。また、命名規則が徹底されているため、ファイル名が分かりやすく、誤って削除する可能性が低減されます。

    4. 他業務での応用

    建築プロジェクト管理

    建設現場の写真や設計図のデータ管理。現場ごとやプロジェクトごとのフォルダを自動作成し、写真や図面を整理。

    教育機関の課題管理

    学生の課題やプロジェクトの管理。学生ごとにフォルダを自動作成し、提出物や評価結果を整理。

    研究データ管理

    大学や研究機関での実験データや研究資料の管理。研究プロジェクトごとにフォルダを自動作成し、データの整理と管理を行う。

  • AIでセミナーのホットリードを検出

    AIでセミナーのホットリードを検出

    セミナー参加者のアンケート結果を元に、AIで温度感の高い顧客を自動検出。商談化率を高めます。

    1.課題:Webセミナー参加者の熱意が把握できていない

    A社は、自社製品の商談発掘を目的に、セミナーを頻繁に開催しています。

    対面での開催時には、セミナー後の名刺交換・挨拶を通じて見込み顧客の「温度感」を把握し、高い温度感を持つ顧客(ホットリード)に対しては、その場で商談のアポイントを取得していました。

    しかし近年、オンライン開催が主流となり、顧客との直接会話が困難になりました。 そのため、代替手段としてアンケート結果に基づいてホットリードを抽出していますが、参加者数の増加もあり、集計・判断に時間がかかり、迅速なホットリードへのアプローチが課題 となっています。

    その結果、セミナーからの商談化率が低下しています。

    2.解決策:アンケート内容からAIがホットリードを特定

    プロセスオーナーは、AIによるアンケート解析でホットリードが自動判定される工程を追加します。

    Before :

    1. 申込内容確認
      • Webフォームから参加申し込みがあると、セミナー担当者は企業名などの情報をもとに、参加の可否を判断します。
      • 許可された申込者に対して、受付完了メールや開催3日前のリマインドメールが送信されます。
    2. 出席確認
      • セミナー終了後、セミナー担当者は参加者の出席有無を更新します。
      • 出席者には自動的にアンケートメールが送信されます。
    3. ホットリード判断
      • アンケート回答内容(選択肢項目やフリーテキスト)をセミナー担当者が都度確認し、ホットリードと判断した場合に営業部に流します。

    After :

    (2.出席確認 まではbeforeと同じ)

    セミナーへの出席者がアンケートに回答すると、回答内容(選択肢項目やフリーテキスト)を元にAIが優先度(ホット/非ホット)を自動判定します。

    ホット判定された場合、すぐに「4.リードにコンタクト」工程に遷移し、営業部メンバがアプローチ可能になります。

    3.効果

    3.1 商談化率向上

    • AIによる迅速なホットリード判定により、営業担当者が早期にアプローチを開始できるため、商談化率の大幅な向上が期待できます。

    3.2 営業メンバのリソース最適化

    • ホットリードへの優先的なアプローチが可能になるため、営業担当者は非効率な顧客へのコンタクト作業から解放されます。

    3.3 部門間の業務棲み分け最適化

    • セミナー担当者がアンケート回答内容の即時確認をする必要がないため、アンケート結果の分析等、セミナー運営に専念することができます。
  • 生成AIの待ち時間を無くす

    生成AIの待ち時間を無くす

    自動処理ループで試作スピードを劇的に改善! より多くの作品候補をクリエーターに!

    1. 課題: 試作に手間がかかる

    AIアートの制作には「試行錯誤」が不可欠です。

    • キャラクターの描写
    • 背景の場所 (街並み、自然、異世界…)
    • 背景の時間帯 (昼、夜、夕暮…)
    • 特殊効果 (光、影、魔法…)
    • 画風 (リアル、油絵、水彩画…)
    • 構図 (正面、横顔、俯瞰…)

    とくに画像生成AIの使い始めた頃は、「プロンプトを書く」と「画像を生成させる」をひたすら繰り返すしかありません。

    しかし、Web-UI 経由でも API 経由でも、一度のリクエストで生成できる画像枚数は限られています。例えば20枚の画像を生成させるには、多くの手間と時間がかかっています。

    ※AIアート制作プロセスは、汎用的な業務プロセスです。親プロセスの例: 広告クリエイティブ制作業務、Webサイト制作業務、コンサルティング報告書制作業務、システム提案業務、UI/UXデザイン業務など。

    2. 解決策: 自動処理ループ

    プロセスオーナーは、「画像生成AIに対する API リクエスト」が繰り返し呼び出しされるよう、ワークフローアプリを改編します。

    Before:

    「Dalle3 API へのリクエスト」(自動工程『image++ Dalle3』)に到達した際に、1枚の画像が生成されます。一回のプロンプト調整(ヒューマン工程『1.プロンプト設定/2.プロンプト調整』)につき、1枚の画像が自動生成されます。

    After:

    「Dalle3 API へのリクエスト」(自動工程『image++ Dalle3』)が、”自動工程だけで構成されるループ構造” の中に配置にされています。例えば「20枚の画像生成」(20回のリクエスト)であっても、人間の関与なく、連続して実行されます。

    3. 効果

    • 試作時間の短縮
      • 20枚の画像でも1回のリクエストで生成できるようになり、試作スピードが大幅に向上します。
      • クリエイターは、より多くの時間を構図やプロンプトの検討に費やすことができます。
    • バッチ処理による効率化
      • タイマー制御(タイマー開始イベント等)を組み合わせることで、夜間の量産も可能となります。
      • 業務時間外に起動させることで、業務のさらなる効率化を図ることができます。
    • 成果物の可能性拡大
      • 膨大な数の画像生成を通じて、より多くのバリエーションを検討できるようになります。
      • 膨大な数の画像生成によって、思いもよらない革新的なAIアートが生成される可能性があります。
    • ナレッジの共有
      • 生成された画像データを一括で管理することができ、データ分析や共有が容易になります。
      • プロンプトと生成画像の組み合わせを、すべてチーム内で共有することができます。

    4. 他業務での応用

    • 広告コピーの量産
      • 広告クリエイティブ(画像)に対する広告コピーを、ループ処理を使って試作できます。
      • より多くの候補から最適なコピーを選べます。
    • スローガンの制作
      • 様々なキーワードやフレーズを組み合わせたスローガンを自動生成できます。
      • 数多くの候補から最適なスローガンを選ぶことができます。
    • 製品のデザイン
      • 色、形、素材、機能などを変えたデザインを、短時間で大量に試作できます。
      • ターゲット層や顧客ニーズに合わせた商品デザイン議論が加速されます。